Excel對養(yǎng)老保險繳費管理的探討論文
筆者所在林場從1991年11月起參加職工基本養(yǎng)老保險（1996年6月補辦投保手續(xù)并繳費），養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)由財務(wù)科和勞動人事科共同管理。個人應(yīng)交費由勞人科計算上報批準(zhǔn)后，下發(fā)給各單位代扣代交財務(wù)科，財務(wù)科收款后上繳自治區(qū)林業(yè)保險管理所。幾年來，只在財務(wù)科“其他應(yīng)收款”下設(shè)“養(yǎng)老保險”明細(xì)目記錄收費情況。結(jié)果，每人應(yīng)交、已交、欠交費沒有個詳細(xì)的數(shù)據(jù)。經(jīng)常有職工來鬧事，說是多交了保險費，要求退還。
1999年5月，我們著手清查歷年繳費情況。在清查工作中，發(fā)現(xiàn)有些單位只代扣而不上交，所扣款自己存著吃利息；有些人根本就沒交；有些單位上交代扣款時沒有附交費人員名單。針對現(xiàn)狀，我們在銀行開設(shè)了保險專戶，做到保險基金專款專用，明確只有收到款項時，才能算交費。運用Excel為每個職工設(shè)立個人繳費明細(xì)表，作為“養(yǎng)老保險”明細(xì)賬的附表。這樣經(jīng)過清查，追收欠費，填寫《機關(guān)事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險手冊》并發(fā)給職工核對簽名，同時通過各種渠道和途徑大力宣傳參加職工養(yǎng)老保險的意義，使職工轉(zhuǎn)變觀念，提高了對參加養(yǎng)老保險的認(rèn)識。使養(yǎng)老保險個人應(yīng)交費的收繳難度降到了最低處，養(yǎng)老保險管理工作也步入正軌。
在對職工養(yǎng)老保險個人交費管理方面，取得如此成果，得益于Excel工作表的有效運用。下面將此個人繳費明細(xì)表的設(shè)計、編制、公式設(shè)計、使用方法等具體介紹如下。
一、設(shè)計目標(biāo)
與賬簿對應(yīng)，簡單明了，易于操作，直觀實用，能隨時查詢。
二、本表的設(shè)計與編制
本表分四部分（見附表）：
第一部分為基本情況，含：“單位代碼”，人員所屬內(nèi)部單位，可以隨著人員內(nèi)部單位變動而變動。“微機編號”，每人固定一個編號，與保險手冊中編號一致。“投保標(biāo)志”，根據(jù)一定規(guī)律編制，其中小于20為在職人員，大于20則為不在職人員。“序號”，反映各人在職情況，由公式自動給出。“姓名”及其他認(rèn)為必要的基本情況。基本情況部分，可以與其他有關(guān)職工管理方面的程序通用。
第二部分為各年繳費情況，含：“年應(yīng)繳費月數(shù)”，“上年月均工資總額”，“繳費比例”，“個人月應(yīng)繳費”，“個人年應(yīng)繳費”，“個人年已繳費”，“累計個人應(yīng)繳費”，“累計個人已繳費”，“累計個人欠繳費”。
第三部分為各年繳費詳情，含：各年度各月份分欄顯示。
第四部分為附加表，為方便管理而設(shè)計的統(tǒng)計表。
本表可與上級年初核定的繳費名冊相呼應(yīng)。
三、本表的公式設(shè)計
行設(shè)計：第一行為表名。為方便工作，合計數(shù)署于表前，即第4行。D4單元格鍵入公式：=COUNT（D5：D960），顯示所有在職人數(shù)。AI4單元格鍵入公式：=SUM（AI5：AI960），顯示個人應(yīng)交費合計。將AI4公式復(fù)制到其余各欄：將光標(biāo)定位于AI4，將鼠標(biāo)指針放到右下角，呈黑＋字時，按住左鍵往右面拖曳到所需位置即可。
