寫好商務英語郵件的小技巧

時間：2024-08-27 13:03:02 商務英語我要投稿

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寫好商務英語郵件的小技巧

　　在外企工作，難免要用到英語來寫商務郵件，下面小編來給大家介紹一下寫好邵武英語郵件，希望能幫到大家!

寫好商務英語郵件的小技巧

　　時刻牢記“簡潔”二字。人們都很忙，不想在閱讀郵件上花費太多時間。寫郵件時盡可能的精確，保證每一句話都有價值。

　　發送郵件前通讀一遍，檢查并刪除冗余的信息

　　如果情況允許，郵件盡量不要超過5個段落，每個段落不超過5個句子，但此條不適用于必須涵蓋大量細節的郵件。

　　使用主動語態代替被動語態。英國著名小說家George Orwell曾經說過，Never use the passive where you can use the active.

　　試比較以下兩個句子：

　　I throw the ball.

　　The ball is thrown [by me].

　　主動語態較之被動語態更加方便閱讀，這是由于主動語態強調行動者，而被動語態強調被施加行為的事物。

　　郵件地址最好在真實姓名上稍作變化，比如加上句點(.)，連字符(-)或者下劃線(_)。如果想要別人認真對待你的郵件，最好不要在郵件地址上使用自己的昵稱或其他搞笑名稱。

　　“主題”使用6-8詞概括郵件主旨。最好使用精要的主題，讓收件人一看便知郵件的主要信息或者應該采取的行動。有些人一天中會收到數百封郵件，他們可能只會打開“主題”與他們相關并一目了然的郵件。

　　正確“主題”范例：

　　Marketing meeting 6/7 at 3 PM. Can you attend?

　　The printer broke. Can I replace for $200?

　　Your PetsAlive.org shipment will arrive on 9/8.

　　錯誤“主題”范例：

　　A meeting

　　A printer

　　On the way to you

　　排版上方便收件人迅速瀏覽。可采用粗體突出重點信息、列表陳述有關項等方式，以便收件人能迅速得到想要的信息。段落之間需插入一空行，以方便閱讀，段首頂格書寫。

　　給出網址或附件，方便收件人的下一步動作。在郵件中給出需要收件人訪問的網址或需要閱讀的附件，切忌讓收件人在其他郵件中尋找這些信息。

　　正確范例：

　　"The agenda for the marketing meeting is in this Google doc URL: Google.com/sample"

　　錯誤范例：

　　"The agenda for the marketing meeting is in the email I sent you on the 4th."

　　盡量使用積極的詞匯。首先看看這些詞：helpful, good question, agreed, together, useful, I will do my best, mutual, opportunity. 再看這些詞：busy, crisis, failure, forget it, I can’t, it’s impossible, waste, hard.你使用的詞匯代表了你的人生態度，所以請謹慎用詞。

　　說出想要收件人采取的行動。直接而清楚地說出你的需求，不要讓收件人猜。

　　如果是同時發送給多人的郵件，直接說出需求尤為重要。此外，說出那個你想要他(她)采取行動的人的名字，比如："Elizabeth: Would you prefer I go down path A or path B here?"

　　如果郵件用途只是提供給收件人相關信息，而非請求其采取行動，那么在“主題”或郵件正文首句處標上“FYI”(for your information)

　　發送郵件前需校對。盡可能保證郵件不含語法錯誤與拼寫錯誤，使用正確的標點符號。

　　如果是發送給很多人的或者極其重要的郵件，可能需要在發送前找其他人校對幾遍。

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