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      秘書(shū)電話禮儀

      時(shí)間:2020-12-16 09:22:05 職場(chǎng)禮儀 我要投稿

      秘書(shū)電話禮儀

        當(dāng)客戶第一次打電話到某公司時(shí),秘書(shū)明朗的聲音。清晰的吐字、禮貌的語(yǔ)言和適度的措詞會(huì)給對(duì)方留下深刻而又美好的印象,同時(shí)也會(huì)使對(duì)方對(duì)該公司產(chǎn)生深刻而美好的印象。本文由yjbys小編為大家搜集的秘書(shū)電話禮儀,我們一起來(lái)看看吧!

      秘書(shū)電話禮儀

        秘書(shū)電話禮儀

        因此秘書(shū)必須具有“我代表公司”的意識(shí),這樣,不但樹(shù)立了自己的良好的形象,同時(shí)也把自己公司的良好形象留給了對(duì)方。

        秘書(shū)接電話禮儀

        接聽(tīng)電話第一聲應(yīng)說(shuō):“您好”,然后再報(bào)上本公司的名稱、自己所在的部門或姓名。作為秘書(shū),應(yīng)掌握接電話的規(guī)范:

        隨時(shí)保持笑容

        打電話是從語(yǔ)言和聲調(diào)開(kāi)始的。在接電話的過(guò)程中,你的眼睛、手勢(shì)以及各種形態(tài)的動(dòng)作,對(duì)方都看不到,因此這時(shí)打電話的語(yǔ)氣和聲調(diào)就顯得格外重要。人在微笑時(shí)說(shuō)話的聲音,會(huì)使人感到柔和、舒服。所以,在接聽(tīng)電話時(shí),應(yīng)隨時(shí)保持笑容。

        姿態(tài)正確,聲音清朗

        在接聽(tīng)電話中,雖然通話雙方互相看不到對(duì)方,但你的心理狀態(tài)、當(dāng)時(shí)的心情和心境,都會(huì)非常微妙而又非常真實(shí)地反映到語(yǔ)調(diào)、語(yǔ)氣上來(lái),所以,在接聽(tīng)電話時(shí),不可以有一副慵懶的姿態(tài)或者懶散的樣子。這樣,會(huì)使對(duì)方明顯地感覺(jué)到你對(duì)他的不尊重。

        不要讓電話鈴響的太久

        電話鈴聲響兩下時(shí),要迅速拿起電話,這時(shí)一種避免讓對(duì)方久等的禮貌做法。

        如果在特殊情況下,鈴聲響幾聲后才接電話,應(yīng)向?qū)Ψ街虑福@樣才會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生良好印象,認(rèn)為你很有禮貌、很有修養(yǎng),同時(shí)也會(huì)對(duì)你的單位產(chǎn)生良好的印象。

        用左手我電話,右手執(zhí)筆

        接聽(tīng)公務(wù)電話時(shí),一定要用左手持話筒,右手執(zhí)筆,一邊交談,一邊記錄電話內(nèi)容。

        正確記錄所要傳達(dá)的事

        企業(yè)電話講究效率第一,電話的記錄傳達(dá)宜求簡(jiǎn)潔明了,最忌諱拖泥帶水,不得要領(lǐng)。在做電話記錄時(shí),要記下何時(shí)、何人、何地、何事、如何處理等等。

        理智地回答一般性的詢問(wèn)

        對(duì)打錯(cuò)的電話表示諒解;對(duì)個(gè)人私事的.來(lái)電簡(jiǎn)要回答;對(duì)電話騷擾不予理睬;對(duì)員工家庭急事予以緊急處理;對(duì)態(tài)度粗暴語(yǔ)言粗魯?shù)膩?lái)電,仍應(yīng)保持你的禮貌和職業(yè)性語(yǔ)言,不和他爭(zhēng)辯和頂撞。

        秘書(shū)打電話的禮儀

        記準(zhǔn)電話,以免打錯(cuò)