列設(shè)計:“序號”顯示在職情況,D5單元格內(nèi)鍵入公式：=IF（E5>20，″″，1），表示假若E5大于20，D5為空白，否則等于l。使用填充柄（拖曳填充法）將公式復(fù)制到所需的末行。“個人月應(yīng)繳費”等于相應(yīng)年度“上年月均工資總額”“繳費比例”，AN5單元格內(nèi)鍵入公式：=ROUND（IF（AL5=″″，0，（AM50．02＋0.04）），l），表示假若AL5為空白，則AN5等于0，否則等于AM5乘2％，積數(shù)末見分進(jìn)角后保留一位小數(shù)。使用填充柄將公式復(fù)制到所需的末行。“個人年應(yīng)繳費”等于“應(yīng)繳費月數(shù)”場案鋈嗽掠繳費”，AO5單元格內(nèi)鍵入公式：=AL5矨N5，使用填充柄將公式復(fù)制到所需的末行。“個人年已繳費”等于第三部分相應(yīng)年度各月繳費的總和，AP5單元格鍵入公式：=SUM（BX5：CK5），使用填充柄將公式復(fù)制到所需的末行。“累計個人應(yīng)繳費”等于前面各年度“個人年應(yīng)繳費”加本年度“個人年應(yīng)繳費”，AQ5單元格鍵入公式：=AI5＋AO5，使用填充柄將公式復(fù)制到所需的末行。“累計個人已繳費”等于前面各年度“個人年已繳費”加本年度“個人年已繳費”，AR5單元格鍵入公式：=AJ5＋AP5，使用填充柄將公式復(fù)制到所需的末行。
“累計個人欠繳費”等于“累計個人應(yīng)繳費”減“累計個人已繳費”，AS5單元格鍵入公式：=AQ5－AR5，正數(shù)表示欠繳數(shù)，括號內(nèi)數(shù)據(jù)表示預(yù)交數(shù)。使用填充柄將公式復(fù)制到所需的末行。連續(xù)幾欄（行）使用公式時，可一次復(fù)制公式，先選定要復(fù)制的這幾欄（行）拖黑，用拖曳法統(tǒng)一復(fù)制。
四、本表的實際運用
平時按“微機編號”排序，臨時使用可按具體需要重新排序。在合計行下插入一空行，使用篩選方式，單擊工具欄“數(shù)據(jù)”——“篩選”——“自動篩選”。在篩選方式與“姓名”間拆分窗口，單擊工具欄“窗口”——“拆分窗口”，或“窗口”——“凍結(jié)拆分窗口”，光標(biāo)在拆分窗口的右面活動，以調(diào)整屏幕所顯示內(nèi)容。單人交費時，采用查找方式在“姓名”欄直接查找，將光標(biāo)定位于姓名欄，同時按[Ctrl]＋[F]鍵，輸入所查找姓名，按[Alt]＋[F]鍵（或左鍵單擊“查找”）開始查找。單位集體交費時，采用篩選方式，并在該空白單元格內(nèi)鍵入公式：=AT4－AT4原有數(shù)據(jù)，以檢查并核對新輸入數(shù)據(jù)的正確性。在“單位代碼”下單擊黑色倒三角，選出該單位后再在“姓名”欄找人。所交款項填入帳簿記載的相應(yīng)年月。若某人某月有兩筆以上交費，則在相應(yīng)月份的單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)時使用“=……＋……”，各數(shù)據(jù)相加，顯示出來的是和，而在單元格編輯欄則可見各原始數(shù)據(jù)。
本表所交款項輸入后，即可自動顯示各人應(yīng)繳、已繳、欠繳數(shù)，若將公式稍作改動則可隨意顯示所要時間的上述資料。本表可隨時查詢各人的繳費情況。
以上是1999年清查時用表，將各年數(shù)據(jù)同時顯示于一個工作表中，故表格較大。以后每年與賬簿對應(yīng)，建立新賬時，建立新表。每年年度終了對賬結(jié)束，當(dāng)賬賬、賬實相附后，打印一份與賬簿一并保存下來，該Excel工作表則作附屬資料保存?zhèn)溆谩Ｄ瓿踔恍鑼?dāng)年在職人員選出（可用篩選方式），將本表第一、第二部分?jǐn)?shù)值復(fù)制到一個新建Excel工作表中，加上本年繳費基本情況及各月繳費詳情即可（以前年度累計繳費各欄可省略）。本年繳費基本情況及詳情的設(shè)計及其公式則與上述類似。年內(nèi)有新增職工的，加在后面。
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