什么是個人檔案

時間：2024-09-02 07:40:19 檔案我要投稿

什么是個人檔案

　　學生是有個人檔案一直跟著的，雖然自己看不到，但是卻確實存在，下面是小編分享的什么是個人檔案，希望能夠幫助到大家。

　　什么是個人檔案

　　在工作之前，檔案中一般包括：履歷表；自傳材料；初、高中、大學、各類業余考試、技能考試的成績單和等級證明；在校期間的鑒定表、體檢表；中、高考報考表，志愿表，有的還有高考試卷；畢業生登記表，論文評語，分配工作表；入團、入黨申請書，政審表，思想匯報；獲獎材料，處分材料。

　　工作后的情況就不一定了，有的公司會調檔，有的不會，所以情況不一。

　　學生的個人檔案在哪里存放

　　你可以這樣來查自己的檔案在哪里，先問當初公司檔案管理人員，公司有人事管理權限那就是放在公司，如果沒有那就是可能放在人事代理機構。如果沒有明確答案，那就問你畢業后戶籍所在地的檔案管理部門(或者有的地方稱人才市場或人力資源中心的檔案室)，再有就是學校當地的大中專畢業生檔案管理部門。

　　檔案的查找，就是從源頭。你到人才中心，有經驗的工作人員也會給你查找的指引的。

　　在原單位的話，你首先要找到你戶口所在地可以接收你檔案的地方，開具調檔函，然后到原單位提走你的檔案。具體的操作，還要看檔案管理部門的規定，有的可以讓本人提走，有的需要按規定人員來提走，不能自己私自拿。

　　個人檔案有什么作用

　　檔案的作用是很大的，真正能證明個人學習經歷的就是檔案。檔案里面有一個人各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有黨團材料。而且這些材料都是原始材料，不可復制。

　　它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。

　　高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，人事檔案相當重要。

　　有些畢業生工作幾年后忽然發現自己無法按期轉正定級、申請職稱，在辦理養老保險手續時也遇到麻煩，經咨詢才知道是因為自己大學畢業時疏忽了檔案的存放問題，追悔莫及。

　　赴美留學個人檔案怎么存放

　　首先知道為什么要存放檔案？

　　有人可能好奇，為什么要大費周章地把檔案存放到街道或者留學生服務中心呢？不能放在自己手里嗎？還有人還會好奇，檔案是什么鬼，為什么我之前都沒有聽說過它？

　　實際上，我們每個人都有檔案，里面包括高中成績單、入團申請書、綜合素質評價表等材料，而這份資料以前都保存在學校手中。如果你選擇了在國內讀大學，高中會自動把檔案轉到你所就讀的大學。但是對于我們出國黨來說，國家不允許個人長時間保存檔案，所以就要把檔案放到一個特定的地方。

　　這里特地提醒一下，如果不存放好檔案是可能有嚴重的后果的哦！如果你選擇回國工作卻沒有存好檔案的話，當你回國后就會發現自己一不小心做了好幾年無業游民，這就有些解釋不清。而且，檔案存放不當也會造成將來學位認證受阻，甚至會讓你的檔案變成“死檔”，無法調轉。

　　把檔案存放到哪里？

　　說了這么多，都是想讓大家盡快重視起檔案的事情來~那么我們應該把檔案存放到哪里呢？

　　一般來說有兩個選擇——戶口所在街道和留學人員服務中心（簡稱“留服”）。網上的攻略大多都是建議把檔案送到留服的，但是留服門口放著一個大大的標牌，表示檔案存在街道和留服是沒有區別的。

　　然而實際上這兩種選擇還是有一些差異的……如果把檔案存在街道，就可以按失業人員購買一年660元的醫療保險；檔案存放在留服則會失去國內的醫保。當然，這個醫保有多大作用還得另說，我們還會有美國那邊大學推薦的保險，所以這一點小小的差別也可以忽略不計。

　　要怎么存放檔案？

　　官方規定：

　　自今年起，教育部留學中心不接收直接從學校開出的學生檔案（無論戶籍是否在北京），只能從戶籍所在地的“人力資源公共服務中心”（俗稱“人才”）調取（外地戶籍，不論是否九類人，都必須回原籍辦理。外地的辦理流程，以當地的要求為準，但請切記：留學服務中心開出的調檔函的抬頭，必須是您確認好的戶籍所當地的檔案管理機構名稱）

　　檔案存放流程是什么？

　　1、從學校取檔案

　　去你所在高中的教務處說明情況，老師會給你一個密封好的檔案和三張《教育部門向勞動部門移交學生檔案材料花名冊》（簡稱“三聯單”）

　　2、把檔案移交“人才”

　　持本人身份證和戶口本的原件、復印件、密封檔案、三聯單，到戶籍地“人才”辦理存檔手續。“人才”會收走檔案，給三聯單蓋章，并收走其中的兩張，最后一張自己保存。之后，“人才”還會發一張通知單，上面寫著兩個時間，第一個時間是去街道填表的，第二個是去提取檔案的。

