4種有效的職場時間管理方法

時間：2024-05-09 09:36:24 時間管理我要投稿

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4種有效的職場時間管理方法

　　引導語：頂級管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎?他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的?頂級人士井井有條的一天究竟是個什么樣子?

4種有效的職場時間管理方法

　　頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間——基本工

　　作點核對方案

　　定點核對法

　　面對不斷變化的時間，你會選用怎樣的時間管理方法thldl呢?對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對于許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什么固定的框框。

　　在彈性的時間安排中，只需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以了。

　　一般有這3種類型的基本工作點必須查對，即基于功能的工作要求、基于內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

　　1、基于功能的工作要求：

　　·優先事項的時間是否得到保證

　　·打電話與回電話

　　·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件 ·繼續關注已進行的工作

　　·用在非優先事項的兩個小時(可以零散分布在全天) ·走動式管理(MBWA)

　　·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見 ·每天安排與上司的摸底性謁見

　　2、基于內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：

　　·與老客戶的聯絡

　　·發展新客戶

　　·數據處理

　　·授權與員工培養

　　·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等

　　其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要

　　快，有了這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們時間管理方法的精髓。

　　時間管理方法一、重組時間——巧用“秘密10分鐘” 所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理方法。其中的主要挑戰

　　是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。

　　要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。

　　你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛

　　雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異。

　　你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進頭來說：“海，有時間嗎?”可是，你那時候正在把最后的各種數字填到預算報告上，你已經干了10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：

　　如果你的目標是現在就把任務完成，那么就是：“啊呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!”

　　如果你懷著“毛毛雨”的思想，那么就是：“哦，沒事，我已經做完了1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會后找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。”

　　關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒

　　吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地尋找各種可能的機會來完成這些基本任務，久而久之，你會養成一個非常好的時間管理方法，工作效率也會大大提高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

　　我也不知道這種圍繞一根固定旗桿(查對要點清單)靈活的時間管理方法為什么這么有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者

　　無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經過。

　　國際度假咨詢有限公司董事會主席

　　(ResortQuestInternational，Inc.)約瑟夫·維特利亞(JosephVittoria)，當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下了5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之后，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，

　　笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話后又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就這樣，幾個小時過去之后，他原先計劃要打完的電話終于實實在在地打完了，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。

　　維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合

　　體，這是大多數資深生意人的時間管理方法。

　　在甘乃特報業公司CEO約翰·科里那里，同樣的現象在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科里更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現了，辦公室里人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不了——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌

　　邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8：30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

　　無論是柯利還是維特利亞的時間管理方法中，都絕不會花力氣把自己的時間定為“電話時間”或“文案時間”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的范圍內，然后以在時間方面極其經濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。

　　頂級管理者難道常常被工作壓得喘不過氣來嗎?他們

　　究竟是如何精心組織周密安排一天的時間與工作任務的?頂級人士井井有條的一天究竟是個什麼樣子?他們的時間管理方法對各層次的管理者與專業人士的工作會有哪些啟示?

　　頂級管理者如何組織不斷變換的工作時間——基本工作點核對方案

　　定點核對法

　　面對不斷變化的時間，你會選用怎樣的時間管理方法

　　thldl呢?對我們大多數人來說，組織似乎就是控制，但是對于許多頂級管理者來說，組織時間卻不再意味著在自己的優先時間之外，指定明確的時間去完成特定的工作任務，而是意味著無限制的彈性時間安排，幾乎沒有什麼固定的框框。

　　在彈性的時間安排中，隻需確認一天起碼要達到的一些要求是否達到就可以瞭。

　　一般有這3種類型的基本工作點必須查對，即基于功

　　能的工作要求、基于內容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如：

　　1、基于功能的工作要求：

　　·優先事項的時間是否得到保證

　　·打電話與回電話

　　·用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件 ·繼續關注已進行的工作

　　·用在非優先事項的兩個小時(可以零散分佈在全天)

　　·走動式管理(MBWA)

　　·每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見 ·每天安排與上司的摸底性謁見

　　2、基于內容的工作要求。內容方面的基本要求一般有以下幾種情況：

　　·與老客戶的聯絡

　　·發展新客戶

　　·數據處理

　　·授權與員工培養

　　·撰寫備忘錄、信件、報表、營銷策劃案、戰略計劃等

　　其他任何正當的事項都可以算做綜合性的基本核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負荷過重，反應要快，有瞭這些核查要點作為支架，下面你就可以學習頂級管理者一種獨特的工作藝術要求，這種工作藝術是他們時間管理方法的精髓。

　　時間管理方法一、重組時間——巧用“秘密10分鐘” 所有的頂級管理者都深知，在自己的個人時間需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現實，這也是頂級管理者之所以能成為頂級管理者的真正重要的時間管理方法。其中的主要挑戰是你要有隨時調整你專注某一具體工作的習慣，使之可以適應更小塊的工作時間單元。

　　要把充滿討價還價的工作日看做是由大量10來分鐘

　　的小時間單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時間塊、“幾個字節的時間”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時間的形象記憶。

　　你可以利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多麼大的差異。

　　你聽見馬文正沿著走廊走過來，你知道大約3分鐘以后，他就會從門口探進頭來說：“海，有時間嗎?”可是，

　　你那時候正在把最后的各種數字填到預算報告上，你已經干瞭10分鐘，估計還有20分鐘就可以完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應是：

　　如果你的目標是現在就把任務完成，那麼就是：“啊呀又來瞭，什麼都做不瞭，真是亂瞭套瞭!”

　　如果你懷著“毛毛雨”的思想，那麼就是：“哦，沒事，我已經做完瞭1/3。馬文走后，我可以趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會后找機會溜到一邊再完成剩下的1/3。”

　　關鍵是你要靈活機敏地考慮你的時間安排。這樣做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤怒情緒會大大減少，被這種不滿情緒高，據我所知，這是為許多資深管理者和CEO所運用的成功法寶。

　　我也不知道這種圍繞一根固定旗桿(查對要點清單)靈活的時間管理方法為什麼這麼有用，但是事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的管理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的經過。

　　國際度假咨詢有限公司董事會主席

　　(ResortQuestInternational，Inc.)約瑟夫·維特利亞(JosephVittoria)，當我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上已經記下瞭5個他要打的電話。但是當他打完一個電話之后，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。對于這種情況，我們的維特利亞都是來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話后又去拜訪同一樓層的一個人。總而言之，看起來就像是一團旋風在地上到處轉。但是每當他從突然襲擊

　　的意外交際中脫身出來，他就又馬上回到自己的辦公桌邊，接著打其馀的電話。就這樣，幾個小時過去之后，他原先計劃要打完的電話終于實實在在地打完瞭，“線索”雖然一直未斷，但卻是見縫插針完成的。

　　維特利亞先生的一天是固定時間與不固定時間的混合體，這是大多數資深生意人的時間管理方法。

　　在甘乃特報業公司CEO約翰·科裡那裡，同樣的現象在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中

　　提到的，科裡更傾向于親自審閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，這樣一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。但是他一定要把他們處理完。于是同樣的一幕又出現瞭，辦公室裡人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不瞭——不管怎樣，別的事情一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8：30開始，一般到午飯之前，就可以處理完所有函件。

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