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      工作電郵“經(jīng)驗法則”

      時間:2024-08-17 13:53:40 充電培訓(xùn) 我要投稿
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      工作電郵“經(jīng)驗法則”

      電子郵件是如今工作場所重要的通信工具之一,但不是每個人都知道如何很好地使用這個工具。

          在發(fā)送郵件之前一定要深思熟慮。

          專家表示,由于電子郵件不像書信那么正式,因此很多員工并不太在意工作郵件的語氣和行文,而這么做會有損個人的職業(yè)誠信度。

          你寫的郵件會給你的經(jīng)理、同事、客戶和可能的招聘人員留下印象。漫不經(jīng)心的郵件可能會讓人覺得你的紀律性不強,而且還可能會引起同事們的誤會。找工作時,一封寫得很糟糕的郵件會降低你得到工作的可能性。

          因此,當你下一次寫郵件的時候,要牢記以下幾條“經(jīng)驗法則”:

          1. 寫作風(fēng)格:國際零售巨頭藍瑪克集團(Landmark Group)印度公司的人力資源主管溫卡塔拉馬納(Venkataramana B.)表示,“大多數(shù)年輕人往往會把手機短信中的一些非正式用語用到電子郵件當中。”這可是工作郵件的大忌。

          在寫工作郵件的時候,要遵循語法和拼寫的規(guī)則,避免使用俚語、首字母縮寫或者用字母“u”替代“you”等簡寫形式。

          在發(fā)送郵件之前要認真檢查是否存在拼寫錯誤。避免使用很多的感嘆號,因為那樣看上去可能會顯得不成熟。不要用大寫字母來寫郵件,因為這樣容易讓對方感覺你像是在吼叫。

          在正式的郵件中最好不要使用“:)”等表情符號。松下電器(Panasonic)印度有限公司人力資源主管普拉山特??迪奧??辛格(Prashant Deo Singh)表示,“這些符號可以用在‘臉譜’(Facebook)和‘推特’(Twitter)當中。”

          信息技術(shù)和管理服務(wù)公司OSC Export Services Pvt的人力資源主管露娜??梅特拉(Runa Maitra)說,一些非正式的信息可以通過私人郵件來傳遞。

          2. 行文方式:由于我們每天都會收到大量的郵件,所有要盡量讓你的郵件篇幅短小、重點突出。溫卡塔拉馬納說,不要寫那些“看上去永遠不會結(jié)尾的句子”。如果你必須要在郵件中包含多個要點,可以使用著重號把所有的要點簡明扼要地標注出來。

          如果你正在回復(fù)一封往來多次的郵件,就要考慮刪去正文中舊有的部分,或者用簡短的幾句話將其歸納一下。

          在郵件末尾加上自己的簽名是個不錯的主意,其中可以寫上你的電話號碼和其他的聯(lián)系方式。這一點在寫給客戶、招聘人員以及其他外部人員的郵件中尤其重要。

          3. 主題:缺少主題或者像“你好”或“我有一個問題”等模糊不清的主題會讓忙碌的收件人覺得厭煩。而且,這也會讓收件人在收件箱里查找你的郵件變得更困難。

          郵件的主題要明確,如果是緊急郵件的話也要一并說明。不要寫“我有一個問題”,而要寫成“我的假日計劃;非緊急”。

          同時,主題不宜過長或過于詳細。

          另外,不要在同一封郵件中討論主題之外的其他新話題。這也會使根據(jù)某一特定問題查找郵件變得困難。最好通過發(fā)送單獨的郵件來討論不同的話題。

          4. 寫對對方的稱謂:如果你在郵件的正文中把收件人的姓名拼寫錯誤,或者更糟糕地把一位女士稱為“先生”,那么很可能會惹惱對方。在郵件發(fā)送之前,切記要反復(fù)檢查收件人姓名和職務(wù)的拼寫正確無誤。如果你不確定收件人是男是女,那么就可以光使用他/她的名字,或者使用其全名。

