項目管理的成功方程式有哪些

項目管理的成功方程式有哪些

　　你被指派負(fù)責(zé)一項具高度挑戰(zhàn)的項目，可能是負(fù)責(zé)一宗購并案、推出新產(chǎn)品，或執(zhí)行新的績效評估系統(tǒng)等。不論你負(fù)責(zé)的是哪一類項目，都得在有限的時間與預(yù)算下，扛起為企業(yè)節(jié)省成本、創(chuàng)造利潤的目標(biāo)。

　　然而，身為一名項目經(jīng)理人，過去你可能沒有任何類似的經(jīng)驗，而你的專業(yè)知識也與所負(fù)責(zé)的項目相去甚遠(yuǎn)。在這樣的情況下，你如何成功推動項目?

　　在去年出版的「項目管理ΜBA」(The Project Managers MBA)一書中，作者科漢(Dennis J. Cohen)與葛拉漢(Robert J. Graham)指出，成功的項目經(jīng)理人需要具備幾項重要的知識與技能，其中包含了解企業(yè)策略、如何提升項目成效、了解顧客等;另外，項目經(jīng)理應(yīng)將項目視為一個新創(chuàng)事業(yè)，將自己的角色轉(zhuǎn)換成一名創(chuàng)業(yè)家，了解企業(yè)如何為股東、顧客與企業(yè)本身創(chuàng)造價值。

　　首先，在推動項目之前，項目經(jīng)理必須先了解企業(yè)策略，讓項目和企業(yè)策略結(jié)合。

　　企業(yè)策略如同方向盤，讓項目的推行有焦點，不致偏離軌道。舉例來說，如果企業(yè)的策略著重在強化產(chǎn)品龍頭地位，新產(chǎn)品研發(fā)的項目就不會把焦點集中于顧客服務(wù)，而會把目標(biāo)放在產(chǎn)品的創(chuàng)新與速度上。

　　如果項目經(jīng)理人不了解企業(yè)策略，很容易就會將項目導(dǎo)入與企業(yè)策略相反的方向，最后徒勞無功。

　　企業(yè)策略大致有三類：建立顧客親密關(guān)系、卓越營運，與產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)特別強化其中一類，但是在其余兩類也要達到產(chǎn)業(yè)一般水準(zhǔn)。例如，以卓越營運為企業(yè)目標(biāo)的企業(yè)，講求的是效率與數(shù)量。麥當(dāng)勞就是其中的范例。全球麥當(dāng)勞幾乎都一模一樣，顧客不論走到哪里，都可以有相同的期待;著重于產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)，它的目標(biāo)顧客則是創(chuàng)新的擁護者，因此他們會要求，產(chǎn)品要最好、最新的。

　　當(dāng)項目經(jīng)理人清楚公司的策略，在推動項目的過程才不會偏離軌道，追求和公司不一樣的方向，導(dǎo)致事倍功半。

　　其次，如何提升項目的成效?在回答這個問題之前，先要從評估的標(biāo)準(zhǔn)著手。一般而言，項目成效評估的重點有三：項目推行的速度、品質(zhì)，以及它所產(chǎn)生的價值。

　　通常，一個項目從概念形成到項目結(jié)束，稱為項目循環(huán)時間(project cycle time)，這個時間愈短，企業(yè)就愈快享有項目產(chǎn)生的價值，投資也愈快得到回收。因此，縮短項目循環(huán)時間，可以為企業(yè)增加現(xiàn)金流量、減少項目投資，同時增加經(jīng)濟價值。

　　然而，如何在控制成本的同時，又兼顧品質(zhì)及縮短項目循環(huán)時間?以下有六個原則可供參考：

　　一、 選派訓(xùn)練有素的項目經(jīng)理人。選擇項目經(jīng)理人時，不可以因為他是技術(shù)背景出身，就委派他為項目經(jīng)理人。項目經(jīng)理人必須充滿熱忱，受過訓(xùn)練，因為他要為項目成敗負(fù)責(zé)。

　　二、 迅速建立標(biāo)準(zhǔn)程序。建立項目標(biāo)準(zhǔn)程序的速度要快，但不需要完善。不完善的標(biāo)準(zhǔn)程序可以讓問題凸顯出來，進而加速形成解決問題的方案。

