淺談加強(qiáng)研究生學(xué)位檔案管理工作的思考
摘要：研究生學(xué)位檔案,是研究生學(xué)習(xí)期間的真實(shí)記錄,是證明研究生獲得學(xué)位的重要材料。研究生學(xué)位檔案管理工作是各研究生培養(yǎng)單位的一項(xiàng)重要工作。目前各研究生培養(yǎng)單位的研究生學(xué)位檔案的管理工作還存在許多問(wèn)題,例如認(rèn)識(shí)不到位、重視程度不夠、工作不規(guī)范等等。對(duì)目前各研究生培養(yǎng)單位研究生學(xué)位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,提出改進(jìn)和做好研究生學(xué)位檔案管理工作的建議,為各研究生培養(yǎng)單位進(jìn)一步做好研究生學(xué)位檔案管理工作提供依據(jù)。
關(guān)鍵詞：研究生 學(xué)位檔案 管理
引言
研究生學(xué)位檔案是研究生在校學(xué)習(xí)的真實(shí)記錄,這些檔案材料對(duì)研究生畢業(yè)以后的就業(yè)、工作、學(xué)習(xí)等都將起到十分重要的作用。各研究生培養(yǎng)單位也把歷屆研究生的學(xué)位檔案信息, 作為教學(xué)、科研、管理工作的重要資源。因此,對(duì)于研究生培養(yǎng)單位來(lái)說(shuō),做好研究生學(xué)位檔案的管理工作也是一項(xiàng)有著重要意義的工作。與研究生教育的快速發(fā)展相比,各研究生培養(yǎng)單位的研究生學(xué)位檔案管理工作卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于蓬勃發(fā)展的研究生教育形勢(shì)。
1、目前研究生學(xué)位檔案管理中存在的問(wèn)題
研究生的培養(yǎng)不同于本科生的培養(yǎng),其過(guò)程涉及環(huán)節(jié)比較多,需存檔的材料也就比較多。近幾年,我國(guó)的學(xué)位與研究生教育有了跨越式的發(fā)展,研究生類別及數(shù)量都有了成倍的增加。研究生學(xué)位檔案的工作量有了較大幅度的增加,檔案管理工作壓力也越來(lái)越大,存在的問(wèn)題也就日益突出。
1.1認(rèn)識(shí)不到位,重視程度不夠
各研究生培養(yǎng)單位對(duì)于研究生學(xué)位檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)還不到位,沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)及管理人員的充分重視。大家在談起檔案管理工作來(lái),都認(rèn)為很重要,但真正落實(shí)起來(lái)或者在具體的工作中卻沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)其重要性。對(duì)于研究生的檔案管理,簡(jiǎn)單地認(rèn)為就是把與研究生有關(guān)的材料整理存檔,對(duì)于有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)及工作要求沒(méi)有認(rèn)真貫徹執(zhí)行。在工作中,表現(xiàn)為責(zé)任心不夠強(qiáng),工作有失規(guī)范。
1.2存檔要求不明確,存檔材料混亂
與本科生的培養(yǎng)工作相比,研究生的培養(yǎng)工作涉及培養(yǎng)環(huán)節(jié)多且較復(fù)雜。研究生的培養(yǎng)更側(cè)重對(duì)個(gè)體的培養(yǎng),因此涉及存檔材料比較多。研究生畢業(yè)后要查詢相關(guān)材料,所以存檔材料的內(nèi)容十分重要。目前,研究生培養(yǎng)單位對(duì)學(xué)位存檔材料還存在著不明確的狀況,對(duì)于研究生的哪些材料應(yīng)該存檔,哪些材料不應(yīng)該存檔不清楚,有些非常重要的材料沒(méi)有存檔,有些不重要的材料反而存檔了。
1.3檔案管理手段滯后
研究生學(xué)位檔案作為一種信息資源,涉及材料多,尤其是近幾年研究生類別及數(shù)量的快速增加,給研究生學(xué)位檔案管理工作提出了挑戰(zhàn)。目前,大多數(shù)研究生培養(yǎng)單位的檔案管理還在沿用以往傳統(tǒng)的、手工管理方式,工作量大、效率低、容易出錯(cuò),檔案管理人員也無(wú)暇顧及對(duì)存檔工作的研究、開發(fā)與利用,查閱檔案準(zhǔn)確率低、查全率低,檔案管理工作的軟硬件建設(shè)投入不足,無(wú)法適應(yīng)研究生教育的快速發(fā)展,也就不能很好地服務(wù)于研究生教育。
2、改進(jìn)研究生學(xué)位檔案管理工作的建議
