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論學(xué)生檔案數(shù)字化管理
高校學(xué)生檔案是學(xué)生在學(xué)歷教育階段的各個(gè)時(shí)期所產(chǎn)生的文字資料,是每一個(gè)教育階段的真實(shí)反映,記錄著個(gè)人最早、最原始的文件材料,是人事檔案的前身及組成部分,是黨和國(guó)家考核干部時(shí)最真實(shí)、最可靠的參考資料。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái),高校規(guī)模擴(kuò)大,就業(yè)方式的改革,服務(wù)對(duì)象的變化,高校學(xué)生檔案利用率的增加,建立高校學(xué)生數(shù)字化檔案,成為當(dāng)今信息時(shí)代的必然發(fā)展趨勢(shì)。
一 高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理是大勢(shì)所趨,刻不容緩
1.建立學(xué)生檔案數(shù)字化管理,適應(yīng)高校擴(kuò)招新形勢(shì)
隨著高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展,高校學(xué)生檔案的內(nèi)容和形式呈多樣化發(fā)展。雖然高校學(xué)生檔案直接服務(wù)于高校學(xué)生個(gè)人,但又與高校教學(xué)和學(xué)生管理密切相關(guān)。隨著高校辦學(xué)層次的拓展,教育活動(dòng)領(lǐng)域的延伸,社會(huì)需求專業(yè)的增多,學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大,教學(xué)改革的深入,畢業(yè)生檔案的利用率呈現(xiàn)逐年遞增的趨勢(shì),因此只有建立數(shù)字化學(xué)生檔案才能適應(yīng)時(shí)代的需要。
2.社會(huì)的發(fā)展要求學(xué)生檔案數(shù)字化
傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案,是以紙質(zhì)檔案的形式保管的,并且大量是通過(guò)手寫去完成的。紙質(zhì)檔案是學(xué)生檔案的根本依據(jù),但是也給檔案管理工作帶來(lái)了很大的局限性,如歸檔的質(zhì)量不高、體積大、紙張容易發(fā)黃及被蟲(chóng)蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無(wú)法檢索等。檔案數(shù)量增多與檔案利用率降低的矛盾日益突出,造成檔案資源無(wú)法共享,技術(shù)積累的成果無(wú)法被有效利用,所以說(shuō)傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案模式早已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展要求。
3.畢業(yè)生就業(yè)方式的改革需要學(xué)生檔案數(shù)字化
隨著我國(guó)社會(huì)主義市經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入和發(fā)展,以及人才市場(chǎng)的開(kāi)辟,高校畢業(yè)生由原來(lái)的統(tǒng)一分配變成了雙向選擇,人事代理制度由此廣泛實(shí)施。由于虛假學(xué)歷的泛濫,用人單位越來(lái)越重視高校學(xué)生檔案的真實(shí)性,加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理工作尤顯重要。高校畢業(yè)生就業(yè)政策規(guī)定,高校畢業(yè)生在學(xué)校集中辦理就業(yè)手續(xù)時(shí)仍未落實(shí)就業(yè)單位的,其檔案由高校轉(zhuǎn)至畢業(yè)生生源地就業(yè)指導(dǎo)中心代管。落實(shí)工作單位后,用人單位或本人憑相關(guān)手續(xù)到指導(dǎo)中心提取檔案。在頻繁的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中,畢業(yè)生個(gè)人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現(xiàn)象不可避免。只有實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化,才能從根本上保證學(xué)生檔案資料的完整、齊全和安全。
4.建立學(xué)生檔案數(shù)字化,充分發(fā)揮學(xué)生檔案利用
高校與各國(guó)之間交流合作日益頻繁,就我校而言,檔案部門每年接待因出國(guó)留學(xué)、申請(qǐng)移民、研究生入學(xué)考試辦理成績(jī)及相關(guān)證明材料的各屆學(xué)生愈來(lái)愈多,高校學(xué)生檔案的利用工作越來(lái)越重要。因此,建立學(xué)生檔案數(shù)字化,加強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí),做好學(xué)生檔案利用工作,才能樹(shù)立高校檔案部門良好的對(duì)外服務(wù)形象。
二 建立學(xué)生檔案數(shù)字化系統(tǒng),最終實(shí)現(xiàn)高校檔案資源信息化建設(shè)
1.根據(jù)學(xué)生檔案的收集、管理、轉(zhuǎn)遞的流程,開(kāi)發(fā)優(yōu)秀的適用于學(xué)生檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)使用的軟件
學(xué)生管理信息網(wǎng)絡(luò)使用軟件應(yīng)該具備用戶登陸;新生登記;學(xué)生信息查詢修改;分?jǐn)?shù)查詢修改;處分獎(jiǎng)勵(lì)查詢修改;學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計(jì);系統(tǒng)管理頁(yè)面;畢業(yè)登記等八個(gè)主要基本功能。但是目前高校對(duì)于文書(shū)、教學(xué)綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統(tǒng)和規(guī)章制度,唯獨(dú)只有學(xué)生檔案因其轉(zhuǎn)遞速度快,滯留時(shí)間短等原因,而受不到領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的重視,所以學(xué)生檔案信息系統(tǒng)才剛剛起步,因此要想在短時(shí)期內(nèi)完成學(xué)生檔案信息資源的建設(shè),需要借助校園網(wǎng)成熟的軟硬件環(huán)境,實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案系統(tǒng)與校園網(wǎng)的無(wú)縫接軌,并利用校園網(wǎng)與社會(huì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)的對(duì)接,使今后的學(xué)生檔案管理不再是孤立的個(gè)體,充分利用網(wǎng)絡(luò)調(diào)用學(xué)生檔案,利用網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)性,方便學(xué)生、企事業(yè)單位和查詢者查詢、檢索學(xué)生檔案,最終實(shí)現(xiàn)
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