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秘書的基本定義及相關常識
“秘書”一詞。古已有之，今天人們談到秘書，往往與文牘，領導的助手、智囊、參謀等聯系在一起，有的聯系得更廣泛一些。下面是小編分享的秘書的基本定義及相關常識，一起來看一下吧。
一、“秘書”應認定為是一種職務
這是針對學術界有人提到的秘書是一種職位、職業、職稱而言的。把秘書界定在一種職位、職業或職稱上并非錯誤。但是界定在職務上更符合它的本義，最具實質意義。
二、秘書與領導者保持著盡小的空間
在“秘書”定義中，有不少關于秘書與領導空間位置的表述，大多為"秘書身處領導近身"等詞句。應該說，它反映了一種客觀狀況，表明了秘書與領導保持著盡小空間的事實。但是，這種表述不全面，因為它僅僅從物質空間這方面描述了兩者距離的接近，而忽視了他們在精神空間上具有著同樣接近的另一面。
三、秘書“以文字材料的處理為主要特征”
在傳統觀念中，秘書常常與秀才聯系在一起，什么是秘書--秘書就是搞文字工作的，寫東西的。以后，秘書學科的建立，人們在理性的高度努力作出科學概括的時候，也始終沒有忘記秘書的文牘性，只是把“制掌文書”與“事務處理”--一同作為了秘書的根本特征加以揭示。應當看到，這是認識上的一大變化，是客觀對象發展的及時反映。然而，從理論上和實踐中來分析，這一認識又存在著兩個問題。
一是按邏輯學分析，“制掌文書”與“處理事務”這兩個概念顯然不相互排斥，而是交叉。
二是從實際狀況看，“制掌文書”的表述不及“文字材料處理”的表述準確和全面。
四、秘書所做事情的全部是“信息和其他事務”
嚴密地說，秘書所處理的信息大部分也應歸屬事務工作的范疇;但還有一個層面，就是秘書的思想、智慧融入領導決策之中，即不少人稱之為的輔助決策、參謀、智囊等等。
除了信息處理以外，秘書還有大量的其他事務工作需要做，也有文字的和不是文字的。不少文章和專著都努力想把這部分事務工作羅列清楚，但又總是得不到滿意的結果。究其原因，是秘書為領導者服務這一特點所致。
五、秘書是為領導者提供服務的行政人員
這有三層意思，一是秘書所做的事情是服務性的，二是秘書服務的對象是領導者，三是秘書是行政人員。
至于秘書是“行政人員”的認定，實際上是對秘書的歸屬作出的描述。指出秘書是行政人員，一是可將秘書與技術類人員、管理類人員(嚴格意義上的行政人員)，與體力勞動者區別開來;二是體現秘書工作是整個管理活動的組成部分的觀點。
基于定義“秘書”的幾個基本問題的如上認識，筆者認為，所謂“秘書”是一種職務，指與領導者保持盡小的空間，專為其提供以文字材料處理為主要特征的信息和其他事務服務的行政人員。
擴展：秘書接待工作禮儀常識
送客禮儀
(1)主動幫助賓客確認并拿取所攜帶的行李物品，并幫助賓客小心提送到車上。
(2)根據客人身份的尊貴程度，將客人送至電梯間、公司大門口或直至將客人送上車。
(3)送客人到電梯時，要為客人按電梯按鈕，在電梯門關上前道別。
(4)如果要陪同客人乘坐電梯，通常是客人先進電梯，主人后進;主人先出電梯，客人后出。
(5)秘書人員和上司一起送客時，要比上司稍后一步。
(6)安放好行李后，向賓客作一下交代。
(7)要施禮感謝光臨和致告別語，如祝您旅途愉快，歡迎下次再來!、祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!等。
(8)幫助賓客關車門時，時間要恰到好處，不能太重，也不能太輕。
(9)車門關好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。
接待、拜訪禮儀常識
一、接待的禮儀有哪些?
答:待客分為迎客、敬煙、敬茶、送客等基本環節。
(1)迎客的禮儀。如果你事先知道有客人來訪，要提前打掃門庭并備好茶具、煙具、飲料等，準備好水果、糖、咖啡等等。客人在約定時間到來，應提前出門迎接。即使是十分熟悉的客人來到家中，也應換上便衣。
(2)敬煙的禮儀。敬煙是我國現代家庭待客的一種習俗，是待客時不可忽視的禮儀。另外，一般不對女性客人敬煙。
(3)敬茶的禮儀。要事先把茶具洗干凈。將茶水倒入杯中三分之二為佳。應雙手給客人端茶。對有杯耳的杯子，通常是用一只手抓住杯耳，另一只手托住杯底，把茶水送給客人。切忌用手指捏住杯口邊緣往客人面前送。
(4)送客的禮儀。客人告辭，一般應婉言相留。客人要走，應等客人起身后，再起身相送。送客一般應送到樓下。
二、拜訪的禮儀有哪些?
答:(1)拜訪前，最好用電話或書信與主人約好時間。時間約定后，要準時赴約。如遇特殊情況，要事先與主人打招呼，重新約定拜訪時間。
(2)要注意選好拜訪時間。盡量回避被訪者的用餐和休息時間。
(3)儀表應整潔莊重、樸素大方，以表示對主人的尊重。
(4)到主人門前時，要輕輕敲門或按門鈴。
(5)進入主人家門后，要將自己的帽子、大衣、手套、雨具等交給主人的家人處理。
(6)如果主人屋內是地毯或地板鋪地，則應向主人要求換拖鞋。
(7)進入屋內后，要向其他先來的客人打招呼，待主人安排座位后就座。
(8)主人端茶點煙，要起身道謝，雙手迎接;主人獻糖果，要等年長者和其他客人先取之后自己再取用;煙灰要彈在煙灰缸內，果皮、果核不要亂扔亂放。
(9)不可隨便翻弄主人家的東西。
(10)告辭前要向主人表示謝意。主人送出門口時，客人邁出一步要轉回身致謝。如果主人站在門口，客人要走出幾步后或在轉彎處，回過身來告別。
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