會議紀(jì)要格式要求
一、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫法
(一)版頭
日常工作會議、辦公會議的紀(jì)要一般都有固定的版頭。如：
工程會議紀(jì)要
第×期
北京市城鄉(xiāng)建設(shè)委員會辦公 200×年×月×月
用專門版頭的會議紀(jì)要，只標(biāo)注“第×期”，如果會議紀(jì)要用報告的形式上報或用通知的形式印發(fā)，則用公文版頭，編公文文號。 用專門版頭的會議紀(jì)要，成文日期在版頭的右下角。其余會議紀(jì)要的成文日期放在會議紀(jì)要的標(biāo)題下方居中并加圓括號或放在正文之后，以會議通過日期或領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
(二)標(biāo)題
會議紀(jì)要的標(biāo)題有單標(biāo)題和雙標(biāo)題兩種形式。
1.單標(biāo)題：由“會議名稱+文種”或“主要內(nèi)容(事由)+文種”組成， 構(gòu)成。前者如：縣委常委會議紀(jì)要、縣委書記(縣長)辦公會議紀(jì)要、局長辦公會議紀(jì)要、全國農(nóng)村工作會議紀(jì)要、××鄉(xiāng)教育工作會議紀(jì)要等;后者如《關(guān)于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀(jì)要》等。
2.雙標(biāo)題：由“正標(biāo)題+副標(biāo)題”構(gòu)成。正標(biāo)題揭示會議主旨，副標(biāo)題標(biāo)示會議名稱和文種。如：
探討新時期文學(xué)的發(fā)展
——中國當(dāng)代文學(xué)研究會第一次學(xué)術(shù)討論會紀(jì)要
(三)正文
會議紀(jì)要的正文大多由導(dǎo)言和主體構(gòu)成。具體寫法依會議內(nèi)容和類型而定。
1.導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括會議名稱、會期、會址、參加人員、主持人、主要議題、會議議程等。具體寫法常見的有兩種：
第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀(jì)要，如實例1。
第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解，要寫得簡明、概括，如范例1。
慣用過渡語“會議紀(jì)要如下”、“會議確定了如下事項”、“這次會議著重討論了以下×個問題”等。
2.主體。這是會議紀(jì)要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的`事項、會
議上達(dá)成的共識、會議 對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等，都在這一部分予 以表達(dá)。由于這部分內(nèi)容復(fù)雜，多數(shù)情況下都需要分條分項撰寫。不分條的， 也多用“會議認(rèn)為”、“會議指出”、“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現(xiàn)內(nèi)容的層次感。主體的常見寫法有三種：
(1)條文式。就是按所研究問題的順序排列，逐個說明會議研究了什么問題以及對這個問題所作出的決定。其好處是使會議所解決的問題突出、措施明確、便于執(zhí)行。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。
(2)綜述式。就是將會議所討論、研究的問題綜合歸納成若干部分，每個部分談一個方面的內(nèi)容。有的還根據(jù)會議的主要議題，分別冠以小標(biāo)題，以使眉目更加清楚。較復(fù)雜的工作會議、經(jīng)驗交流會議、座談會、研討會的會議紀(jì)要多用這種寫法。
(3)摘記式。就是按會議發(fā)言順序排列，將與會人員的發(fā)言的主要觀點、意見整理出來。一般在記錄發(fā)言人首次發(fā)言時，在其姓名后用括號注明發(fā)言人所在單位和職務(wù)。為了便于把握發(fā)言內(nèi)容，有時根據(jù)會議議題，在發(fā)言人前面冠以小標(biāo)題，在小標(biāo)題下寫發(fā)言人的名字。這種寫法多用于學(xué)術(shù)討論會和人數(shù)不多的小型座談會等，其優(yōu)點是能如實反映會上討論情況和每個人的不同觀點。
