office辦公軟件使用指南

時間：2024-07-12 20:38:07 office辦公我要投稿

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office辦公軟件使用指南

　　辦公軟件看似簡單，其實花樣很多，尤其Word和Excel表格。但其實只要用心多練，效率輕松提升個十倍百倍還真不是問題!趕緊和YJBYS小編一起來學習吧~

　　1、妙用ALT鍵-鍵盤之王

　　Alt是單詞“Alter”的縮寫，意思為“改變”

　　在Windows操作平臺下，Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵，能極大提高工作效率。

　　按住Alt，可以選擇文章的矩形塊文檔，然后Ctrl+C就可以復制，或你可直接修改這部分文字。

　　Alt鍵在Office里的秘密還遠不止如此：

　　按住Alt鍵(或同時按住鼠標上的兩個按鈕)再拖動左右(上下)邊距，可精確調整其值(在標尺上會顯示具體值)。

　　用Shift+Alt+上(或下)方向鍵能夠調整文檔中段落的順序，也可以調整Word表格中的行序。

　　此外，Alt+F8 可顯示用于運行、編輯或刪除宏的“宏”對話框。

　　2、F4-Word里的大神器

　　很多人都不知道，其實F4鍵是Office中的大神器!

　　Office中的“F4” - 重復上一步操作。什么意思呢?

　　比如我輸入abc，按一下F4, 就會自動再輸入一遍abc;

　　比如我剛剛為某一段文本設置好字體、顏色、縮進、格式。選擇另一段文本，再按F4，就自動把剛剛設置的動作再重復一遍，應用到現在新選擇;

　　還可以干什么?做表格時候，“在下方添加新行”這樣的命令，全部都可以用F4重復!

　　最后，F4在PowerPoint也是同樣的，可以干好多事!

　　3、Ctrl+字母快捷鍵閃瞎雙眼

　　Word是當之無愧的文字編輯神器，一些快捷鍵可以讓你分分鐘變身文字達人。

　　其實，絕大多數的快捷鍵都是和Ctrl鍵有關

　　Ctrl+K：打開“插入超鏈接”對話框。

　　Ctrl+Shift+L：給光標所在行的文本加上“項目符號”。

　　Ctrl+M：同時增加首行和懸掛縮進。

　　Ctrl+Shift+M：同時減少首行和懸掛縮進。

　　Ctrl+N：新建一個空文檔。

　　Ctrl+O(或Ctrl+F12)：打開“打開”對話框。

　　Ctrl+P(或Ctrl+Shift+F12)：打開“打印”對話框。

　　Ctrl+R：使光標所在行的文本右對齊。

　　Ctrl+S：為新文檔打開“另保存為”對話框，或對當前文檔進行保存。

　　Ctrl+T：增加首行縮進。

　　Ctrl+Shift+T：減少首行縮進。

　　Ctrl+U：給選中的文字加上下劃線(再按一次，去年下劃線)。

　　Ctrl+V：將剪貼板中的文本或圖片粘貼到光標處。若剪貼板中有多個內容，則將最后一條內容粘貼到光標處。

　　Ctrl+X：將選中的文字剪切到剪貼板中。

　　Ctrl+Z：撤銷剛才進行的操作(可以多次使用)。

　　Ctrl+0：將選中的文本每段前增加12磅的間距。

　　Ctrl+1：若選中的文本行距不是“單倍行距”，則將其快速設置為“單倍行距”。

　　Ctrl+2：將選中的文本行距設置為“兩倍行距”。

　　Ctrl+5：將選中的文本行距設置為“1.5倍行距”。

　　Ctrl+F2：快速執行“打印預覽”功能。

　　Ctrl+F4：關閉當前文檔。

　　Ctrl+F5：使窗口還原到最大化之前的狀態。

　　Ctrl+Shift+F5：打開“書簽”對話框。

　　Ctrl+Shift+F8：激活列選擇功能，即通常所說的選擇豎塊文本(再按一次或按ESC鍵，取消該功能)。

　　Ctrl+F9：在光標處插入一域記號“{}”(注意：直接輸入的一對大括號不能作為域記號)。

　　Ctrl+F5：使窗口還原到最大化之前的狀態(再按一次，就會使窗口再次最大化)。

　　Ctrl+Deltet：刪除光標后面的一個英文單詞或一個中文詞語(可反復使用)。

　　Ctrl+退格鍵：刪除光標前面的一個英文單詞或一個中文詞語(可反復使用)。

　　Ctrl+Enter：將光標后面的內容快速移到下一頁。

　　Ctrl+End：快速將光標移到文末。

　　Ctrl+Home(或Ctrl+Page Up)：快速將光標移到文首。

　　Ctrl+Insert+Insert(即按兩下Insert鍵)：快速打開或更改“任務窗格”到“剪貼板”狀態。

　　Ctrl+~：打開中文輸入法的“在線造詞”功能。

　　Ctrl++：快速切換到下標輸入狀態(再按一次恢復到正常狀態)。

　　Ctrl+Shift++：快速切換到上標輸入狀態(再按一次恢復到正常狀態)。

　　4、巧用“文檔比較”-解放你的雙手

　　Word中的“審閱”功能大家可能都知道了。通過點擊“修訂”按鈕，別人做的任何修改，都會留下痕跡。

　　如果對修改的內容無異議，即可選擇“接受所有修訂”，一鍵搞定。

　　然而很多時候對一份word文檔進行多次修改，且很多人不善于使用“審閱”中的“修訂”功能，導致文檔被修改過很多次后想查找對哪些細節進行過修改比較麻煩。

　　當然word視圖功能中有“并排查看”功能，但是比起“比較”功能還是遜色很多。

　　有一次審閱合同，對合同的很多處細節做了修改，修改的過程沒有做任何標記，很多天后合同發給對方簽署，對方要求將之前合同(word版)所有有過變動的地方都標記出來，以方便對方審核。

　　可是時間過去很久了，對方又要的急，所以就用到了“審閱”下的“比較”功能，很快的查找出了做過修改的各個細節，大大提升了工作效率。

　　Excel表格技巧

　　1.將文字顛倒順序

　　復制正常順序對象→在字體前加@→點擊向下旋轉文字→點擊自動換行

　　2.制作打鉤方框

　　輸入"R"→設置字體為Wingdings2

　　3.給漢字標注拼音

　　標注拼音→輸入漢字→選擇拼音設置→居中→編輯拼音→輸入拼音→顯示拼音字符

　　4.插入帶音調的拼音

　　標注帶音調的拼音→插入-符號→拉丁語擴充-B→輸入帶音調的拼音(備注：動圖中“們”應為第二聲。)

　　5.用斜線分割單個單元格

　　選中對象→插入形狀(直線)→ALT+鼠標快速定位單元格邊角→F4 重復動作，添加分割線→插入文本框→調整字體

　　6.隱藏不需要顯示區域

　　選中對象→Ctrl+1→點擊自定義→輸入;;;

　　7.分段顯示手機號碼

　　選中號碼→Ctrl+1→點擊自定義→輸入000-0000-0000

　　8.數據以萬為單位顯示

　　選中對象→Ctrl+1→點擊自定義→輸入0!.0,"萬"

　　9.對個案百分比排序

　　選中對象→排序→取消勾選數據包含標題→選擇序列

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