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      檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用

      時(shí)間:2024-06-23 15:14:41 電子信息工程畢業(yè)論文 我要投稿
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      檔案管理中信息技術(shù)的運(yùn)用

        中學(xué)檔案管理是推進(jìn)學(xué)校信息化發(fā)展,提升教學(xué)管理水平,為科研工 作提供參考依據(jù)的重要環(huán)節(jié)。信息時(shí)代,如何科學(xué)應(yīng)用信息技術(shù)成為中學(xué)檔案管理工作的重中之重。下面是小編搜集整理的相關(guān)內(nèi)容的論文,歡迎大家閱讀參考。

        摘要:檔案管理工作已經(jīng)成為人們關(guān)注的焦點(diǎn)。人們的生活和工作都需要從檔案中調(diào)取相關(guān)信息與材料。而傳統(tǒng)的檔案管理重在保存紙質(zhì)文件,對(duì)檔案信息的信息化管理與應(yīng)用,沒(méi)有給予足夠的重視。導(dǎo)致了檔案信息獲取困難,檔案文件保存耗費(fèi)巨大人力與物力資源等現(xiàn)象的發(fā)生。現(xiàn)在信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,解決了這些問(wèn)題。本文就檔案管理中存在的問(wèn)題、信息化技術(shù)的具體應(yīng)用以及未來(lái)的展望進(jìn)行了詳細(xì)的闡述。

        關(guān)鍵詞:信息化;檔案;人事評(píng)定;查詢

        一、檔案管理簡(jiǎn)述

        1.1傳統(tǒng)檔案管理存在的問(wèn)題與不足

        傳統(tǒng)的檔案管理,主要側(cè)重于紙質(zhì)文件的保存。文件的保存過(guò)程中,需要耗費(fèi)大量的人力與物力資源。例如,檔案文件的存放空間,檔案的歸檔與編排順序,檔案的調(diào)取查詢都是如此。而且在紙質(zhì)文件的過(guò)程中,還容易出現(xiàn)一些問(wèn)題。例如,文件受自然環(huán)境影響,而產(chǎn)生的氧化與損毀。許多檔案文件已經(jīng)多年不用,但卻不能及時(shí)判斷,是否需要繼續(xù)保存,收到保存期限的限制,仍然需要繼續(xù)保存多年。還有就是檔案管理的工作人員,沒(méi)有經(jīng)受過(guò)檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。對(duì)工作缺乏責(zé)任心,不掌握檔案管理專業(yè)技能,檔案文件丟失現(xiàn)象也屢見(jiàn)不鮮。但這對(duì)個(gè)人和企業(yè)卻造成巨大的損失。所以,傳統(tǒng)的檔案管理,主要存在著人力、物力資源消耗大,檔案文件調(diào)取時(shí)間長(zhǎng)流程多,檔案保管安全性保障不強(qiáng)等問(wèn)題。

        1.2檔案管理現(xiàn)狀

        在信息化技術(shù)發(fā)展如火如荼的社會(huì),信息化技術(shù)走入了各個(gè)工作崗位。檔案管理也是如此。利用信息化技術(shù),使得檔案管理的工作效率提升,利用計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存功能,將海量信息有序的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中,也節(jié)約了大量的人力物力資源。利用信息化技術(shù),檔案管理工作人員也可以相互學(xué)習(xí),交流經(jīng)驗(yàn),對(duì)提升崗位專業(yè)技能也起到了促進(jìn)作用。檔案工作在信息化技術(shù)的發(fā)展下,獲得了可喜的成績(jī)。但在發(fā)展中也難免遇到問(wèn)題,例如當(dāng)前的檔案信息化管理,只是在初步發(fā)展階段。主要利用信息化技術(shù)進(jìn)行信息的儲(chǔ)存。對(duì)于信息的查詢,因?yàn)樯婕暗綑n案的安全性要求,只在一些特殊工作部門(mén),提供一些查詢服務(wù)。如何在保證安全性的基礎(chǔ)上,逐步的加入信息查詢的相關(guān)機(jī)構(gòu)。同時(shí)如何讓一些信息更好的為人們的工作、出行、生活服務(wù),是未來(lái)發(fā)展中需要進(jìn)一步關(guān)注的問(wèn)題。