　　“人才”的地址大家可以用百度地圖搜索，關鍵詞為所在區+“人才服務中心”。例如：

　　北京市海淀區人才服務中心

　　地址：北京市海淀區四季青橋北（中關村人才發展中心2樓）

　　電話：68940680

　　3、去街道填表

　　由于“人才”給的通知單上把填表寫作了“職業培訓”，曾一度懶得去參加…幸虧最后我（遲到了一個小時之后）趕到了街道，發現這個步驟是必不可少的。

　　街道會給你好幾張表格并教你填寫，填好的表格需要自己保存好，來提檔的時候帶上。

　　4、去“留服”開調檔函

　　與第3步可以同時進行的是去留服開調檔函。首先要在留服網站上提交申請。網站為，大家完成注冊個人賬戶，提交成功后，查看自己的狀態為“未受理”時，無須等待審核，可以直接去開調函。留服會給你兩張單子，調檔函是街道和“人才”要看的，協議書是去留服存檔的憑證，都要留好。

　　開調函需要的材料有：身份證復印件、護照信息頁復印件、F1簽證頁復印件、offer及I—20復印件各一份。如果是委托家長代辦，還需要帶委托書和被委托人身份證復印件。

　　5、去街道提檔

　　按照“人才”通知單上的第二個日期，帶好戶口本首頁和本人頁復印件、身份證復印件、留服調檔函和上次填的一堆表格、一張兩寸照片、三張一寸照片（有社保卡的不用帶），去街道提檔。街道還會發給你一個“就業失業登記證”，你會發現自己失業了……但是不久之后又實現了“靈活就業”哈哈哈哈

　　6、去“人才”辦理

　　帶著從街道拿到的密封檔案、戶口本和身份證、留服調檔函再去一次“人才”。“人才”會讓你簽字確認，并把檔案重新密封。

　　7、去留服存檔

　　最后，帶好檔案和協議書，再次去那個超級火爆的留服存檔，就大功告成了！

　　畢業季你的個人檔案去哪兒了

　　七、八月是畢業生檔案接收高峰期，畢業生檔案經審核、整理后統一入庫保存。

　　高校畢業生在干將西路人才市場服務窗口查詢個人檔案。

　　進入七月以來，位于干將西路的市人才市場服務大廳里，咨詢個人檔案的大學生絡繹不絕。這其中，不少是被剛錄用他們的用人單位催著來尋檔案的；還有是因為跳槽或參加各種考試，才想起久未關心的檔案的。

　　七、八月正值高校畢業生檔案集中流動的高峰期。去年，蘇州市人才服務中心共接收高校畢業生檔案8265份，其中七、八兩月接收5902份，占比超過七成。檔案是人生經歷的“濃縮”，直接影響個人職業發展、升學入黨、參軍出國、職稱評定、權益維護等。對于個人檔案，許多大學生平時不關心、用時干著急，甚至不知道在哪，“失聯”的檔案往往成為就業路上的“絆腳石”——記者對此展開了調查。

　　畢業季尋檔案的大學生在排隊

　　23歲的鹽城人張亦新，是常熟理工學院物理與電子工程學院電子科學與技術專業應屆畢業生。7月1日下午，他帶著《畢業證》、《畢業生就業報到證》等相關材料，來到市人才市場一樓大廳服務窗口辦理畢業生報到手續，并問一下自己的檔案有沒有寄達。

　　“自己剛被市區一家自動化設備有限公司錄用，公司人事問起了我的個人檔案，我趕忙打電話問學校，老師說檔案將分批寄到畢業生辦理就業協議備案手續的公共人才服務機構。”小張告訴記者，他們班大多數同學平時都不關心自己的檔案，都一頭霧水，錄用單位一旦問起，他們就開始著急了。“自己報到證上的報到期限是6月18日至8月17日，得抓緊時間把這些手續辦好，要是影響入職，損失就大了……”

　　在市人才市場三樓檔案管理科，記者看到工作人員正忙著審核、整理剛寄到的東南大學、福建醫科大學、南京航空航天大學、北京科技大學等高校的畢業生檔案，郵包上標有“學生檔案”或“高校學生檔案專用”等字樣。工作人員告訴記者，“近期每天收到數十份高校畢業生檔案。畢業生檔案材料必須完整、齊全，并由原檔案所在單位密封，加蓋公章。”

　　該科科長呂治安說，進入七月以來，也是畢業生查找個人檔案的高峰期，一樓窗口排隊的畢業生還真不少。畢業生檔案可通過郵政快遞EMS寄達。他告訴記者，為方便畢業生查詢個人檔案，服務窗口已貼出提醒，畢業生無需奔波，登錄市人才服務中心網站，輕點鼠標即可查找個人檔案。“到檔情況是及時更新的，如檔案未顯示在庫，說明檔案尚未寄達”。

　　就業留學多年，檔案去哪兒了？

　　小王原籍泰興，2010年從合肥工業大學生物醫學工程專業畢業后，被高新區一家企業錄用，工作至今。準備考研的他，7月1日下午也到市人才市場服務窗口找個人檔案，想復印報考時規定要交的大學里的成績單。可出乎意料的是，工作人員在系統內找不到他的檔案！

