商務英語信函的寫作

時間：2020-11-23 19:12:24 Letters 我要投稿

商務英語信函的寫作

　　商務英語信函寫作

商務英語信函的寫作

　　摘要：商務英語信函是國際貿(mào)易的重要通訊手段。它具有自身獨特的語言特點、寫作方法和技巧。本文通過敘述商務英語信函的寫作特點，總結(jié)了商務英語信函的寫作方法和技巧。

　　關鍵詞：商務英語信函;寫作特點;寫作方法和技巧

　　一、引言

　　隨著全球經(jīng)濟的發(fā)展及我國對外貿(mào)易的不斷擴大，我國的經(jīng)濟飛速發(fā)展。同時我國與世界各國的國際商務關系也進一步發(fā)展深化，商務英語在國際經(jīng)濟貿(mào)易活動中的作用也日益突出。從雙方之間建立業(yè)務關系到一項交易成功，這期間的大量書面磋商工作都是通過商務英語信函來實現(xiàn)的，是買賣雙方進行磋商的重要手段和途徑。因此,如何最大限度地發(fā)揮商務英語信函的重要作用成了商業(yè)活動中的重要組成部分。作為英語的一種特殊語體,商務英語信函具有其自身獨特的語言特點。本文通過敘述商務英語信函的寫作特點,為商務英語信函寫作提供一些方法和技巧。

　　二、商務英語信函的寫作特點

　　1、用詞專業(yè)化

　　在國際商務活動中，從詢盤、發(fā)盤、還盤到接受，都離不開商務英語信函。它關系著買賣雙方之間的貿(mào)易合同是否成立。因此，它需要用專業(yè)的詞匯、句子、固定短語來書寫。尤其是涉及達到國際貿(mào)易術(shù)語、國際商務組織、支付方式、信用證的催證、審證和改證以及國際貨物的包裝、運輸、保險和索賠等的專有詞匯的表達。

　　2、內(nèi)容簡明化

　　在進行信函寫作時，應開門見山，沒有必要寫太多繁瑣的客套話，這樣可能使對方認為你阿諛奉承。選擇一些雖短但意義確切的詞語，可以給人留下良好的印象，并可省去對方逐字推敲詞義的麻煩和時間。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”，用“expedite”代替“speed up”等。商務英語信函的篇幅應以一張紙為限，“短”為宜，一個段落最好不超過10行，使句子表達更精煉，信函表意更明確，內(nèi)容更簡明。

　　3、語言規(guī)范化

　　隨著我國對外貿(mào)易的日益頻繁，商務英語信函的語言使用已越來越規(guī)范化。但目前在一些商務資料、往來信函中仍存在許多不規(guī)范的英語在被公式般地使用，如“at an early date”、“enclosed please find”“、reason is because”等等。有一個行之有效的方法可以解決這個問題，即向英語國家的客戶學習，研究對方發(fā)來的商務英語信函，琢磨其用詞造句，逐步改進自己的不足之處。除以上應注意的問題之外，還應稍加注意商務英語信函的語氣。因為寫信的語氣表明了寫信的態(tài)度。禮貌及時地回復對方的來信，會讓對方產(chǎn)生友善的反應，能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能夠使雙方在一個共同利益上達成共識，從而有助于我們在競爭中占據(jù)一席之地。反之，命令、生硬、蠻橫的語氣會使信函達不到預期的目的。

　　三、商務英語信函寫作方法和技巧

　　1、用語應正式、規(guī)范，用詞嚴謹、準確

　　商務英語信函是一種公文性質(zhì)的信函，其內(nèi)容涉及商務活動的多個方面，目的.在于建立業(yè)務關系并達成交易，因此商務英語信函首先要注意語言的正式、規(guī)范。商務英語信函大量使用書面語和專業(yè)詞匯。常使用書面語，如：with regard(關于)，deliver(傳送)，purchase(購買), request(要求)等。常使用專業(yè)詞匯，如：credit(信用證)，honor(承兌)，claim(索賠)，draft(匯票)等。 2、語言應清楚明確，不產(chǎn)生任何歧義和模糊

