文秘工作技巧

文秘工作技巧

　　秘書應做好該做的事，也要對不該做的事說不，要藝術性地學會拒絕。下面是小編為大家帶來的文秘工作技巧，歡迎閱讀。

　　一、確認反饋階段的技巧

　　確認就是接受任務，反饋就是匯報交付。 秘書接受任務后，需要確認。如領導布置任務后，秘書應以最精煉的語言將任務復述確認后再去執行；接到一個會議通知電話，秘書應當向授話人復述一下電話內容；以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，秘書應主動向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。

　　確認時需要注意的細節，如果領導布置的工作內容很簡單，秘書可以直接去做；如果領導布置的工作內容較多，秘書就需要復述一遍，復述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準備采取的方法等；如果接到電話，除了記錄、復述，還要想到領導可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。

　　一項任務完成后秘書要及時向領導匯報，反饋工作的進度和結果。這也是贏得領導信任的基本途徑。 如果是以郵件形式布置的任務，那完成后記回復下郵件，答復工作完成的進度。

　　反饋時需要注意的細節；反饋也有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領導，不是憑秘書的感覺，而是看領導對這件事的關注程度和這件事本身的緊爭程度。如每月員工報下月網絡情況,所有人報完后,秘書有必要將一個匯總情況給經理看, 經理在最后報名期限截止前還可以做適當的調整.這個就需要抓住這個時間點了，晚了你想改也改不了了。

　　二、實施落實階段的技巧

　　1、不忘事、不誤事、做好事

　　秘書工作無小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作；把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種并貼上不同顏色的標簽；對重要文件加鎖保管并及時處理；

　　準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成；對重要性事務、周期性事務要提前記錄。如分行房租發票一般要兩至三個月開一次，這時間較長，你可能一忙就忘記了，這時你就有必要在你的手機設個提醒，或是在日歷上標個記號，到時就不忘事了。

　　不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。秘書要根據輕重緩急決定工作次序，有條有理地進行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后；如這個統計表格領導需要一個小時內知道結果，那可以把自己整理檔案的事情先放一下，這個到月底前基本都可以。重大工作優先考慮集中精力做；日常工作分散做。整段時間用于處理復雜的需連續進行的工作；零星時間用于處理簡單的可間斷的工作。例如補備這個事情，需要我們集中精力不能出錯的，那么就空出一段時間專心來完成，畢竟財務上的事馬虎不得的，而分行衛生整理，郵箱的查閱，辦公用品訂購，分行飲用水訂購這些，你完全可以抽那么一些零散的幾分鐘就可以分段完成，也不會對整項事情有多大影響。

　　秘書應養成記錄工作時間使用情況的習慣，如星期一早的表格大約要花多少時間，每天盤點法律文書需時多少，辦公室整理要花多少時間，當你常握了這些平時的時間后，你就可以適當調整優化，進一步提高工作效率。

　　不忘事與不誤事都為做好事服務的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。對80%不太重要的事情要善于借助外力，如業務員常常問的一些問題，你可直接將問題整理好，打印張貼，再有人問可以讓他們自己查看，這樣省時省力，而且一目了然；

　　要善于合理利用時間，性質相同或相近的工作可以集中處理，如我們平時需要登記白聯的使用情況，那你可以收集好等你交財務前一天集中登記，黃聯回收在CTM登記這事情，也可以如法操作，這樣比你每次一有黃單或白聯就要長開系統登記更有效率，當然這對開票比較多的分行更明顯。

　　2、秘書接受任務時，首先要分清是否是屬于自己職責范圍，是否是領導交辦的事。

　　秘書應做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術性地學會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進行。但秘書還應該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學會平衡各種人際關系。

　　準確是不失誤，及時是不耽誤。秘書不要過于糾結任務的最后期限，因為秘書隨時會接受新的任務，領導也隨時可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領導一般考慮的不是離最后期限你還有多少時間，而是在此前已經給了你多少時間。所以作為秘書，你應該盡量的提前完成你的工作，使你自己處在隨時都能接受新任務的狀態，這樣的人會是所有領導都歡迎的。

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