商務宴請邀約禮儀

時間：2022-12-08 19:59:40 職場禮儀我要投稿

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商務宴請邀約禮儀

　　商務宴請邀約禮儀是商務宴請中至關重要的一個環節，邀約的成功與否直接影響著前期的準備以及后續的正常進行。

商務宴請邀約禮儀

　　商務宴請邀約的原則

　　1、專業化

　　2、明確化

　　商務宴請邀約的方式：

　　商務宴請邀約的方式有正式邀約與非正式邀約。正式的邀約多采用書面的形式，注重邀請的形式。非正式的邀約，通常是以口頭形式來表現的。

　　正式的邀約可以分為電話邀約、面對面邀約、請柬邀約、書信邀約、傳真邀約、電報邀約、便條邀約等具體形式。它適用于正式的商務交往中。

　　非正式的邀約有面對面邀約、托人邀約以及打電話邀約等不同的形式。它多適用于商界人士非正式的接觸之中。正式邀約可統稱為書面邀約，非正式邀約則可稱為口頭邀約。在比較正規的商務往來之中，應該以正式的邀約作為邀約的主要方式。

　　請柬邀約

　　在正式邀約的多種方式中，請柬邀約檔次最高，也是最為常用的邀約方式。如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，采用請柬邀請佳賓，不僅能和其他的邀約區分開來，而且顯得更加的莊重和展現邀約的誠意。

　　傳真邀約

　　傳真邀約是利用傳真機發出傳真對被邀請者所進行的一種邀約。

　　在具體格式、文字方面，其作法與書信邀約差不多。傳真邀約的好處就是利用了現代化的通訊設備，傳遞會更為迅速，并且不易丟失電報邀約。

　　電報邀約即以拍發專電的形式對被邀者所進行的邀約。

　　電報邀約與書信邀約在文字上，都熱情、友好、懇切、得體的表述邀約的具體內容，除此之外，由于電報本身的原因，電報邀約要求更加簡練明了的表述內容。

　　電報邀約速度快，準確率高。因此多用于邀請異地的客人。在具體內容上，它與書信邀約大致類似。

　　便條邀約

　　便條邀約即將邀約寫在便條紙上，然后留交或請人帶交給被邀請者。在書面邀約諸形式之中，它顯得最為隨便。然而因其如此，反而往往會使被邀請者感到親切、自然。

　　便條邀請的內容，是有什么事寫什么事，寫清楚為止。它所選用的紙張，應干凈、整潔為好。

　　用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封之中。

　　便條邀約他人的示范

　　先生：

　　茲與公司董事約定，下周二(4月5日)中午12時在全聚德共進工作餐。敬請光臨。

　　留上 3月27日

　　商務宴請應邀者禮儀：

　　1.認真對待邀約

　　任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經過慎重考慮，認為確有必要之后，才會發出的。所以應邀者接到邀約，都必須及時地、正確地進行處理。

　　不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規范，對邀請者待之以禮，給予明確、合禮的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，這些做法都是不合乎商務場合應該有的禮儀。

　　2.積極做出反應

　　商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約后，必須認定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方邀請，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對應邀者尊重與友好的表示。所以在接到邀約后，應當作出積極的禮貌性的反應。

　　3.準確回復邀約

　　積極反應的第一步，是要盡快答復邀請者自己能否接受其邀請。

　　為了使邀請者做到對他所發起的邀約胸有成竹、避免失誤，任何被邀請者在接到書面邀請之后，不論邀請者對于答復者有無規定，出于禮貌，都應盡早將自己的決定通知給對方。

　　4.應邀者回函禮儀

　　對書面邀約所進行的答復，通常采用書信的形式。在商務禮儀中被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果打印回函，則至少應當親筆簽名。

　　不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之后三日之內回復，而且回得越早越好。

　　在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好的邀請作出明確的答復。如果拒絕，則講明理由。

　　回函的格式可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面與邀請函不想上下。在寫接受函時，應將有關的時間與地點重復一下，以便與邀請者核實無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。回函通知邀請者自己決定接受邀請后，最好不要失約了。這類臨時的取消，會給邀請者帶來許多麻煩。拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可采用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。

　　華夏集團董事長劉曉先生非常榮幸地接受盛澤集團總裁溫升先生的邀請，將于4月20日上午10時準時出席盛澤集團開業儀式。謹祝開業大吉

　　例子：拒絕邀約的回函示范一則

　　尊敬的盛澤先生：

　　我深懷歉疚地告訴您，由于本人明晚將乘機飛往英國倫敦洽談生意，故無法接受您的邀請，前往紐約飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒。

　　對于邀約上書面規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，并且照章辦事。

　　如何讓應邀者盡快回復邀請

　　為了讓被邀請者對邀約盡快回復，邀請者在發出書面邀約時，應該對被邀請有所暗示，請對方能否到場必須作出答復。通常，類似的規定往往會在書面邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者如蒙光臨，請子函告能否出席，敬請答復，以及盼賜惠復，等等。

　　為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書面邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子郵箱號碼(網址)、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等。以上這些內容不必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或咨詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。

　　某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答復的請求，通常都采用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。

　　例如：意即備忘。用在書面邀約中，帶有提醒被邀請者務必注意勿忘之意。

　　R.S.V.P.意即不論出席與否，均望答復。Regrets only廣意即不能出席時，請予以答復。

　　這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書面邀約時，往往會同時附上一份專用的答復卡。

　　上面除了接受邀請、不能接受這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答復時，只須稍費舉手之勞，在以上兩項之中，作一回選擇題，在二者之一劃上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回給邀請者就行了。

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