人事檔案編碼怎么編

時(shí)間：2023-10-26 11:14:00 藹媚檔案我要投稿

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人事檔案編碼怎么編

　　隨著人才的合理流動(dòng)，企業(yè)人單位人員的優(yōu)化組合，需要查檔、提檔、轉(zhuǎn)檔的人次越來(lái)越多，那么，如何對(duì)員工人事檔案進(jìn)行編號(hào)比較省事，對(duì)于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下小編為大家整理了人事檔案編號(hào)的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)大家有所幫助！

人事檔案編碼怎么編

　　人事檔案編碼怎么編

　　一、干部人事檔案編號(hào)方法

　　1、筆形編號(hào)法。筆形編號(hào)法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號(hào)的方法（如四角號(hào)碼和類(lèi)似四角號(hào)碼法），這種編號(hào)具有簡(jiǎn)便、易學(xué)、編號(hào)效率高、誤差少，檔案存放集中、穩(wěn)定等優(yōu)點(diǎn)。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號(hào)的基本規(guī)則，就能運(yùn)用自如。

　　2、姓氏筆劃編號(hào)法。姓氏筆劃編號(hào)法，首先按照姓氏分類(lèi)，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號(hào)的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是：簡(jiǎn)單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯(cuò)號(hào)。但是由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號(hào)過(guò)多，有的號(hào)過(guò)少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號(hào)、檢索慢等問(wèn)題。

　　3、漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法。漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法是根椐漢語(yǔ)“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號(hào)的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語(yǔ)拼音方法，編號(hào)和使用都很簡(jiǎn)便。缺點(diǎn)是：如拼音不熟練或不準(zhǔn)，易出差錯(cuò)。

　　此外，還有的單位采用“單位編號(hào)法”、“職務(wù)（職稱(chēng)）編號(hào)法”、按干部調(diào)進(jìn)時(shí)間順序“大流水排列編號(hào)法”，等等。但這些編號(hào)方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費(fèi)事、效率不高以及需要經(jīng)常調(diào)整檔案柜等弊病。檔案數(shù)量多的單位不宜采用這幾種方法編號(hào)。

　　二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學(xué)，同檔案編號(hào)、檢索方法和貯存條件相關(guān)。主要的方法有以下幾種：

　　干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫(kù)保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節(jié)省存放空間。

　　1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號(hào)的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個(gè)架（柜）標(biāo)出幾號(hào)至幾號(hào)，每層檔案架或每個(gè)檔案柜存檔案不宜過(guò)滿(mǎn)，留出適當(dāng)?shù)目瘴�，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號(hào)順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確，檢索效率高。凡采用“筆形編號(hào)法”、“漢語(yǔ)拼音字母編號(hào)法”和“大流水排列編號(hào)法”編寫(xiě)干部人事檔案號(hào)和編制檢索工具的部門(mén)，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。

　　2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫(xiě)的檔案號(hào)分別上架或入柜。在一個(gè)姓氏中，從小號(hào)至大號(hào)，依次順延排列，以姓氏筆劃編號(hào)法編寫(xiě)檔案號(hào)和檢索工具的部門(mén)，適宜此種上架（入柜）的排列方式。

　　3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個(gè)地區(qū)或一個(gè)單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務(wù)或是按部門(mén)，也可按收檔的順序編號(hào)排列。這種排列方式，對(duì)集中了解一個(gè)地區(qū)、一個(gè)部門(mén)的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統(tǒng)一、不固定，經(jīng)常需因干部的工作單位變動(dòng)而調(diào)整檔案的存放架（柜）。

　　人事檔案編號(hào)要注意的五點(diǎn)

　　①全宗號(hào)是指區(qū)檔案館給各單位的代號(hào)。

　　②年度號(hào)是指歸檔文件形成的年度。

　　③類(lèi)別號(hào)用大寫(xiě)拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類(lèi)代號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字為類(lèi)別號(hào)。

　�、鼙９芷谙薨凑沼谰�、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

　　⑤件號(hào)（即文件的排列順序號(hào)）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫(xiě)流水號(hào)。即同一個(gè)保管期限的，件號(hào)都是從“1”開(kāi)始。也就是說(shuō)，同一年度、同一保管期限、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)；同一年度、同一類(lèi)別（或問(wèn)題）、不同保管期限的，從“1”開(kāi)始編一個(gè)流水號(hào)。

　　人事檔案的檔案特征

　　1、全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，因此，它能記錄員工個(gè)人成長(zhǎng)、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專(zhuān)業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫(kù)，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

　　2、現(xiàn)實(shí)性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門(mén)正確使用人才、合理解決工資等問(wèn)題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

　　3、真實(shí)性

　　這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　4、動(dòng)態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的"時(shí)間差"，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

　　5、流動(dòng)性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即"有檔無(wú)人"，這樣的無(wú)頭檔案，保管得再好也無(wú)意義。因此，在工作中必須堅(jiān)持"檔隨人走"，在員工調(diào)走后的一周以?xún)?nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門(mén)。

　　6、機(jī)密性

　　人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功過(guò)等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等，因此，人事檔案屬于黨和國(guó)家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無(wú)條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

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