4個(gè)“四兩撥千斤”的開(kāi)會(huì)方法
以下是4個(gè)“四兩撥千斤”的開(kāi)會(huì)方法，你有聽(tīng)說(shuō)過(guò)嗎?
第一，請(qǐng)參加會(huì)議的人在會(huì)議開(kāi)始前提交信息。
這或許聽(tīng)起來(lái)有點(diǎn)兒太簡(jiǎn)單，可極少有人真的付諸實(shí)踐。這樣做之后，大家提交的看法和意見(jiàn)就不大可能受到他人影響。
這個(gè)方法對(duì)那種希望得到創(chuàng)新想法的會(huì)議尤其管用。請(qǐng)大家事先提交想法，往往能讓更多人的意見(jiàn)得到傾聽(tīng)，于是就能收集到更多新創(chuàng)想。培訓(xùn)課程和家庭會(huì)議也能使用類(lèi)似的方法。
例如，如果你面臨一個(gè)問(wèn)題或一項(xiàng)挑戰(zhàn)，需要每個(gè)組員都貢獻(xiàn)智慧，那么，與其讓每一個(gè)人都同時(shí)說(shuō)出想法和建議，更高效的做法是請(qǐng)大家花幾分鐘靜靜地想一想自己的主意，然后寫(xiě)下來(lái)，提交給全組。
這樣做能讓那些比較安靜的小組成員也能暢所欲言，免得他們的聲音被大嗓門(mén)的組員淹沒(méi)。除了一小段靜悄悄的時(shí)刻之外，這個(gè)方法的成本幾乎為零。
第二，組織會(huì)議的人最后一個(gè)發(fā)言。
組織會(huì)議的人往往不知道自己的意見(jiàn)會(huì)影響大家，這個(gè)問(wèn)題之普遍簡(jiǎn)直令人吃驚。
如果一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者、經(jīng)理或家長(zhǎng)先把看法說(shuō)了出來(lái)，小組成員往往就會(huì)下意識(shí)地聽(tīng)從，其他的想法和意見(jiàn)就沒(méi)有機(jī)會(huì)產(chǎn)生了。
避免這種潛在的不良影響的方式之一，就是讓領(lǐng)導(dǎo)者先聽(tīng)完大家的看法，然后再表達(dá)自己的意見(jiàn)。
第三，做個(gè)任務(wù)清單會(huì)很有用。
醫(yī)生們確保自己做出準(zhǔn)確診斷并采取正確措施的常用方法之一就是列一個(gè)簡(jiǎn)單的清單。就像阿圖· 葛文德(Atul Gawande)在他的著作《清單革命》(The ChecklistManifesto)中所說(shuō)的，這些清單中包括一些簡(jiǎn)單得令人吃驚、可萬(wàn)一漏掉了就會(huì)要人命的條目。患者的名字跟真人對(duì)得上嗎?我有他的病歷嗎?他對(duì)什么東西過(guò)敏嗎?我知道他的.血型嗎?
就像飛行員在登機(jī)前會(huì)列一張清單一樣，會(huì)議的組織者也需要仔細(xì)想想，準(zhǔn)備清單上該有哪些必不可少的條目。參會(huì)的人選恰當(dāng)嗎?大家的經(jīng)驗(yàn)是否平衡得當(dāng)?有沒(méi)有那種以積極正面的方式提出反對(duì)意見(jiàn)的角色?
第四，對(duì)會(huì)議的座次安排做出微妙的調(diào)整，就能夠影響人們的注意力重點(diǎn)。
例如，他們的研究發(fā)現(xiàn)，圓桌式的座位能夠喚起人們的歸屬感。因此，參會(huì)者更容易重視小組的整體目標(biāo)，也容易被強(qiáng)調(diào)全組利益的信息(而不是個(gè)別人的收益)和提議說(shuō)服。
相反，當(dāng)座次安排呈現(xiàn)出帶角的形狀(比如L形)或方形的時(shí)候，效果剛好相反。這種座次安排激發(fā)了人們對(duì)獨(dú)特性的追求。因此，人們更容易響應(yīng)那些以自我為中心的信息和提議，容易表現(xiàn)出個(gè)人主義。
研究人員總結(jié)說(shuō)，如果會(huì)議目的是創(chuàng)造合作互助的氣氛，那么圓桌式的排位更有利。因此，如果一個(gè)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者想要說(shuō)服員工齊心合力行動(dòng)起來(lái)，那么他最好把大家的座位擺成圓桌式的。如果員工中有平素不大合群的人，這樣做就愈發(fā)重要。
然而，如果團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者希望讓團(tuán)隊(duì)成員為自己的行動(dòng)負(fù)起責(zé)任，那么正方形或長(zhǎng)方形的桌型會(huì)更好。
當(dāng)然，某些會(huì)議既需要合作，也需要個(gè)人采取行動(dòng)。因此，你或許需要在進(jìn)程中調(diào)整桌型。
例如，一名會(huì)議組織者發(fā)現(xiàn)會(huì)議初期需要大家團(tuán)結(jié)合作，那么他就把這段時(shí)期的座位擺成圓桌式的，等到會(huì)議的重點(diǎn)轉(zhuǎn)變成需要個(gè)人關(guān)注的議題時(shí)，如果必要的話，他就可以做出小小的調(diào)整，把座位擺成方形的。
會(huì)議組織者可以采用的另一個(gè)小調(diào)整是，開(kāi)會(huì)之前就把座位分配好，而不是讓大家自行找位子(要知道，物以類(lèi)聚，人以群分)。任何一個(gè)婚禮策劃人都會(huì)告訴你，當(dāng)人們看到寫(xiě)著自己姓名的桌卡時(shí)，都會(huì)乖乖地坐下。
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