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辦公室公文寫作的五個禁忌
黨政機關公文的性質和特點，決定了其內容必須達到較高水準，力求精準到位、無懈可擊。有五個禁忌，一定要避免。下面我們舉例子說明。
一忌“眼花繚亂”，力求層次清楚。
公文的開頭，應當以概括的筆觸切入主題，語句環(huán)環(huán)相扣、銜接緊密，形成一種吸引讀者的力量。
如有一篇《關于進一步加強公共交通安全防范工作的實施意見》初稿，開頭為：“根據(jù)中央綜治辦關于加強公共交通安防工作電視電話會議精神和市委、市政府有關要求，按照中央綜治辦《關于加強公共交通安保工作的若干意見》和公安部、交通運輸部《關于切實加強城市公共交通安保工作的通知》的要求，更好固化世博安保工作機制和‘亞信峰會’安保工作成功做法，為保證本市公共交通各行業(yè)日常運作安全有序和平穩(wěn)健康發(fā)展，依據(jù)國家和本市有關法律規(guī)定，現(xiàn)就進一步加強本市公共交通安全防范工作提出如下實施意見：……”
這段中，其一，既有“根據(jù)……”，又有“按照……”，還有“依據(jù)……”，讓讀者眼花繚亂。其二，把“依據(jù)國家和本市有關法律規(guī)定”放在最后，明顯不妥，且本市也不可能作出法律規(guī)定。其三，語言表述順序一般為目的在前，依據(jù)在后。而現(xiàn)在卻是根據(jù)在前，目的在后。
這段修改為：“為進一步落實中央綜治辦關于加強公共交通安防工作電視電話會議精神，中央綜治辦《關于加強公共交通安保工作的若干意見》和公安部、交通運輸部《關于切實加強城市公共交通安保工作的通知》，市委、市政府有關要求，固化世博安保工作機制和‘亞信峰會’安保工作成功做法，保證本市公共交通各行業(yè)日常運作安全有序和平穩(wěn)健康發(fā)展，現(xiàn)就進一步加強本市公共交通安全防范工作提出如下實施意見：……”這樣層次比較清楚，表述也比較流暢。
二忌隨意用詞，力求言簡意賅。
公文要言簡意賅，使讀者一看就明白，切忌反復“嘮叨”，隨意堆砌、任性用詞。
比如一篇關于新聞發(fā)言人的《意見》初稿中有一段：“(二)明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作，確保其能列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息，為新聞發(fā)布作好相關準備。要為新聞發(fā)言人開展工作創(chuàng)造條件，進一步規(guī)范新聞發(fā)言人的權責，為新聞發(fā)言人敢說話、愿說話、善說話創(chuàng)造相對寬松的工作環(huán)境。讓新聞發(fā)言人進入知情圈、決策圈、行動圈。新聞發(fā)言人應能參加重要會議、閱讀重要文件，可向本單位主要負責同志建議開展新聞發(fā)布活動的時機、內容、形式和人選。”
這段中，重復的、不必要的意思頗多，“讓新聞發(fā)言人進入知情圈、決策圈、行動圈”的提法也不確切。修改為：“(二)明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作，確保其列席重要會議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時獲取第一手資料，掌握重要信息。新聞發(fā)言人可向本單位主要負責同志建議開展新聞發(fā)布活動的時機、內容、形式和人選。”這樣避免了內容重復，語言也比較簡潔。
三忌“穿靴戴帽”，力求直截了當。
公文用語要簡潔、明了，使讀者一看就明白，以利貫徹執(zhí)行，不要添加不必要的枝杈。
如有一《意見》初稿，在小標題“進一步加強液化氣安全管理工作的原則和目標”下，有段話：“為切實加強本市液化氣安全管理，要以‘安全為先、屬地為主、依法監(jiān)督’為原則，各區(qū)(縣)政府和相關單位要將液化氣的安全管理工作制度化、常態(tài)化，實現(xiàn)液化氣管理的‘三個轉變’目標，即：由保供應向保安全、保供應轉變，由市管為主向市區(qū)共管、屬地為主轉變，由用戶自行換瓶向規(guī)范統(tǒng)一配送轉變。”這樣寫很難讓人找到重點。
修改時，應直截了當寫明工作原則和目標，當中不必穿插其他語句，力求突出和醒目。改為：“以‘安全為先、屬地為主、依法監(jiān)督’為原則，實現(xiàn)液化氣管理的‘三個轉變’目標，即由保供應向保安全、保供應轉變，由市管為主向市區(qū)共管、屬地為主轉變，由用戶自行換瓶向規(guī)范統(tǒng)一配送轉變。”這樣敘述就比較集中、精練。
四忌失之于偏，力求考慮全面。
公文要全面考慮，兼顧各方，反映出整體思維。
比如有一《關于命名表彰上海市雙擁模范區(qū)縣和愛國擁軍模范街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))的決定》初稿，在決定命名16個區(qū)縣為“上海市雙擁模范區(qū)縣”、146個街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))為“上海市愛國擁軍模范街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))”后提出：“希望上述受到表彰的區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))再接再厲，不斷創(chuàng)新，繼續(xù)努力，開拓進取，進一步做好雙擁工作，進一步鞏固和發(fā)展軍政軍民團結的大好局面，推動上海雙擁工作再上新臺階。”
這段中，只要求受到表彰的區(qū)縣、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))“進一步鞏固和發(fā)展軍政軍民團結的大好局面，推動上海雙擁工作再上新臺階”明顯是不夠的。表彰性的《決定》最后寫“希望”時，對象一般包括兩個：一個是受到表彰的單位(個人)，希望他們再接再厲，另一個是其他單位(個人)，希望他們向受到表彰的單位(個人)學習。
所以，這段后面補充了一段：“希望全市各級黨政組織和駐滬各部隊向上述被命名的區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))學習，進一步做好雙擁工作，鞏固發(fā)展軍政軍民團結的大好局面，推動上海雙擁工作再上新臺階。”這樣才比較周全，所提的要求也比較切合實際。
五忌前后不一，力求準確規(guī)范。
公文的稱謂、標點符號等元素，使用不能馬虎，一定要前后一致，規(guī)規(guī)矩矩。尤其要注意頓號、逗號、分號、句號等點號表示的是不同層次的停頓，使用得當，句子才能形成起伏均勻的節(jié)奏感。
比如有一指令性通知的初稿，提出了三點要求：“1.明晰責任、齊抓共管。2.分流管理、分級負責;3.查改并舉，重在治理。”這段中，第一點、第二點的前半句用的都是頓號，而第三點前半句用的卻是逗號，前后不一致。還有，第一點的結尾用的是句號，而第二點的結尾用的卻是分號，也是前后不一致，這些都應該統(tǒng)一起來。修改為：“1.明晰責任，齊抓共管。2.分流管理，分級負責。3.查改并舉，重在治理。”方可表明“三點要求”相互之間的平等、平行關系。
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