英文書信格式知識

時(shí)間：2022-03-31 14:49:41 Letters 我要投稿

英文書信格式知識

　　英文書信在我們生活中有著很大的作用和用途，那我們知道它的格式要求嗎?下面小編搜集整了英文書信格式知識給大家，歡迎閱讀，供大家參考。

英文書信格式知識

　　英文書信格式

　　英文書信一般可由信頭、信內(nèi)地址、稱呼、信的正文、結(jié)束語、簽名、信封幾個(gè)基本要素組成。根據(jù)實(shí)際需要，還可以加上附件等要素。

　　① 信頭 ( Heading )

　　信頭又稱信端，一般寫在信紙的右上角，包括寄信人通信地址和寫信日期。第一行先寫寄信人的門牌號碼，再寫街道名稱;第二行先寫縣市名稱，再寫省份名稱，往右空兩個(gè)字母寬的位置，再寫上郵政編碼。如果信是寄給國外的，寄信人還應(yīng)該寫第三行，這行寫自己國家的名稱，最后一行寫寫信的日期。每行的后面可用標(biāo)點(diǎn)符號，也可以不用。如用，前面幾行的末尾都用逗號，寫信日期的后面則用句號，如：

　　Shangai No. 1 Middle School

　　Shanghai 200062,

　　P.R.China,

　　Nov.8, 2005.

　　② 信內(nèi)地址 ( Inside Address )

　　信內(nèi)地址位于左上角。在信頭之后，下空兩三行，從左邊頂格處寫起。第一行寫稱呼和姓名，第二行寫收信人的單位名稱，第三行寫地址，地址中每個(gè)詞的首字母要大寫，如：

　　Dr. David Fuller

　　Graduate Studies

　　Northern State University

　　1200 South Jay Street

　　Aberdeen, SD57401-7198

　　U.S.A.

　　③ 稱呼 ( Salutation )

　　在正式公文中，一般用Formal (正式)的稱呼;在半公半私的信件中，可用Less formal(次正式)的稱呼;在社交信件中，尤其是親屬與好友之間的通信，可用Informal(非正式)的稱呼。

　　④ 信的正文 ( The Body of the Letter )

　　一般來說，一封好的英文書信應(yīng)符合正確、簡潔、明了、禮貌這幾個(gè)基本要求。

　　書信的格式也有平頭和縮頭之分，在平頭里，每段每行的首字母與稱呼及信內(nèi)地址的首字母垂直排齊，每段之間的段距比行距要大一些，一般為兩行;在縮行式里，每段第一行首字母應(yīng)往右縮進(jìn)兩三個(gè)字母，每段之間的段距與行距相等。不論是平頭式還是縮行式，書信正文應(yīng)從稱呼之下兩三行處開始。

　　⑤ 結(jié)束語 ( Complimentary Close )

　　事務(wù)信件中常用的結(jié)束語有：

　　Truly yours,

　　Yours truly,

　　Respectfully yours,

　　Yours respectfully,

　　Faithfully yours,

　　Yours faithfully,

　　Sincerely yours,

　　Yours sincerely

　　社交信件中常用的結(jié)束語有：

　　Sincerely yours,

　　Yours sincerely,

　　Affectionately yours,

　　Yours affectionately,

　　Obediently yours,

　　Yours obediently,

　　Intimately yours,

　　Fondly yours,

　　Yours devoted friend,

　　Yours,

　　Ever yours,

　　As ever,

　　Lovingly yours,

　　Lovingly

　　⑥ 簽名 ( Signature )

　　寫信人要在結(jié)束語下面簽名，以表示對信件中的全部內(nèi)容負(fù)責(zé)。簽名和結(jié)束語應(yīng)寫在正文之下兩三行中間偏右位置，但現(xiàn)在為了打字方便，很多人將這兩個(gè)部分分別打和簽在信紙左端、正文之下兩三行處，與信內(nèi)地址、稱呼以及正文各段的左端垂直排齊，如：

　　Sincerely

　　_______Signature (簽名)

　　David Raymond

　　Chairman

　　Organising Committee of the Conference

　　⑦ 附言(Postscript)

　　可以用P.S. 補(bǔ)上遺漏的話。通常在信末簽名下面幾行的.左方，應(yīng)與正文齊頭。在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言。

　　⑧ 附件(Enclosure)

　　信件如果有附件，可在信紙的左下角，注上Encl: 或Enc:。如果附件不止一項(xiàng)，應(yīng)寫成Encls: 或Encs:

