Word使用效率翻倍的技巧

時間：2024-08-28 15:35:01 office辦公我要投稿

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Word使用效率翻倍的技巧

　　word 是學(xué)生和職場人士最常用的一款軟件之一。但一旦遇到較復(fù)雜的排版情況，很多人可能被折磨得發(fā)狂。在一次次受虐之后，發(fā)出一聲感嘆——Word真™難用!但是，只要你掌握Word的核心技巧，工作就不再是煎熬!

　　01 批量復(fù)制粘貼格式

　　如果要把標(biāo)題一的格式復(fù)制給其他標(biāo)題，該怎么做呢?

　　大多數(shù)人都知道用格式刷，但是操作過程是這樣的：

　　① 選中標(biāo)題一

　　② 單擊格式刷

　　③ 點擊標(biāo)題二

　　④ 再次選中標(biāo)題一

　　⑤ 再次點擊格式刷

　　⑥ 點擊標(biāo)題三

　　……

　　循環(huán)重復(fù)，直到全部刷完為止

　　但是很多人竟然不知道：格式刷還可以連刷!

　　選中標(biāo)題一后，雙擊格式刷，就能省去重復(fù)點擊格式刷的操作，直接把格式刷給其他標(biāo)題。

　　(PS：PPT中的動畫刷也能雙擊后連刷)

　　但是復(fù)制粘貼格式，我更喜歡直接用快捷鍵。眾所周知，Ctrl C / V 是用來復(fù)制粘貼內(nèi)容的。但又有多少人知道，加上 Shift 鍵后他們會變成什么。

　　用快捷鍵的好處，按下C后，格式直接保存在后臺，需要用時按一下V。即使復(fù)制后，中間有做過其他編輯操作，仍然可以繼續(xù)粘貼。而在跨頁面粘貼格式時，不用擔(dān)心意外退出格式刷。(PS：PPT中也可以用哦)

　　但是即使用 Ctrl shift V，還是要一次次選中目標(biāo)對象，把格式粘貼過去。如果我有10個標(biāo)題，還是要操作10次。

　　有沒有辦法可以一次就批量完成格式復(fù)制粘貼呢?

　　有!Word里邊非常神奇的一個功能，叫選中格式相似文本

　　02 批量選中格式相似文本

　　先 Ctrl Shift C 把標(biāo)題一的格式復(fù)制到后臺。然后點擊標(biāo)題二，再點擊下圖所示的按鈕，把所有標(biāo)題選中。

　　再Ctrl Shift V一下就能全部搞定。

　　要提高操作效率，最有效的，是掌握一個重要心法：重復(fù)的操作必有批量完成的方法!如果有批量完成重復(fù)操作的意識，主動地去找解決方法，就能事半功倍。

　　① 要重復(fù)調(diào)整多個段落的格式 —— 批量選中，批量粘貼格式

　　② 要在頁面頂部重復(fù)插入公司Logo —— 在頁眉里插入Logo

　　③ 重復(fù)的錯別字要全部修正 —— 替換法

　　……

　　如果你要開始寫一篇很長的文檔，比如論文、活動方案、標(biāo)書等，下面這個技巧就一定要會!它是整個Word排版的核心，用好它，能夠大大節(jié)省反復(fù)修改的時間。

　　03 樣式管理-批量套用和修改的秘訣

　　先設(shè)置好1個一級標(biāo)題的格式，然后點擊右鍵【更新并匹配到標(biāo)題1樣式】，就將級別1的標(biāo)題格式放到樣式庫中。

　　其他文字要使用1級標(biāo)題的格式怎么辦?只需要點擊標(biāo)題樣式就可以直接套用!再繼續(xù)輸入文字，會自動變成標(biāo)題1格式。

　　有了這個功能，就再也不用擔(dān)心，BigBoss突然說

　　一級標(biāo)題全部縮小一號，顏色全部換成喜慶大紅色……

　　為什么?

　　因為全部一級標(biāo)題都套用了標(biāo)題1樣式，只需要改其中一個標(biāo)題的格式，然后右鍵更新匹配到標(biāo)題1，全部一級標(biāo)題的格式就全部改完，1秒鐘搞定!

　　樣式就相當(dāng)于一個容器，把所有的格式(大小、行距、顏色、縮進(jìn)、邊框、底紋等等都包含在內(nèi))都打包放在了這個容器里，你需要用到時，點擊一下，就把這些格式套在你所選的文字段落上。

　　只要先規(guī)劃好各級文本的樣式，在寫作時就可以直接套用。這樣就可以專心在內(nèi)容編寫上，而不用操心格式問題。

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