內蒙古工業(yè)大學學生檔案管理辦法
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內蒙古工業(yè)大學學生檔案管理辦法
為嚴格規(guī)范我校學生檔案管理，保證學生檔案管理的標準化、制度化，提高學生檔案工作管理水平，依據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》的有關規(guī)定，結合我校實際，制定本辦法。本辦法適用于學校本、專科(高職)畢業(yè)生。
一、學生檔案材料的整理、歸檔與管理
1、學生檔案實行集中統一管理原則，確保檔案材料的完整、準確。各有關單位對學生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實責任、嚴格程序。
2、學生檔案由各學院指定專人負責管理。各有關單位應在學生畢業(yè)前將相關檔案材料移交各學院歸入學生檔案。
3、歸檔材料包括普通高等學校招生考生檔案、普通高等學校全日制畢業(yè)生登記表、全國普通高等學校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書、國家學生體質健康標準登記卡(大學)、內蒙古工業(yè)大學錄取通知書、內蒙古工業(yè)大學學生成績單、內蒙古工業(yè)大學本科生畢業(yè)設計(論文)綜合成績評價表、內蒙古工業(yè)大學學生健康體檢表、獎懲材料等。
4、檔案保管要做到整潔衛(wèi)生，并注意防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等。
5、檔案管理人員要定期對檔案進行全面檢查和核對，做到帳物相符。有特殊情況要隨時匯報，查明原因，及時處理。
二、學生檔案的交接與轉遞
1、畢業(yè)生離校后，各學院應及時與招生就業(yè)處進行檔案交接，并履行交接手續(xù)。畢業(yè)生檔案由招生就業(yè)處依據就業(yè)情況通過特快專遞(或機要件)、派人送達等方式轉遞。
2、畢業(yè)生檔案原則上不允許自帶。如遇特殊情況，須提供單位調檔信函及來人證件后，方可辦理相關手續(xù)。
3、檔案寄發(fā)、送達、領取前，需對檔案進行密封處理，每份檔案的存根與回執(zhí)對應存檔，以備核查。
4、升學畢業(yè)生的檔案依據錄取通知書或調檔函件轉遞。
5、申請派遣的結業(yè)生，如需轉檔，可由結業(yè)生本人向學校提出轉檔申請，檔案轉至申請地，檔案中不配入“普通高等學校全日制畢業(yè)生登記表”;未申請派遣及未提交轉檔申請的.結業(yè)生，檔案由所在學院統一管理，待取得畢業(yè)資格并換發(fā)畢業(yè)證后，根據本人申請轉遞。
6、大學生服務西部等基層就業(yè)服務項目按照政策要求轉遞或暫存檔案。
7、畢業(yè)后未就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案原則上由學校轉至其生源所在地人才服務中心或相關部門。
8、因故被退回的學生檔案，需提供核實后的轉檔地址辦理轉檔手續(xù);退檔后半年內畢業(yè)生未提供有效轉檔地址的，學校將重新轉檔到畢業(yè)生生源所在地人才服務中心或相關部門。
三、學生檔案的查詢和調閱
1、學生檔案作為機要文件保存，原則上不外借、不對外查閱。
2、如有關單位調閱學生檔案，須提供單位介紹信，經核實無誤后，填寫檔案查閱登記表后，可在指定地點、規(guī)定時間內調閱。
3、學生檔案的轉檔存根在學生畢業(yè)兩年后轉至校檔案館，如需查詢須提供介紹信及有效證件。
本辦法由內蒙古工業(yè)大學畢業(yè)生就業(yè)工作領導小組辦公室負責解釋。
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