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      如何寫商務英語報告?

      時間:2020-11-04 14:25:04 商務英語 我要投稿

      如何寫商務英語報告?

        商務報告是指針對某種特殊的、有意義的商務目的,向一個人或多個人提供的公正、客觀和有計劃的事實陳述。報告中所陳述的事實必須與事件、條件、質量、進展、結果、問題或提議的解決方案有關,幫助當事人了解復雜的商業情況,計劃進程,解決問題,使上級領導就一系列事件做出決策。

      如何寫商務英語報告?

        商務英語報告則是以英語語言撰寫的商務報告。按種類劃分,常見的'有:事件調查報告(Investigative Reports)、意見調查報告(Survey Reports)、周報告(Weekly Reports)、月度報告(Monthly Reports)、進展報告(Progress Reports)、市場調查報告(Market Research Reports)、可行性研究報告(Feasibility Reports)等。盡管這些報告都有自身的特點,但它們都遵循商務英語報告總體寫作原則。

        今天我們先來看一下商務英語報告寫作的總體原則:

        在撰寫商務英語報告時,應確保報告內容準確無誤(Accurate)、簡明扼要(Brief),結構清晰(Clear),建議明確果斷(Decisive),故簡稱ABCD原則。具體內容如下:

        內容準確無誤:報告的正確性不僅僅是指英語語法、標點符號和拼寫,更重要的是其內容要敘述的正確。報告的事實陳述部分既不能因嘩眾取寵而夸大其詞,也不能因其涉及的令人不愉快的消息而低調陳述。實事求是、準確無誤是報告寫作的重要原則。

        內容簡明扼要:報告的長短一般取決于報告的內容及其正式程度。正式報告篇幅一般較長,而非正式報告則較短。不論何種報告,報告的語言必須簡潔、流暢,切忌陳詞濫調。一份拖沓冗長的報告不僅寫時費力,對方閱讀更浪費時間。撰寫商務英語報告時要盡量避免羅嗦,用盡可能較少的文字,完整、清楚地表達需要表達的意。

        結構清晰明了:用數字、符號標明段落、層次、要點等,加強邏輯性,使讀者一目了然。

        建議明確果斷:多數報告都有結論和建議部分,是報告的核心。撰寫時,應確保報告的結論和建議是經過充分論證而得出的,而且應明確果斷,切忌模棱兩可。

        在撰寫報告之前,應做好充分的準備。因此,撰寫者不妨應先回答以下幾個問題:

        報告的目的:為什么寫這份報告?

        報告的讀者:誰是報告的讀者?他(們)知道什么信息?他(們)需要什么信息?

        報告的素材:撰寫這份報告需要收集哪些信息?到哪里去收集這些信息?

        報告的結構:如何構思報告?如何做到報告結構清晰,便于讀者閱讀?是否需要自己設計報告的格式還是公司有現成的格式可以參照?

        報告的寫作期限:報告何時須上交?

        回答完以上問題后,可以按照以下四個步驟進行運作:

        1. 收集信息(Collecting Information):收集信息可以采取口頭或書面形式。口頭形式包括面對面溝通或電話溝通獲取信息等;書面形式指的是用辦公室便函(Memos)、電子郵件(Emails)、問卷調查(Questionnaires)等手段向公司內部或外部索取信息。此外,查閱公司的相關材料(如產品目錄、價格單等)也屬于書面收集信息形式。

        2. 謀篇布局(Planning the structure):確定報告寫作的目的,對收集到的信息進行整理、分類,刪除無關信息。然后按照信息的重要程度進行合理排列,列成提綱。若需要擺放插圖或圖表,也應在這一階段確定其在報告中的位置。

        3. 撰寫草稿(Writing the draft):撰寫報告的各個部分。

        4. 校對編輯(Proofreading and editing):校對編輯報告寫作的最后一個過程也是極其重要的一個過程,很遺憾這一過程往往被人忽視。撰寫人寫完草稿后應對報告進行全面檢查,檢查的具體內容包括兩方面:一是語言,包括語法、拼寫、標點符號、語言風格等;二是信息,包括數據、圖表、觀點等。檢查后,應對報告進行編輯,盡量做到報告便于讀者閱讀。

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