　　三、 組織核心團隊。項目團隊?wèi)?yīng)該由跨部門的人員組成。由于團隊成員來自不同的部門，因此當(dāng)問題發(fā)生時，可以獲得不同部門的意見和奧援，有效解決問題。同時應(yīng)該注意的是，項目成員還應(yīng)該包含終端使用者或顧客。核心成員必須有始有終地參與。

　　四、 確保團隊成員全職負(fù)責(zé)項目。為了加速項目的完成，團隊成員應(yīng)該一次只負(fù)責(zé)一項項目，避免同時負(fù)責(zé)多項項目，削弱力量。

　　五、 團隊成員最好避免分處各地。團隊成員應(yīng)該在同一個區(qū)域工作，彼此的溝通協(xié)調(diào)較容易。

　　六、 高階主管的支持。項目失敗通常是因為高階主管沒有參與。項目一旦開始推行，高階主管負(fù)有全程參與的責(zé)任。

　　此外，在必要的時候，為了準(zhǔn)時達成項目目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)增加額外投資。麥肯錫顧問公司曾經(jīng)分析，推出新產(chǎn)品時，如果項目時間拖延相當(dāng)于產(chǎn)品生命周期百分之十，潛在利潤的損失可能就高達三○%;但是，若項目超出百分之五十的預(yù)算，產(chǎn)品能準(zhǔn)時上市，則潛在利潤的損失可能只有三%。

　　另外，在推動項目的過程中，必須時時刻刻謹(jǐn)記顧客的需求。舉例來說，新產(chǎn)品研發(fā)的項目是為了滿足外在顧客的需求;但某些科技項目的推行，則是為了提升內(nèi)部員工的工作效率。不論項目對內(nèi)或?qū)ν猓�項目�?jīng)理人都得先了解目標(biāo)顧客是誰，他們有什么需求，才可能達成項目的成效。

　　然而在了解顧客之前，先得掌握市場趨勢。很多項目經(jīng)理人都有一個錯誤的認(rèn)知，認(rèn)為「新品一推出，就會有人買。」事實證明，這是錯誤的觀念。摩托羅拉的銥計劃就是典型的例子，這項透過衛(wèi)星提供通訊的服務(wù)，最后證明沒有市場。為了避免類似事件的發(fā)生，項目團隊必需納入行銷人員，以便掌握市場。

　　此外，項目經(jīng)理人必須區(qū)分顧客及使用者的個別需求。所謂顧客，是指實際付錢購物的人，使用者則是實際從商品受惠的人。舉例來說，母親為嬰兒購買濃縮湯，則母親是顧客，嬰兒是使用者。因此，使用者會直接影響產(chǎn)品的銷售。

　　除了基本技能之外，項目經(jīng)理人更應(yīng)該了解一般項目失敗的原因何在。訓(xùn)練與發(fā)展雜志(Training and Development)分析指出，阻礙項目推行的絆腳石與通溝有關(guān)。有效的溝通，可以 大幅提高項目成功的機率。

　　由于項目團隊成員來自不同部門與層級，因此溝通更顯重要。任何溝通的誤解，都會造成項目拖延、成本增加，最后導(dǎo)致失敗。項目經(jīng)理人如何才能減少溝通不良所造成的失誤?

　　首先，要了解項目團隊中，阻礙有效溝通的障礙是什么。通常，溝通的障礙包括：

　　錯誤的假設(shè)。團隊成員似乎都清楚你的指示與期望，但最后你卻發(fā)現(xiàn)，你們之間的認(rèn)知南轅北轍。這是源自于，你假設(shè)彼此了解，而未要求團隊響應(yīng)確認(rèn)。

　　害怕報告實情。項目經(jīng)理人必須掌握項目進行是否順利，控制進度與預(yù)算，了解資源充不充足，或項目是否陷入困境等。因此，項目經(jīng)理人必須建立一個可以說出實情的團隊文化，不要讓成員只告知你正面的訊息。