　　經窗口提醒，小王多方聯系，終于在老家泰興的人才中心找到了自己的檔案。“平時從沒關心過這個，沒想到在蘇州工作幾年了，檔案竟然還在老家！”他告訴記者，按照流程，自己先要到高新區人才服務窗口開具調檔函，再回老家調檔。而人事檔案要通過郵政機要通道轉遞，無法確保幾天內能到蘇州；或者回趟老家去人才中心復印，但平時工作又挺忙……“用時干著急，臨渴掘井只能靠運氣了。”他長舒了一口氣，“2017年考研網上報名時間剛剛確定，9月25日至28日就要進行預報名。幸虧提前問了，如果拖到八、九月才來找檔案，估計就趕不上報名了！”

　　近年來，出國留學、歸國就業人員日益增多。最近，市人才服務中心接待了一位為留學國外的女兒辦理存檔證明的老伯。工作人員輸入其女兒的個人信息，并仔細核對檔案數據庫和歷年檔案接收登記簿，卻找不到她的個人檔案。幾經周折，工作人員終于在其女兒出國前就讀的高校找到了她的檔案。原來，她于1992年本科畢業后，考上了該校物理系研究生院，1994年赴美留學前，只辦理了退學手續，未辦理檔案轉遞手續，校方一直無法聯系上本人，其檔案就一直滯留在學校了。

　　市人才市場相關人士告訴記者，近年來，畢業生、留學生個人檔案“失聯”已不是個案。檔案一旦“失聯”，將對個人職業發展造成影響。他提醒，目前，對已落實工作單位并簽訂就業協議的畢業生，由學校將其檔案轉至錄用單位（需有檔案保管權限），或用人單位所在地人才服務機構接收。對暫時未找到工作的畢業生，由學校將其檔案轉往其所在生源地的畢業生檔案管理機構接收。還有一種情況，暫時將畢業生檔案存在學校，待其落實用人單位后，再將檔案轉至用人單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，由學校將檔案轉回生源地。

　　這名負責人說，對于出國留學（就業）、暫時失業或赴市外就業的畢業生來說，應及時到戶籍所在的公共人才服務機構辦理個人委托檔案保管手續，為檔案安個家。在本市就業的，應通過用人單位到單位所在地公共人才服務機構，辦理單位委托檔案保管手續。單位不辦的，至少要查明檔案所在地，最好能拿到檔案所在地的保管證明。

　　人一畢業，檔案就進入“休眠期”？

　　畢業生檔案是其在校期間生活、學習、社會實踐、個人特長等的真實記錄，是用人單位招人選人和畢業生接受選拔、任用、考核的重要依據，關系到畢業生個人的職業發展。一份真實、完整個人檔案，是畢業生綜合素質的集中反映，往往會為畢業生在求職過程中“加分”。

　　一個現象必須重視，許多畢業生以為檔案如今沒什么用，甚至置之不理，有的畢業了幾年，不知道自己的檔案在哪；有的畢業后一直把檔案放在家里，不送到人才服務機構或經人社部門授權的單位去歸檔保存。往往人一畢業，檔案便進入“休眠期”，不能及時補充必要的存檔材料，導致個人經歷“斷檔”，降低了檔案的利用價值。業內建議，高校在開設就業指導課程的同時，增加畢業生檔案相關課程。

　　“特別是民營、合資、外資企業，這些吸納高校畢業生就業量較大的用人單位，沒有人事檔案管理權限，接收畢業生時對其檔案多不作要求，甚至不管不問。這就會給畢業生今后的工作調動、職稱晉升、辦理退休等埋下隱患，造成麻煩。”市人才服務中心副主任孫瑾提醒，用人單位要及時將高校畢業生入職后的勞動合同、個人表現、職稱評定等材料補充歸檔，這對畢業生今后的職業發展有重要意義。

　　讓“網上查檔”帶來更多方便快捷

　　2013年至去年，蘇州市人才服務中心分別接收檔案10397份、9991份、9716份。其中，當年度畢業生檔案分別為8705份、8254份、8265份，占比均超過八成。截至目前，該中心庫存各類人事檔案達134267份。

　　孫瑾認為，應進一步拓展高校畢業生檔案服務的范圍。除通過公共服務窗口，按規定提供檔案查閱服務、依據檔案記載出具存檔經歷、親屬關系等相關證明及政審服務以外，對不屬于保密范疇的檔案信息，可提供一系列網上服務。比如，提供網上查檔，網上打印學歷、經歷等證明，以及網上預約服務等，這有助于進一步提高檔案的利用率，增進人們對檔案的認識。

　　他說，隨著社會信息化程度的不斷提高，檔案管理數字化、網絡化已成為必然趨勢。將先進科學技術手段應用于畢業生檔案管理，有利于實現檔案資源共享和保存，減少重復勞動和手工操作造成的誤差率，有效提高檔案管理效率和檔案的利用率，更好地為畢業生和用人單位服務。

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