1)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高工作人員素質(zhì),規(guī)范管理工作。研究生學(xué)位檔案管理工作是一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作。研究生學(xué)位檔案管理工作涉及人員多,有各培養(yǎng)單位的研究生秘書、答辯秘書、研究生管理部門人員以及檔案管理人員等等。加強(qiáng)對(duì)研究生檔案的管理人員的培訓(xùn),認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)學(xué)位檔案管理的政策法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范,定期組織相關(guān)人員座談交流,對(duì)于做好研究生檔案的管理工作起著重要的作用。嚴(yán)格管理研究生檔案,使之完整、規(guī)范和安全是每一位檔案管理人員的職責(zé)。通過(guò)培訓(xùn),提高研究生檔案管理人員的其責(zé)任心及職業(yè)道德,明確工作職責(zé)和工作業(yè)務(wù),進(jìn)一步規(guī)范管理工作。
2)統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn),明確存檔材料。研究生學(xué)位檔案所涉及的材料比較多,主要包括個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃,成績(jī)單,實(shí)踐活動(dòng)材料,論文開題、論文評(píng)閱、答辯以及學(xué)位授予材料,學(xué)位論文,獎(jiǎng)懲情況等等。各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合本單位的特點(diǎn),統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn),對(duì)歸檔內(nèi)容認(rèn)真分析,嚴(yán)格篩選,建立健全收集、歸檔、立卷內(nèi)容,做到檔案材料收集齊全,檔案材料不缺項(xiàng)、不缺頁(yè),確保每份學(xué)位檔案材料填寫清楚、齊全,簽字、蓋章不遺漏,不出現(xiàn)漏編、重編等問(wèn)題。
3)運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,提高管理工作效率。隨著研究生教育的快速發(fā)展,大量的研究生學(xué)位檔案信息需要處理,利用現(xiàn)代化的管理手段已經(jīng)成為不爭(zhēng)的事實(shí)。目前大多數(shù)高校已建有辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和局域網(wǎng),為研究生學(xué)位檔案管理的信息化奠定了良好的基礎(chǔ)。科學(xué)化、現(xiàn)代化的管理手段是規(guī)范研究生學(xué)位檔案管理工作、提高工作效率、服務(wù)水平及質(zhì)量的保障。各研究生培養(yǎng)單位應(yīng)加大投入,為研究生檔案管理工作配備必要的、充足的、先進(jìn)的設(shè)施及設(shè)備,尤其是要配備專用的計(jì)算機(jī),并引進(jìn)先進(jìn)的管理軟件用于研究生學(xué)位檔案的管理工作。
4)提高服務(wù)意識(shí),做好服務(wù)工作。研究生學(xué)位檔案管理工作一項(xiàng)重要目的就是用于日后的查看,調(diào)閱;方便、快捷地查詢研究生學(xué)位檔案是今后檔案管理工作的努力方向。如果研究生學(xué)位檔案管理工作不能很好地提供應(yīng)該的服務(wù),存檔的材料再全、再好,也沒(méi)有實(shí)際意義。各研究生培養(yǎng)單位應(yīng)積極采取措施,不斷增強(qiáng)學(xué)位檔案管理人員的綜合素質(zhì)和職業(yè)道德水平,進(jìn)而不斷提高服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平,使研究生學(xué)位檔案管理工作更好地服務(wù)于研究生教育和社會(huì)發(fā)展。
21世紀(jì)是信息時(shí)代,是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,社會(huì)對(duì)知識(shí)將更加重視,研究生學(xué)位檔案管理工作也將發(fā)揮更大的作用。做好研究生學(xué)位檔案管理工作,更好地服務(wù)于研究生教育,服務(wù)于社會(huì)發(fā)展,將是研究生學(xué)位檔案管理人員義不容辭的責(zé)任。這就需要各研究生培養(yǎng)單位研究生管理人員及檔案管理人員不斷提高自身綜合素質(zhì)及修養(yǎng);更新工作觀念;積極探索工作思路、工作方法;廣泛開展研究生檔案管理的研究工作,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,分析問(wèn)題,進(jìn)而解決問(wèn)題;掌握先進(jìn)的管理技術(shù)及手段,提高服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平,努力做好研究生學(xué)位檔案管理工作。
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