　　缺少共同語言。項目團隊的成員來自各部門，各有自己熟悉的語言。所以一開始，項目經(jīng)理人就要建立起共同的語言，避免各種專業(yè)術(shù)語阻礙溝通。

　　文化差異。文化差異包含了語言、性別、種族及企業(yè)協(xié)議。

　　不良的團隊氣氛。建立一個開放、誠實的團隊，不要建立一個階級分明的團隊。由上而下命令式的溝通模式，所造成的阻礙會更大。

　　鏟除溝通障礙最有效的方式，就是在項目推動之前，擬定一個正式溝通計劃，以化解潛在的問題，幫助經(jīng)理人掌握項目的進度及預(yù)算。溝通計劃的內(nèi)容，包含基本法則、沖突解決方案，及改變協(xié)議(change protocol)。

　　基本法則是用來解答項目成員的問題。譬如：

　　什么人需要什么信息?

　　什么時候需要?

　　訊息如何傳遞──面對面的溝通、電話、電子郵件或正式報告等。

　　另外，身為項目經(jīng)理人，你要思考的基本法則如下：

　　誰要直接對你報告?

　　用什么方式簡報──電子郵件、會議等。

　　簡報的頻率──每天、每個星期，還是兩個星期。

　　是不是要針對進度完成的比例進行簡報。

　　一開始就把溝通細(xì)節(jié)說明清楚，不僅可以節(jié)省時間與成本，還能提高團隊士氣，因為每一位團隊成員都清楚知道自己的職責(zé)所在。

　　不論項目設(shè)計得有多完備，還是有許多預(yù)料不到的事情會發(fā)生。譬如，團隊成員另有職務(wù)、計算機軟件無法使用等。一開始就建立一套改變協(xié)議，在項目進行中，往往有助于團隊成員的全力配合。

　　推行項目最終的目的都是，希望能夠創(chuàng)造高顧客滿意、增加銷售量、提高獲利，最后創(chuàng)造股東價值。因此，項目經(jīng)理人必須將自己的角色定位為創(chuàng)業(yè)家或CEO，把項目當(dāng)成事業(yè)來經(jīng)營，了解企業(yè)的運作如何為股東創(chuàng)造價值。

　　但是，并不是每一項項目都會直接對企業(yè)利潤產(chǎn)生影響。項目經(jīng)理人同樣需要思考，項目的推行對企業(yè)策略能夠產(chǎn)生什么樣的價值?舉例來說，推出新產(chǎn)品會大幅提高公司獲利能力;而進入新地理市場的項目，只要能打平就很幸運了。但是，兩者對企業(yè)整體的策略卻都有貢獻。

　　好項目不會憑空出現(xiàn)，需要完備規(guī)劃與認(rèn)真執(zhí)行。其中包含有六個步驟：

　　發(fā)展項目架構(gòu)。項目架構(gòu)讓項目有焦點，強迫項目經(jīng)理人朝預(yù)期的結(jié)果前進。說明清楚你期待達成的數(shù)字，如銷售量、生產(chǎn)及營運成本等。確保目標(biāo)的設(shè)定合理，是可以達成的結(jié)果。

　　策略思考。從大格局來思考項目的目標(biāo)。想想項目是否符合企業(yè)長期策略，看看項目是否與企業(yè)的競爭優(yōu)勢相輔相成，或者可以為企業(yè)開創(chuàng)其它的優(yōu)勢。

　　建立事業(yè)規(guī)劃。進行市場調(diào)查，并了解競爭狀況，讓核心團隊參與事業(yè)規(guī)劃。

　　執(zhí)行并控制項目。項目開始執(zhí)行時，不要把事業(yè)規(guī)劃擺一邊，它是項目執(zhí)行的指導(dǎo)原則，讓你隨時檢視項目設(shè)定的目標(biāo)是否達成。

　　項目終止與檢討。項目結(jié)束時，項目團隊?wèi)?yīng)該提出一份項目報告，檢討哪些目標(biāo)達成，哪些未達成，以供日后參考。如果虎頭蛇尾，項目成員付出昂貴代價獲得的教訓(xùn)，將無法有效分享。下次項目開始，一切又從頭來過。

　　你是項目經(jīng)理人，掌握好項目管理的訣竅，可以讓你事半功倍!

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