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跟單員考試基礎理論輔導：跟單工作流程
一、跟單員跟單工作流程
(一)外貿公司跟單工作流程
外貿公司跟單工作包括選擇生產企業(yè)、簽訂收購合同、籌備貨物、進程跟蹤、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。
(二)生產企業(yè)跟單工作流程
具備對外進出口經營權的生產企業(yè)是我國外貿進出口的主體之一，隨著我國加人WTO和外貿法的實施，具有外貿經營權的生產企業(yè)越來越多，許多國際買家也熱衷于直接從這些生產企業(yè)采購商品。“工廠跟單”，實質上屬于生產型企業(yè)的內部跟單。
其一般流程包括：推銷公司產品、簽訂外銷合同、籌備貨物、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。
二、出口貿易一般流程
(一)選擇供應商或生產企業(yè)
在選擇供應商或生產企業(yè)時，需注重考察生產企業(yè)的資信，是否具有生產能力，能否保證質量、保證按期交貨，產品是否有對外貿易的競爭力等。
(二)生產企業(yè)推銷本企業(yè)產品出口
這一過程中，跟單員的主要工作內容有：
1.了解目標市場的需求特點和客戶采購偏好;
2.了解并掌握公司產品的主要性能、工藝、質量標準、原材料構成、生產周期等;
3.了解并掌握公司產品的包裝材料和包裝方法;
4.了解并掌握公司產品的裝箱率、集裝箱可裝數量;
5.掌握公司產品的價格和相關原材料價格;
6.了解近期本幣對外幣的兌換價格及變化趨勢，即匯率和變化趨勢。
(三)建立對外業(yè)務關系，確定出口貿易對象
建立業(yè)務關系可以通過信函、電子商務、電子郵件、傳真、參加國內外各種交易會和展覽會、我駐外的使領館、商會、企業(yè)名錄、報紙雜志上的廣告等途徑搜尋或結識國外客戶。
(四)洽談業(yè)務
洽談業(yè)務是指買賣雙方就某一種商品進行洽談，內容包括價格及價格條件、貨物的技術規(guī)格、包裝、貨款的支付方式和時間、運輸方式、爭議的解決方式和地點、貨物數量、交貨時間、保險、貨物的檢驗標準和地點等。洽談業(yè)務可以通過信件、傳真、電子郵件等不見面的洽談方式，也可以采用與客戶見面洽談的方式。在洽談業(yè)務前必須事前作好充分準備。
(五)簽訂對外合同
跟單員在這個階段，通常是輔助外貿業(yè)務員做好以下主要工作：
1.整理雙方達成的事項內容;
2.將客戶的工藝單和要求轉換為本公司的制造工藝單;
3.落實生產企業(yè)(車間)，并完成確認樣;
4.檢查確認樣，將符合客戶或工藝單要求的樣品寄送客戶，等待確認消息;
5.根據客戶的確認意見，改進確認樣，直至客戶確認樣品;
6.做好合同項下訂單生產前的一切準備工作等。
(六)買方開立信用證
外貿合同中若確定是以信用證方式結算貨款，賣方(出口方)在簽訂外貿合同后，應及時將“開證資料”(內容主要有出口方的開戶銀行名稱、地址、SWIFT號碼等資料)通知買方(進口方)，買方應嚴格按照合同的各項約定按時開立信用證，這也是買方履約的前提。
賣方在收到買方開立信用證后，首先要根據合同審核信用證。
在確認信用證中沒有不可接受的條款后，開始投料生產;另外，賣方也可以在收到客戶支付部分貨款(通常是合同金額的20%^-30%)訂金后，投料生產。
(七)簽訂內貿收購合同
在確定生產企業(yè)后，需要對某個商品的生產規(guī)格、價格、數量、質量、交貨期、付款時間等作出具體的約定，并以書面形式記載，由生產企業(yè)(供貨方)和收購方的法人或法人授權代表在合同上簽字蓋公章，以示合同生效。
(八)履行合同
這一期間跟單員需要做的主要工作有：測算企業(yè)實際生產能力、原材料采購、生產進度跟蹤、產品包裝、生產質量檢驗等。
(九)商檢(客檢)與報關
當貨物生產完成時，對于法定商檢的貨物，在備妥貨物后，跟單員應在報關前提前向產地商檢局預約安排商檢，只有經商檢局簽發(fā)的檢驗合格證書(一般是紙質的“出境貨物通關單”和通過商檢網絡傳輸的“出境貨物換證憑條，’)，海關才放行，凡檢驗不合格的貨物，經返修后仍不合格，則不得出口。
除了國家商檢外，還有客戶到生產企業(yè)進行檢驗(簡稱客檢)。對于合同約定由買方(客戶)檢驗的，要提前聯系買方，確定具體的檢驗日期。一般而言，經“客檢”合格的商品，買方會出具“客檢證”。不論是國家商檢，還是“客檢”，都是在生產完成并包裝入箱后進行的。
(十)安排運輸與保險
跟單員在這個階段，必須做好以下主要工作：
1.物流運輸的跟蹤。在訂單完成后，經過檢驗、報關等環(huán)節(jié)，貨物按預定的艙位裝船起運。由于貨物運輸多數是依靠集裝箱運輸的，跟單員必須了解集裝箱尺寸，合理估算集裝箱內貨物裝載量。
2.報告最終可出口產品數量(包括外箱等包裝數量)、體積、重量等數據，配合其他部門(如單證部、儲運部)辦理租(配)船訂艙工作和保險事宜;
3.如果是全程跟單，則需向貨運代理或船務代理辦理租(配)船訂艙，并在運輸工具啟運前完成保險事宜。在貨船離港后，需向貨運代理或承運人取得符合要求的運輸單據。
(十一)制單結匯
在這一階段中，跟單員必須了解交單議付所需單證的種類，從哪里能得到這些單證;有了單證之后，還需要對單證進行整理，為正確及時制作結匯單證創(chuàng)造條件。
(十二)外匯核銷與出口退稅
按照國家的有關外匯管理規(guī)定，出口企業(yè)在貨物出口和收匯后，必須辦理出口收匯核銷手續(xù);而出口退稅是指一個國家或地區(qū)對已報送離境的出口貨物，由稅務機關將其在出口前的生產和流通的各環(huán)節(jié)已經繳納的國內稅金(增值稅、消費稅)等間接稅稅款退還給出口企業(yè)的一項稅收制度。
出口退稅的單證的主要單證有：出口報關單(出口退稅專用聯)、出口收匯核銷單、增值稅發(fā)票、出口銷售發(fā)票。各種單證的內容(如商品品名、數量、計量單位等)要相互一致，不矛盾，并在規(guī)定的時間內向稅務機關(國稅)辦理退稅手續(xù)。
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