辦公室文秘公文的布局

辦公室文秘公文的布局

　　公文的布局就是公文的結(jié)構(gòu)，在對(duì)公文進(jìn)行布局的時(shí)候要遵循一定的邏輯，要有規(guī)則、有次序地依據(jù)公文主題的需要和要求，對(duì)手中的材料進(jìn)行加工，重新對(duì)其進(jìn)行排列組合，以便使公文能成為一個(gè)有機(jī)的整體。公文的布局要求大致有四個(gè)，即嚴(yán)謹(jǐn)性、完整性、連貫性和勻稱性。

　　(1)嚴(yán)謹(jǐn)性

　　嚴(yán)謹(jǐn)性是指公文的各個(gè)部分之間有著十分嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，公文的前后內(nèi)容既不能出現(xiàn)互不相干的現(xiàn)象，也不能出現(xiàn)相互矛盾的現(xiàn)象。公文的綱目一定要清晰，而且材料之間的關(guān)系一定是縝密又周嚴(yán)的。只有這樣，人們才能感受到公文的嚴(yán)謹(jǐn)性。

　　公文各部分之間會(huì)呈現(xiàn)出不同的關(guān)系，例如因果關(guān)系、主次關(guān)系、并列關(guān)系或者表里關(guān)系，不論彼此之間的關(guān)系是什么樣的，各部分都必須是相互彌補(bǔ)、相互協(xié)助的，而不能是相互矛盾的。

　　(2)完整性

　　公文的完整性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

　　首先，公文要做到開頭部分、主體部分和結(jié)尾部分齊備，即“有頭有尾有中段”。而且文章的開頭要有交代，在結(jié)尾處要有相應(yīng)的照應(yīng)說(shuō)明，文章的各部分不可無(wú)故殘缺。

　　其次，公文在撰寫的時(shí)候，各個(gè)部分都要相對(duì)飽滿，不僅要有頭、有尾，還要有起承轉(zhuǎn)合。這樣才能讓文章看起來(lái)不顯干癟空洞，否則，就會(huì)給人一種殘缺不全的感覺(jué)。

　　最后，公文的脈絡(luò)一定要通暢。如果有文氣不能串聯(lián)的地方，那么文章就會(huì)給人脫節(jié)斷氣的感覺(jué)，不僅影響文章的飽滿度，還會(huì)影響發(fā)文機(jī)關(guān)的閱讀。

　　(3)連貫性

　　公文寫作的連貫性不僅體現(xiàn)在文章各部分之間，還體現(xiàn)在內(nèi)容上保持連貫，語(yǔ)言形式上緊密銜接、合理過(guò)度。公文是由若干層次構(gòu)成的，公文的開頭、主題和結(jié)尾就是公文的三大層次，而主體中通常不會(huì)只有一個(gè)層次，它通常是由既有區(qū)別又有聯(lián)系的幾個(gè)部分組成的。這些層次之間，不管是在內(nèi)容上還是在文風(fēng)上，都要有內(nèi)在的聯(lián)系。而在語(yǔ)言形式上，不論是采用序號(hào)銜接，還是采用自然過(guò)渡的方式，也都要保證自然流暢。

　　(4)勻稱性

　　公文的勻稱性指文章在撰寫的時(shí)候要注意疏密相間、詳略得當(dāng)、將主體文字置于中間分多層多段展開，并對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)論述，此謂之密筆。在進(jìn)行公文寫作的時(shí)候最忌諱的就是將所有的中心內(nèi)容都?jí)涸谝活^，這樣不僅文章看起來(lái)是一團(tuán)亂麻，而且收文機(jī)關(guān)也很難讀懂公文想要傳達(dá)的內(nèi)容。

　　在大致了解了公文布局的特點(diǎn)之后，我們還需要了解公文布局的方式。通常公文有以下五種布局方式。

　　(1)并列式

　　并列式是指在公文一開頭的時(shí)候就開宗明義，在之后的正文中則使用若干并列的句子，有的句與句押韻，以詩(shī)歌或順口溜等形式表述出來(lái)，這種公文布局的方式常見(jiàn)于守則這樣的文種。

　　(2)轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)述式

　　用批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、轉(zhuǎn)述的方式，把上下級(jí)或平級(jí)的有關(guān)公文轉(zhuǎn)印給下級(jí)單位，通常在文首以“現(xiàn)將××轉(zhuǎn)發(fā)給你們，望遵照?qǐng)?zhí)行”的形式以文載文。通常批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、簡(jiǎn)報(bào)等都是采取這種方式的。

　　(3)章、條、款分列式

　　這種形式是把全文分成幾章，章下再分條，條中有款，條目清晰，款項(xiàng)明了。通常章程、規(guī)定、規(guī)則、辦法、細(xì)則等法規(guī)性公文采用此方式者較多。

　　(4)分列小標(biāo)題式

　　全文分若干段，然后根據(jù)每段內(nèi)容歸納出一個(gè)小標(biāo)題。這種布局方式通常應(yīng)用于指示性通知、調(diào)查報(bào)告、決定、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)等文種。

　　(5)分塊式

　　全文分成幾大塊，然后每一塊都能獨(dú)立成章，塊中可有自然段，每塊前面正中可以加(一)、(二)、(三)等序號(hào)。通常調(diào)查報(bào)告、工作總結(jié)、會(huì)議記錄等文種會(huì)采用這種布局方式。

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