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辦公室工作指南之公文流轉
公文流轉工作是我們項目辦公室人員最基礎的一項業(yè)務，也是占用我們時間和精力較多的一項工作。今天，小編給大家整理了6條辦公室人員在公文流轉過程中的注意事項，希望可以對辦公室的各位小伙伴有所幫助和借鑒。
1、公文流轉是指項目部外部收文處理和內部發(fā)文擬稿、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。
2、綜合辦公室為公文流轉的主管部門，負責建立網上公文流轉系統(tǒng)。
3、項目部網上公文流轉系統(tǒng)實現對項目部管理人員和各工區(qū)綜合辦公室的全覆蓋，各工區(qū)網上公文流轉系統(tǒng)實現對本工區(qū)管理人員的全覆蓋。
4、發(fā)文按照擬稿、會簽、核稿、簽發(fā)、登記編號、用印、發(fā)送、歸檔等流程及時辦理。辦理完成后凡是能通過即時通、電子郵件等方式發(fā)送的不再印發(fā)紙質文件。
5、收文按照登記、批辦、承辦、歸檔等程序辦理，確保信息及時傳遞到位。所有正式文件由綜合辦公室按程序處理，日常專業(yè)類文件由各部門按程序自行處理，并報綜合辦公室備案，確保文件可追溯。
6、公文流轉過程中，每個節(jié)點處理時限為4小時，因公耽誤暫時不能處理的，最晚當天24點前必須處理完結。堅決做到文件“不過夜”，當天文件當天處理完結。緊急公文要即來即辦。文件發(fā)起人要對流程的所有節(jié)點進行督辦、催辦，通過電話、短信等方式提醒各節(jié)點上的處理人及時處理相關文件；當超過節(jié)點時限要求時，發(fā)起人要再次提醒處理人，并詳細記錄處理過程、統(tǒng)計延誤情況，由綜合辦公室備案作為考核依據。
7、身份驗證技術
由于政府機關公文處理工作具有保密性、嚴肅性的特點，因而公文流轉系統(tǒng)必須使用與之相適應的身份驗證技術，并基于此形成完備的用戶權限體系。目前的公文流轉系統(tǒng)多采用直接的用戶名和密碼的身份控制機制，少量系統(tǒng)也使用智能卡的身份驗證體系。目前的身份驗證技術主要有簡單用戶密碼匹配、物理地址識別、智能卡等硬件識別、生物識別等，它們的安全程度不同，開發(fā)和應用成本也有很大差別。
8、數字簽名與傳輸加密技術
政府公文流轉過程中嚴格的保密性是公文流轉系統(tǒng)基本的要求之一，也是政務類應用軟件驗收的硬性指標，所以一個成熟的公文流轉系統(tǒng)必須使用數字簽名技術，并在其基礎上對數據傳輸進行加密，數字簽名技術也是識別用戶身份，確定公文責任的主要技術。在一些公文流轉系統(tǒng)中以應用了小型的CA數字簽名認證系統(tǒng)。
9、公文流定義技術
政府機關公文流轉的一個重要特征就是流程復雜，難以用標準的程序化語言解釋，因而公文流轉系統(tǒng)必須有與之相適應的工作流程定義系統(tǒng)，使操作人員能夠自主地設定公文流轉流程。目前一些基于LotusNotes的公文流轉系統(tǒng)借助于Notes系統(tǒng)強大的工作流設置引擎實現了一般的流程設定，但整體效果與實際工作仍存在一定的差距。有無靈活的工作流定義體系成為了影響公文流轉系統(tǒng)成功與否的關鍵要素。
10、審批應用技術
在公文處理過程中，發(fā)生著大量的審批修改行為，而且大部分操作者是政府機關中的領導人員，所以在公文流轉系統(tǒng)中的審批技術是否適合領導的辦公習慣就顯得尤為重要。目前流行的審批技術是利用手寫板對公文進行全文批注，再以矢量圖形的形式保存，接下來由具體的文書人員對審批后的公文進行處理。根據目前的發(fā)展趨勢，這一類型的審批技術將仍在公文流轉系統(tǒng)中占主導地位，但具體的應用形式可能產生變化，如引入手寫識別、采用新型的硬件設備等。
11、電子簽章技術
傳統(tǒng)的公文是否有效與其是否具有公章直接相關，這種紅頭+公章的公文處理模式仍會延續(xù)到公文處理系統(tǒng)中，由于沒有具體規(guī)定的出臺，因而對于電子簽章的合法性問題還存在很大的爭議。在一些公文系統(tǒng)中，使用模擬化的電子簽章，在公文上直接加蓋，再由高精度打印設備打印，或作為二次加蓋傳統(tǒng)公章的憑據。在政府機關未形成大范圍的無紙化辦公的前提下，電子簽章技術的發(fā)展趨勢呈現以數字化的虛擬簽章使公文在系統(tǒng)中生效，一旦需要出現紙介質公文時，在輸出后對公文的合法性進行數字與人工的混合驗證，并加蓋傳統(tǒng)的公章。
12、痕跡跟蹤技術
公文在處理的過程往往經過多個部門的多個工作人員，可能存在大量的修改行為，為了保證公文的原始信息，確定公文責任，需要對各種修改行為進行跟蹤，并形成附屬公文的流程跟蹤報表。目前的公文流轉系統(tǒng)大多實現了這一功能，或在數據庫中、或在文檔上保留公文處理的痕跡，以備審核。
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