        二、信息化技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用

        2.1便捷的信息查詢與分類功能

        檔案管理中,使用信息技術(shù),可以讓檔案信息的查詢工作變得方便快捷。例如,在單位的人事檔案管理當(dāng)中,職稱評(píng)定、干部選拔行為都需要對(duì)參加評(píng)定和選拔的人員進(jìn)行相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)。例如干部選拔中,候選人每年的工作評(píng)級(jí)、近年來(lái)是否獲得嘉獎(jiǎng)等等,多應(yīng)該考慮在內(nèi)。對(duì)于職稱評(píng)定工作,要考量信息可能更為具體。例如工作年限、每年的工作量、學(xué)習(xí)成果等等具體要求。而這些信息,以往都是需要逐個(gè)文件核對(duì)的。有了信息化技術(shù),可以利用查詢功能,調(diào)出相關(guān)項(xiàng)目的具體信息。讓信息的獲取非常方便。

        2.2信息的保存更加安全,可備份保存

        檔案資料的保存過(guò)程中,最容易出現(xiàn)問(wèn)題的是,資料的丟失與損毀。而使用信息化技術(shù),讓資料的保存多了一道防護(hù)屏障。把一些具體的信息,不僅僅以文件的形式存儲(chǔ),還以電子信息的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。而信息技術(shù)的發(fā)展,讓存儲(chǔ)的空間變得巨大,小小的計(jì)算機(jī)可以存儲(chǔ)海量的信息。所以檔案信息通過(guò)信息技術(shù)得到了二次保存。又由于存儲(chǔ)空間大,一些重要的檔案信息還可以通過(guò)移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行再次備份,防止丟失。這樣就讓檔案資料信息的存儲(chǔ)更為安全了。

        2.3信息化平臺(tái)發(fā)展,促進(jìn)多方面合作

        信息化技術(shù)不斷發(fā)展,可以打造信息化平臺(tái)。利用信息化平臺(tái)為檔案管理所服務(wù)。例如同一個(gè)單位,可以打造信息化平臺(tái)為多個(gè)部門(mén)合作。人事管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、工程部門(mén)等,可以通過(guò)一個(gè)信息平臺(tái)在權(quán)限允許下,調(diào)取相關(guān)的工作人員的信息,還可以相互協(xié)調(diào)配合工作。另外,多個(gè)部門(mén)之間,也可以進(jìn)行合作,高效率為人民所服務(wù)。信息化平臺(tái)的檔案管理合作,還需要不斷的探索與發(fā)展。

        2.4信息化技術(shù)在檔案管理其它方面的應(yīng)用

        數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的運(yùn)用早期文件系統(tǒng)也可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的存儲(chǔ)工作,但是因?yàn)樵缙谖募到y(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端,從而未能得到推廣采用。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,為了進(jìn)一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫(kù)逐漸被應(yīng)用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術(shù)的應(yīng)用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲(chǔ)以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù),可以使其充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)具有的密集存儲(chǔ)以及快速檢索功能,不僅能進(jìn)一步提高高校檔案信息的保密性,還能大大提高檔案管理工作效率。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用其中互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于一種全球性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)組合而成。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn),使資源共享變成了可能,而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在設(shè)備及技術(shù)上都能達(dá)到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理相關(guān)要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集,還能真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享,從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量,為高校節(jié)省了人力、財(cái)力。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        檔案管理工作融合信息化技術(shù),已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。起到了節(jié)約資源、方便查詢,存儲(chǔ)安全、減少資料調(diào)取環(huán)節(jié)等多個(gè)方面的作用。但檔案管理工作在未來(lái),還可以與信息技術(shù)共同在信息平臺(tái)、部門(mén)協(xié)作、檔案信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)等若干個(gè)方向合理發(fā)展,打造更加科學(xué)更加和諧的檔案管理工作氛圍。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]趙霞.企業(yè)檔案管理系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[D].天津大學(xué)2012

        [3]黃曉強(qiáng).企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究[D].天津大學(xué)2010

        [4]苗菁.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式研究[D].山西大學(xué)2010

        [5]李佳妍.企業(yè)檔案信息化探究[D].云南大學(xué)2010

        [6]劉冰.民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式研究[D].吉林大學(xué)2011

        [7]王華玉.基于知識(shí)管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].北京交通大學(xué)2009

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