辦公秘書應(yīng)具備的十二種能力

辦公秘書應(yīng)具備的十二種能力

　　秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，需要秘書人員具有多種能力。下面是小編收集整理的辦公秘書應(yīng)具備的十二種能力，歡迎大家分享。

　　辦公秘書應(yīng)具備的十二種能力

　　1、觀察能力

　　一個(gè)好秘書必須具備良好的觀察能力，即在工作中要時(shí)時(shí)、處處做有心人。要善于觀察自己所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)了解越多，雙方工作的默契程度就越高。要善于觀察業(yè)務(wù)過程，如所布置的工作進(jìn)展如何、有何反饋信息等。要善于觀察周圍的環(huán)境，如同事間的關(guān)系是否融洽等，有利于掌握工作的主動(dòng)權(quán)。人的觀察力存在個(gè)體差異，這些差異與人的先天素質(zhì)和后天實(shí)踐活動(dòng)及培養(yǎng)都有密切關(guān)系。良好的觀察能力是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結(jié)果。

　　2、記憶能力

　　記憶是人腦對(duì)過去經(jīng)驗(yàn)中發(fā)生過的事情的反映。秘書職能的要點(diǎn)是領(lǐng)導(dǎo)功能的延伸與補(bǔ)充，領(lǐng)導(dǎo)往往要求秘書人員能夠成為“信息庫”。在記憶能力方面，秘書人員要做到“精確”與“持久”，精確就是準(zhǔn)確精細(xì)地反映對(duì)象而不出偏差，持久就是對(duì)相關(guān)內(nèi)容能夠長(zhǎng)久牢固記憶。良好的記憶能力也是不斷培養(yǎng)和鍛煉的結(jié)果。

　　3、分析判斷能力

　　分析判斷能力是指人對(duì)事物進(jìn)行剖析、分辨和研究的能力。具備良好的分析判斷能力，既是秘書工作的要求，也是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員的要求。分析判斷能力較強(qiáng)的人，往往學(xué)術(shù)有專攻，技能有專長(zhǎng)，在自己擅長(zhǎng)的領(lǐng)域里有著獨(dú)到的見解。秘書人員要具有較強(qiáng)的分析判斷能力，必須有強(qiáng)烈的求知欲，養(yǎng)成勤思的習(xí)慣，在實(shí)踐中不斷培養(yǎng)和鍛煉。

　　4、應(yīng)變能力

　　所謂應(yīng)變能力，就是當(dāng)環(huán)境、條件、對(duì)手等發(fā)生變化時(shí)，能夠及時(shí)采取措施迅速加以應(yīng)對(duì)的能力。應(yīng)變能力是種急智，是對(duì)秘書人員才智的全面檢驗(yàn)，需要廣博的知識(shí)、出色的智慧、敏捷的頭腦和豐富的經(jīng)驗(yàn)。培養(yǎng)應(yīng)變能力，要養(yǎng)成事先策劃、周密計(jì)劃的習(xí)慣，要勇于實(shí)踐、不怕跌倒，要善于總結(jié)、舉一反三、積累經(jīng)驗(yàn)。

　　另一方面是專業(yè)能力，即秘書人員的職業(yè)技能。

　　5、速記能力

　　速記是一種快速記錄口語的技術(shù)方式，用簡(jiǎn)單的符號(hào)或代碼和縮寫規(guī)則把交際和思維中的口語轉(zhuǎn)換成視覺形式。為了對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示與口述、會(huì)議內(nèi)容等作出迅速、準(zhǔn)確的記錄，秘書人員有必要學(xué)一點(diǎn)速記。

　　6、表達(dá)能力

　　表達(dá)能力指一個(gè)人把自己的思想、情感、想法和意圖等，用語言、文字、圖形、表情和動(dòng)作等清晰明確地表達(dá)出來，并善于讓他人理解、體會(huì)和掌握。表達(dá)能力主要包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。在這方面，秘書人員要做到“清楚明白、注意分寸、生動(dòng)形象”。

　　7、聽知能力

　　聽知能力就是聽懂、理解、記憶他人談話的綜合能力。秘書人員要有高度的注意力和準(zhǔn)確迅速的理解力。良好的聽知能力能幫助秘書人員在工作中準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)講話人的意圖，這需要秘書人員多學(xué)、多聽、多問、多思考。

　　8、編輯校對(duì)能力

　　日常工作中，文書制作及對(duì)文獻(xiàn)資料的整理、會(huì)議信息的編寫、工作通報(bào)和專業(yè)刊物的編撰等都涉及秘書人員的編輯與校對(duì)能力。要提高這方面的能力，需要秘書人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高語言文字水平，以便及時(shí)準(zhǔn)確地反映各類信息，為領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策服務(wù)。

　　9、辦事能力

　　辦事能力是秘書人員獨(dú)立、高效地處理各種日常工作的本領(lǐng)。秘書人員辦事的范圍十分廣泛，無論是內(nèi)部工作還是外部工作，都要拿得起來。要提高辦事能力，秘書人員應(yīng)做到明確職責(zé)范圍，知曉辦事程序，區(qū)分輕重緩急。

　　10、操作設(shè)備能力

　　辦公自動(dòng)化設(shè)備的應(yīng)用使秘書工作方式發(fā)生了巨大變化。這就要求秘書人員掌握多種專業(yè)化的事務(wù)工作技能，以提高辦公設(shè)備的操作能力。

　　11、社交與公關(guān)能力

　　秘書人員要學(xué)習(xí)心理學(xué)知識(shí)，加強(qiáng)人格修養(yǎng)，了解掌握社交和公關(guān)的特點(diǎn)、原則和方法，提高情感溝通能力，言行有度，舉止得體。

　　12、調(diào)研能力

　　秘書人員應(yīng)掌握調(diào)查研究和統(tǒng)計(jì)的基本方法，學(xué)會(huì)收集各方面的信息資料，并善于綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀服務(wù)。

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