        如果撥錯(cuò)號(hào)碼,應(yīng)禮貌地向?qū)Ψ降狼福豢呻S手掛機(jī),然后向?qū)Ψ秸f(shuō):“對(duì)不起”。

        選擇恰當(dāng)?shù)膿艽驎r(shí)間

        如無(wú)緊急情況,一般白天應(yīng)在8點(diǎn)以后(假日在9點(diǎn)以后),夜間則在22點(diǎn)之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節(jié),不應(yīng)在中午打電話,一般通話時(shí)間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時(shí)間。

        撥打電話前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備

        通話以前,應(yīng)對(duì)談話內(nèi)容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達(dá)意,結(jié)結(jié)巴巴的通話。

        發(fā)傳真時(shí)的禮節(jié)

        如發(fā)傳真,而對(duì)方使用的又是電話/傳真兩用機(jī),也就是兩種機(jī)器使用同一個(gè)電話號(hào)碼,你可先撥通對(duì)方號(hào)碼,通知對(duì)方:“您好,請(qǐng)打開(kāi)傳真機(jī),我有傳真件發(fā)給您,謝謝。”待耳機(jī)中聽(tīng)見(jiàn)尖利獨(dú)特的傳真記號(hào)時(shí),便可發(fā)送傳真件。

        代撥電話的禮節(jié)

        如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認(rèn)對(duì)方身份,然后客氣地請(qǐng)對(duì)方稍后,告訴對(duì)方誰(shuí)要和其通話,然后把電話轉(zhuǎn)給有關(guān)人員或用手捂住話筒請(qǐng)委托者來(lái)接電話。

        在辦公室內(nèi)避免打私人電話

        不可占用公司電話談個(gè)人私事,更不允許在工作時(shí)間通過(guò)電話與親朋好友聊天。

        秘書(shū)手機(jī)禮儀

        手機(jī)作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經(jīng)成為禮儀的最大威脅之一,秘書(shū)在社交場(chǎng)所或工作場(chǎng)合放肆地使用手機(jī),嚴(yán)重影響他人,也影響到其本身的形象。關(guān)于手機(jī)禮儀,秘書(shū)們應(yīng)該注意一下幾點(diǎn)。

        公共場(chǎng)合不要旁若無(wú)人的使用手機(jī)。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會(huì)議中或是與人洽談時(shí),最好把手機(jī)關(guān)掉,特殊情況下可以調(diào)成靜音或震動(dòng)狀態(tài)。

        在與人一起用餐的時(shí)候,也有必要把手機(jī)關(guān)掉或是調(diào)成震動(dòng)狀態(tài),不要出現(xiàn)當(dāng)人們正吃到興頭上時(shí)被煩人的鈴聲打斷。

        在所有公共場(chǎng)合,都要在手機(jī)沒(méi)有使用時(shí),把它放在合乎禮儀的常規(guī)位置,放手機(jī)最正規(guī)的位置是隨身攜帶的公文包里,無(wú)論如何都不要拿在手里,安全其間不要放在桌子上,公共場(chǎng)合使用手機(jī),應(yīng)盡量壓低自己的音量,而絕不能大聲說(shuō)話。

        手機(jī)短信因其快捷又類似書(shū)面信函的優(yōu)勢(shì),被大眾尤其是年輕人廣泛地使用,因此我們很有必要關(guān)注一下手機(jī)短信的使用禮儀,在公共場(chǎng)合和社交承和不時(shí)響起的手機(jī)短信聲音,和這些場(chǎng)合響起的手機(jī)鈴聲一樣失禮。

        秘書(shū)們應(yīng)杜絕一邊和別人交談,一邊低頭查看短信的舉止,這是對(duì)對(duì)方的極大不尊重。同時(shí)在短信的內(nèi)容選擇和編輯上,應(yīng)該和同行文明一樣重視。

        秘書(shū)的電話禮儀,從秘書(shū)接聽(tīng)電話,撥打電話,使用手機(jī)通話等禮儀方面進(jìn)行詳細(xì)的介紹。希望在公共場(chǎng)合或是上班場(chǎng)合或是社交場(chǎng)合,都不會(huì)因?yàn)殡娫挼亩Y儀問(wèn)題而有損公司的形象。

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