　　英文書信結(jié)構(gòu)要素

　　(1 )信頭(Letterhead)。

　　信頭包括發(fā)信人的地址和發(fā)信日期。很多人不太注意保留信封，在信內(nèi)的打上發(fā)信人地址就方便收信人回信。如果使用已經(jīng)印好信頭的信紙，就只要打上發(fā)信日期。信頭位于信的最上方，原則上首先按從小到大的順序(正好與中文書信相反)，門牌號碼和街名或單位名占一行(太長可占兩行)，城鎮(zhèn)名和郵政編碼占一行，國名占一行。然后是發(fā)信日期，它是信頭的最后一行，可以寫成日月年(英式)也可寫成月日年(美式)，如：May8，1996或8May，1996. 必然說明的是，月份要寫英文名稱，否則有可能產(chǎn)生歧義，如5/8/1996，美國人會理解為1996年5 月8 日，而英國人則理解為1996年8 月5 日。

　　(2 )封內(nèi)地址(Inside Address)。

　　封內(nèi)地址包括收信人的姓名和地址。封內(nèi)地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯(cuò)，收信人此時(shí)可將信退回或按封內(nèi)地址轉(zhuǎn)寄。封內(nèi)地址的第一行是收信人姓名，第二行職務(wù)，從第三行開始寫收信人地址，寫出法原則上和寫發(fā)信人地址一樣。

　　(3 )稱呼(Salutation)。

　　稱呼應(yīng)與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱呼為Dear Sir(英國用)或Dear Genteman (美國用)，一般用于給政府機(jī)關(guān)、官員的公函中，或用于首次往來的商業(yè)書信中。比較熟識的人由應(yīng)稱他的姓，最隨便也是最親近的稱呼是直呼其名，一般用于親朋好友，但應(yīng)注意，稱姓時(shí)只稱姓，不要又稱名，而稱名時(shí)不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對方為女性卻不知應(yīng)稱Mrs.還是Miss時(shí)可稱Ms. 。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)英國人習(xí)慣用逗號，而美國人習(xí)慣用冒號(親朋好友之間可用逗號)。

　　(4 )正文(Body)。

　　正文是信的主體，和中文書信的要求一樣，正文的內(nèi)容要主題突了出、層次清楚、語言簡潔、表達(dá)準(zhǔn)確。如果正文很長需要幾張信紙聯(lián)頁時(shí)，則應(yīng)在每張聯(lián)頁左上端都注明頁數(shù)和收信人名稱，如：Mr.WilliamJ.Hall

　　(5 )結(jié)束語(Complimentary Close)。

　　結(jié)束語是習(xí)慣的客套用語，它必須和前面的稱呼遙相呼應(yīng)。如果前面稱Dear Sir，則應(yīng)選擇下列結(jié)束語：Very simcerely yours ，Vedry respecrfully yours，Very truly yours ，Sincerely yours 或Yours sincedrely，Respe-crfullky yours 或Yours respecrfullyFaithfully yours 或 Yours faith-fully.如果前面稱姓，則應(yīng)選擇下列是結(jié)束語：Sincerely yours 或Yours sincerely ，Truly yours 或Yokkurs truly ，Yours ever. 如果前面稱名，則表示寫信人與收信人的關(guān)系親近友好，應(yīng)選擇下列結(jié)束語：SincerelyYours，Love，All my love.

　　(6 )簽名和發(fā)信人姓名(Signaturd and Name Addresser)。

　　簽名因?yàn)槭怯H筆手寫，可能不好辯認(rèn)，因此必須還要打印出來。簽名只需簽姓名，不需加Mr. 或Mrs.，以及學(xué)位頭銜等，但打印姓名時(shí)，因?yàn)橹形拿麤]有性別之分，所以中文拼音名前就加Mr.或Mrs.，Miss.，Ms.，以便收信人辨認(rèn)，英文名男性不必加Mr.，但女性要加Mrs.，Miss.，Ms. ，打印名后面可加學(xué)位頭銜等。

　　一封完整的英文書信必須依序包含上述六個(gè)要素。如果信件有附件并有必要提醒收信人，可在第六個(gè)要素之后加上附件注記(Enclosure 或Encl.)。如果整封信寫好后又發(fā)現(xiàn)遺漏了什么，可在附件注記之后加上又啟(Postscript)或其縮寫(P.S.)進(jìn)行補(bǔ)充。

　　英文社交書信常用句

　　1. i am so pleased/glad/delighted/thrilled to hear that…

　　2. please add my warmest congratulations to.

　　3. it was a great pleasure to hear the good news that …

　　4. congratulations on your recent promotion.

　　5. please accept my congratulations on.

　　best wishes for the future

　　(a) i wish you every success.

　　(b) all the very best for the future.

　　(d) may your future be as successful as you have always been.

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