商務電子郵件怎么寫

時間：2024-11-03 19:34:50 辦公文秘我要投稿

商務電子郵件怎么寫

　　在網絡時代，電子郵件作為職場人常用的溝通方式，提供著便捷和高速的服務。職場人每天要面對大量需要接收和發送的電子郵件，能簡單明確傳達信息的郵件當然能為提高工作效率做出貢獻。不過，想做到這點，得先學習郵件的寫作禮儀。想寫好電子郵件，一定要先明確寫郵件的目的。

商務電子郵件怎么寫

　　通常商務電子郵件的寫作目的有四點，也就是：1、需要對方做什么。2、需要說明什么。3、是否附帶文件。4、陳述觀點和分享心得。目的明了后，思路才會清晰。

　　那么，一份好的電子郵件具體要怎么寫?

　　一、標題

　　1、標題空白是寫商務電子郵件的大忌，不僅失禮還容易讓郵件被忽略掉。寫郵件的第一步，就要確定標題。

　　2、完美的郵件標題應是簡短明了有內容的，意思要同郵件主旨大意相同，讓收件人能夠一望可知。

　　3、標題中盡量注明郵件來源，讓收件人可以大致判斷郵件的目的性。

　　4、如果是緊急郵件，為了引人注意可以適當注明“緊急”的字樣。

　　5、標題切不可出現錯字或語句不通的情況。

　　二、稱呼和問候語

　　1、電子郵件和傳統信件的寫作是相同的，郵件的開頭也要對收件人加以稱呼，但要拿捏好稱呼的尺度。如果對方有明確的職務，那么應該按照職務尊稱對方，如果職位不夠明確，可以用某先生，某小姐代稱，稱呼的格式是要寫在第一行定格的位置寫。

　　2、開頭和結尾處的問候語也不能忽略。“你好”或“您好”都是常見開頭問候語，這時，通常寫在稱呼的下一行空兩格處。也可以使用“Hi”，并連同稱呼一同寫在第一行定格的位置。結尾處的問候常見的有“此致敬禮”、“祝工作順利!”等，格式和常規信件相同。

　　三、正文

　　1、要先表明身份。如果是熟人間的信件可以忽略此步驟，但是若對方與你不熟悉那么應該先說明自己的身份，也就是姓名以及所屬的部門或公司。這不僅是對收件人的尊重，還能讓他順利理解你來信的本意。此外，如果是工作郵箱，最好是能夠設置簽名檔。

　　2、正文以(1、2、3)或(A、B、C)的段落形式呈現，復雜的事情看起來也會更加有條理。郵件的撰寫應遵循由上而下的重點，就是說，重點問題要在第一段中體現。每段盡量簡短，幾個字說清的事情絕不用一句話來代替。慎用生僻字、異體字。

　　3、如有附件可以在正文中做提醒，文字寫在正文結束后的位置，例如“××文件在附件中，請查收”之類，如有必要允許把文字做標紅處理。

　　4、注意正文的語氣，要比口語對話稍微正式一點，商務電子郵件中“謝謝”，“請”等字樣不能缺少。郵件中不可出現代表語氣的“小符號”，“小表情”，這在商務郵件中顯得不夠嚴肅。

　　5、郵件正文寫好后要仔細確認，最好一次性把全部內容說清，盡量避免再發郵件進行補充。

　　四、收件人和抄送人

　　收件人的位置要填的是你主要發送的人的地址，一個或多個都可以。抄送人的位置要填的是信息也需要告知的相關人，比如領導，也可以不填。兩者實際上沒有功能上的大的區別，但是還是有所指的，主要是收信人的主次區分。

　　請示性的郵件一般只有一個收件人，其他需要知曉的人應當采用抄送形式。不相關的人一定不可隨意抄送，抄送范圍得當，有助于事件的推進，否則會造成不必要的人力、物力的浪費。

　　五、回復郵件

　　如果是回復別人的郵件，郵件的標題要采用對方標題的主旨回復，有助于整個溝通進行的順暢和清晰。

　　電子郵件的禮儀是傳統信件禮儀的一種延伸，但性質又不完全等同于傳統信件。商務電子郵件作為工作社交的一種存在形式，是職場人要經常接觸和使用的，學會掌握其中的技巧和禮儀，是樹立職場形象的一種方法，同時也能避免很多不必要的沖突和麻煩。

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