3.結(jié)語。一般性會議紀(jì)要可不寫結(jié)語，重要的工作會議和討論會、座談會紀(jì)要的結(jié)語，多數(shù)寫一段對會議的評價，強(qiáng)調(diào)會議所討論工作的意義，提出希望、號召、要求等。
結(jié)語有三種寫法：
(1)以會議名義向本地區(qū)、本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣大干部群眾認(rèn)真貫徹會議精神。
(2)強(qiáng)調(diào)貫徹落實會議精神的突出問題，指出應(yīng)注意的事項。
(3)對會議作簡要評價，提出希望、要求。
結(jié)語處還可以對會議的情況作一些補(bǔ)充說明，如：
會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業(yè)，促進(jìn)建立現(xiàn)代企業(yè)制度;培育和發(fā)展市場體系;發(fā)展個體私營經(jīng)濟(jì)等方面工作進(jìn)行了書面經(jīng)驗交流。
二、會議紀(jì)要寫作中應(yīng)注意的問題
1、概括要真實。會議紀(jì)要要忠實于會議的實際內(nèi)容，不能隨主觀意圖增減或更改會議的內(nèi)容，或借題發(fā)揮、添枝加葉，而必須做到真實準(zhǔn)確地表達(dá)會議內(nèi)容。
2、重點要突出。一次會議有時要涉及到很多問題，寫會議紀(jì)要時要抓住會議明確和解決的主要問題，切不可面面俱到而使中心不突出。
3、意見要統(tǒng)一。會議對具體問題的討論必然意見紛繁，想法多種多樣，不能把這些意見都納入會議紀(jì)要之中,而要根據(jù)會議的中心目的，以大會的總結(jié)報告為依據(jù)，認(rèn)真分析各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人的一致意見。同時也要吸收少數(shù)人的正確意見。對于有分歧的意見，除學(xué)術(shù)性會議紀(jì)要外，一般不要寫入工作會議性質(zhì)的會議紀(jì)要中。
4、條理要清楚。就是要對會議討論的意見要分類、分層、分序，使人感到問題明顯、條理清晰。
5、準(zhǔn)備要充分。就是要認(rèn)真做好會議記錄，詳盡占有材料，并且要認(rèn)真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。
6、寫作要及時。會議紀(jì)要的寫作要快速及時，否則給人“時過境遷”之感，影響公文效果。
三、會議紀(jì)要與會議記錄的異同
會議紀(jì)要與會議記錄都是會議文書，都具有很強(qiáng)的紀(jì)實性。
二者的主要區(qū)別是：
1、對象不同。會議紀(jì)錄一般是有會必錄，凡屬正式會議都要作記錄，作為內(nèi)部資料，用于存檔備查以及進(jìn)一步研究問題和檢查總結(jié)工作的依據(jù)。會議紀(jì)要主要記述重要會議情況，只有當(dāng)需要向上級匯報或向下級傳達(dá)會議精神時，才有必要將會議記錄整理成會議紀(jì)要。
2、寫法不同。會議記錄作為客觀紀(jì)實材料，無選擇性、提要性，要求原原本本地記錄原文原意，且必須隨著會議進(jìn)程進(jìn)行，越詳細(xì)越好。會議紀(jì)要則有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內(nèi)容，而且必須在會議結(jié)束后，在會議紀(jì)錄的基礎(chǔ)上加工整理而成，它集中反映了會議的精神實質(zhì)，具有高度的概括性和鮮明的政策性。
3、作用不同。會議記錄不具備指導(dǎo)工作的作用，一般不向上級報送，也不向下級分發(fā)，只作為資料和憑證保存。會議紀(jì)要經(jīng)過上級機(jī)關(guān)審批，就可以作為正式文件印發(fā)，有的還直接在報刊上發(fā)表，讓有關(guān)單位貫徹執(zhí)行，因此它對工作有指導(dǎo)作用。
4、性質(zhì)不同。會議記錄是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文，一般不公開，無須傳達(dá)或傳閱，只作資料存檔;會議紀(jì)要則是正式的公文文種，通常要在一定范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。
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