　　在經(jīng)貿(mào)易往來中，交易雙方處于不同的國家和地區(qū)，由于語言文化和歷史背景的差異，交流的對象不同，極易產(chǎn)生誤解，而根據(jù)國際貿(mào)易慣例和法規(guī)，交易雙方往來的信函是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要力求準確無誤。書寫商務英語信函，在詞匯選擇上，要更加靈活、更加專業(yè)。如：“關稅”用tariff而不是tax，“開始”用initiate而不是start，“熟悉”用acquaint而不是be familiar with等。

　　3、內(nèi)容應簡潔明了，但又不失禮節(jié)

　　商務英語信函應簡潔明了，避免使用過多的累贊語，但是簡潔不是簡短，要把信函所涉及的內(nèi)容說清楚。在簡潔和禮貌相沖突時，要選擇禮貌，而不是一味地簡潔。人們在長期使用商務英語信函時，逐步形成了許多約定俗成的專業(yè)術(shù)語，恰當?shù)匕堰@些術(shù)語應用在商務英語信函的書寫中，不但能使信函內(nèi)容簡潔明了，又給對方留下良好的印象，有利于促進友誼，最終促成交易。在簡潔方面，常用一些縮略語。

　　例如：

　　①常見的價格術(shù)語：FOB(Free On Board 離岸價);FCA(Free Carrier 貨交承運人);

　　②常見的貨幣單位：RMB(Ren Min Bi 人民幣)，U.S.D.(U.S. Dollar 美元); ③常見的支付方式：D/A(Document Against Acceptance 承兌交單)，D/A(Document Against Payment 付款交單);

　　④其它常見的縮略語：AGM(Annual General Meeting 年度股東大會)，AOB(Any Other Business 任何其他事項)，ASAP(as soon as possible 盡快)，B/L(Bill of Lading 提單)，CEO(Chief Executive Officer 首席執(zhí)行官)。諸如此類的例子還有很多，這里就不一一列舉了。

　　4、在商務英語信函寫作中用語應委婉、禮貌

　　商務英語信函是貿(mào)易雙方間的文字交談，禮貌可以帶來友誼，可以達成交易，可以帶來利潤，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂意與我們合作，愿意與我們達成協(xié)議，從而有助于我們在競爭中占據(jù)一席之地。在商務英語信函中的用語上，應體現(xiàn)出自己的文雅、婉轉(zhuǎn)、盡量少直接說“不”字，盡管有時候會遭到對方的拒絕，但一定要注意語氣委婉，做到中性用詞，盡量做到既表達了自己的意愿，又不傷害對方的顏面，不破壞長期友好的貿(mào)易伙伴關系。例如：

　　We shall be grateful ( thankful/obliged ) if you would… 如能„„將不勝感激。

　　We are appreciated your early reply. 如能早復，不勝感激。

　　Your letter expressing the hope of entering into business connection with us has been received with thanks. 你方表達愿與我方建立業(yè)務關系的來函收悉，謝謝。

　　委婉的表達方式給對方一種被尊敬的感覺，有利于交易的達成，即使達不成交易也不會失去雙方的良好形象，為以后的交易打下堅實的基礎。

　　“禮貌”除了體現(xiàn)在商務英語信函的用詞恰當?shù)皿w上，還體現(xiàn)在回復信函的及時性，以及在商務英語信函的書寫中要處處從對方的角度去考慮問題上。

　　四、結(jié)語

　　商務英語信函是國際商務活動中的一種重要交流方式。我們在寫商務英語信函時，一定要牢記把握商務英語信函的特點，遵循商務英語信函的寫作原則，使用寫作方法和技巧，這樣才能更好地寫出一手漂亮的信函，從而達到雙方交流的目的，促進交易的達成。

　　參考文獻：

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