          5. 慎用“全部回復(fù)”:點擊這個鍵時一定要非常慎重,因為如果使用不當會帶來很多尷尬。

          最常見的問題之一,就是你的信息已經(jīng)讓不應(yīng)該看到它的人收到了,而你自己卻可能還沒有意識到。

          設(shè)想一下,當你想要開某人的玩笑或者向一位同事抱怨你的老板時按下“全部回復(fù)”鍵會是怎樣的后果吧。即使是多年使用電子郵件的人也有可能會犯這種錯。

          辛格說,有時候,員工們使用“全部回復(fù)”鍵是因為“他們想要向別人展示他們做了一些工作,他們向所有人轉(zhuǎn)發(fā)郵件”,但那只會加大收件人郵箱的負荷,而且還可能讓人生厭。

          不要頻繁使用“全部回復(fù)”鍵,而且在使用之前要三思而后行。

          6. “發(fā)送”之前請確認:電子郵件轉(zhuǎn)發(fā)起來很容易,因此很可能最終會有你意想不到的人讀到你的郵件。在發(fā)送之前要反復(fù)認真地閱讀你寫的郵件,確保它不會冒犯到別人,而且不要在郵件中寫一些可能給你帶來麻煩的話。

          郵件不是你宣泄感情的地方。不要匆匆忙忙地發(fā)出憤怒的郵件,因為隨后這可能會給你帶來困擾。溫卡塔拉馬納建議說,如果你需要回復(fù)一封無禮的郵件,那么就要認真地“起草郵件,通讀一遍而且在你冷靜下來以后再按下發(fā)送鍵。”總的說來,最好要避免發(fā)出這類郵件。

          7. 及時回復(fù):回復(fù)一封郵件的迅速程度通常取決于郵件的性質(zhì)。一般情況下,你應(yīng)該立即回復(fù)。如果你無法立即回答一個特定的問題,那么就應(yīng)該回信表示你已經(jīng)收到了郵件,然后告訴對方一個你預(yù)計能夠做出回復(fù)的時限。

          房地產(chǎn)公司Mantri Developers Pvt的銷售主管斯耐哈??曼特里(Snehal Mantri)說,“理想的話,你應(yīng)該在24小時內(nèi)做出回復(fù)。”

          8. 郵件發(fā)送后忌打電話:你可能想要給剛剛發(fā)出那封郵件的收件人打個電話,但是最好是打消這個念頭。這么做可能會讓收件人感到厭煩。

          要給收件人幾個小時、甚至一天的時間去考慮并做出回復(fù),不論你是多么急切地希望他做出回應(yīng)。如果事出緊急,就要在郵件的主題中注明。

          如果有什么事的話——如果是一件緊急的事——可以先給收件人打個電話提醒他你發(fā)了郵件。

          9. 附件:通常要避免把大文件作為附件來發(fā)送,因為它們會把收件人的郵箱塞滿。如果收件人郵箱中的內(nèi)容已經(jīng)接近于其總?cè)萘浚敲茨愕拇笪募踔量赡軙粍h除掉。如果你是發(fā)送圖片,就要把它們調(diào)整到較小的解析度。如果你一定需要發(fā)送大文件的話,可以先打電話給收件人讓他檢查一下郵箱。

          10. 何時不宜發(fā)郵件:不要因為每一件瑣事、特別是在電話里或者當面就能輕易說清楚的事發(fā)送郵件。松下電器的辛格說,“使用電子郵件的目的是為你節(jié)省時間,而不是浪費時間。”

          不要在郵件中寫入敏感或者涉密的信息,因為你永遠不知道誰會讀到它。最后,轉(zhuǎn)發(fā)郵件要小心謹慎,特別是在轉(zhuǎn)發(fā)那些有可能冒犯別人或者引人誤解的笑話的時候。

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