對數字化檔案館的初步研究

對數字化檔案館的初步研究

       摘要：隨著信息技術的不斷發展，我國建設數字檔案館的基本條件已經可以滿足，與傳統的檔案館相比，數字檔案館具有豐富的數字材料資源、快速的傳播速度及海量信息共享等優點。但是在建設過程中，面臨一些亟待解決的難題，這些難題的解決對數字檔案館的進一步完善具有重要作用。 
       關鍵詞：數字檔案館；建設；研究

        1  現階段對數字化檔案館的認識
        “數字化檔案管理”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發布到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理的一種網絡的、新興的檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新一代的檔案管理將是數字化全息檔案管理的方式。
        2  構建企業數字化檔案館的建設原則
        2.1 標準和規范統一的原則  標準和規范是數字化檔案館建設的基礎，標準的建立應具有前瞻性，不但要指導現在的數字化檔案館的建設還應與未來開發的系統形成統一。如盡可能欲留接口，以便與未來的系統集成。
        2.2  統籌規劃、逐步完善  企業數字化檔案館的設計并不是孤立存在的，應納入企業信息化建設的總體設計當中。它需要技術、政策、環境的依托和保障。由于各企業檔案信息化的基礎、技術手段、資金和人才條件不盡相同，因此數字檔案館的發展水平也參差不齊。所以各單位應根據自身特長積極創新，借鑒其它單位成功經驗，引進先進技術和管理經驗，避免重復研究帶來的資金浪費。
        2.3 完善的保密機制  在提供快捷服務、提高企業效益的同時，網絡環境也給檔案信息帶來了安全隱患。因此要加強對涉密信息的保護。服務與行之有效的安全機制相結合，才能更好地為企業服務。
        3  構建數字化檔案館的主要內容
        3.1 制定標準和規范  法規和標準是數字化檔案管理的有利保障。缺乏完整的標準體系和標準執行不利是目前數字化管理建設中的主要問題。

目前檔案數字化標準不夠完善，對于數字檔案資源的歸檔范圍、元數據標識、描述、存儲、查詢、交換、管理、檢索、利用、真實性鑒定、安全等標準規范，應加快推動其出臺與執行。結合數字檔案的特點，制定相應的管理規章制度。
        3.2 數字信息資源的建設  一方面通過網絡直接歸檔。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過登錄系統登錄，登錄系統調用身份鑒別技術核對身份，確認正確后同意接收。經采集系統接收文件目錄和全文，再經檢查系統檢查確認正確后發送消息給歸檔單位，將目錄與全文分別導入至目錄數據庫和文件存儲系統保存。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。另一方面通過移交電子文件載體的形式歸檔。這種歸檔方式必須有移交憑證，每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記，用于確認電子文件的完整性和原始性，電子文件登記表應與電子文件同時保存。如果對其內容進行更改，還需要有更改通知單。更改通知單上生產單位、計算機系統、軟件名稱、盤帶規格、更換原因、更換內容、更換人及批準人的詳細項目，都需要受到嚴格的電子文件管理制度的制約。此外，在管理中建立必要的備份，防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。
        電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定某些鑒定文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。
        對電子文件的著錄也是信息資源建設的重要內容。通過獲取、核對、分析、組織和記錄關于文件內容、結構、背景以及文件系統的信息，才能準確描述電子文件的形成過程和成果。就著錄內容而言，涉及文件形成過程中的各個要素，包括文件形成背景、內容和結構，而且著錄的重點也從文件內容轉移到文件的形成背景上。
        3.3 檔案信息安全的保障  作為歷史和重要信息的忠實記錄，檔案更應該得到完善的保護。根據國家相關標準的規定，帶有歸檔標識的電子文件集中后，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時復制第3套異地保存。有條件的還可以用專用備份服務器作為保障。
        3.4 基礎設施的建設  網絡中的硬件技術之一是必需有足夠的帶寬，以便實現多網互連、高速互訪，實現跨平臺、跨系統的互相轉換和鏈接。此外建立數字化檔案館還需配備服務器、光盤鏡像服務器、交換機、縮微膠片數字化設備、視頻音頻信息采集設備、數碼攝像機、數碼照相機、計算機、掃描儀以及相關的編輯、噴繪、光盤刻錄等設備。這一切都是企業數字化檔案館建設的有利基礎。
        隨著檔案信息化建設步伐的不斷推進和企業檔案工作的深入發展，為了進一步提高企業檔案管理水平，數字化檔案館的建設勢在必行。企業檔案管理部門應抓住機遇，克服困難，努力工作，積極創造條件建立企業檔案數據庫，為數字化檔案館建設打下堅實基礎。同時堅持科學、規范、實用、可靠的原則，力求減少失誤，提高建庫效率，以取得更好的成果。
參考文獻：
[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].

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