文件收發(fā)管理制度
在不斷進(jìn)步的社會(huì)中，大家逐漸認(rèn)識(shí)到制度的重要性，制度是國(guó)家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編精心整理的文件收發(fā)管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。
1、目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司各類(lèi)文件資料的收發(fā)管理工作，使公司文件資料的收發(fā)管理工作更加規(guī)范化、制度化，提高工作效率，并明確職責(zé);結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本管理規(guī)范。
2、適用范圍
公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內(nèi)外部文件、函件等。
3、職責(zé)
公司所有文件資料，由公司各職能部門(mén)專(zhuān)人負(fù)責(zé)擬發(fā)、收集、整理后，統(tǒng)一交公司行政人事部檔案室歸檔保管，具體操作根據(jù)《檔案管理規(guī)定》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;
4、發(fā)文管理規(guī)定及流程
4.1發(fā)文規(guī)定
4.1.1公司各類(lèi)發(fā)文均由所屬部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿排版及校對(duì)，分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽發(fā);
4.1.2所發(fā)文件必須由發(fā)文部門(mén)留存書(shū)面底稿、電子文本以作存檔，并由部門(mén)專(zhuān)人建立文件收發(fā)登記臺(tái)帳;
4.1.3所發(fā)文件必須履行文件呈批手續(xù)且要有相關(guān)擬稿人、審核人、簽發(fā)人的簽字方可發(fā)出，需加蓋公章的.文件另加填蓋章申請(qǐng)單;由總經(jīng)理簽字后，財(cái)務(wù)部執(zhí)行蓋章;
4.1.4所有發(fā)文文件必須定期統(tǒng)一歸檔到公司檔案室保管存檔。
4.2發(fā)文字號(hào)編排
4.2.1以公司名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一編排為以下格式：
公司簡(jiǎn)稱(chēng)的大寫(xiě)英文縮寫(xiě)(XDCJ)+發(fā)布年號(hào)(四位數(shù))+順序號(hào)(三位數(shù));
公司名義發(fā)文，統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)擬文及編號(hào)，經(jīng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)出;
4.2.2以部門(mén)名義，加蓋公司印章的發(fā)文字號(hào)統(tǒng)一編排為以下格式：
4.3文件分類(lèi)
4.3.1制度、規(guī)定：根據(jù)公司經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際需要，由公司職能部門(mén)提出建立和完善的各類(lèi)管理規(guī)章制度;
4.3.2決定：對(duì)重大事項(xiàng)做出的決定按排;
4.3.3通知：發(fā)布或公布公司各項(xiàng)制度，傳達(dá)相關(guān)部門(mén)、人員或單位需要周知的事項(xiàng);
4.3.4通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，借以教育員工;傳達(dá)重要精神或情況;
4.3.5通告：在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng);
4.3.6報(bào)告：下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況、提出建議意見(jiàn)或答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn);
4.3.7請(qǐng)示：向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)求請(qǐng)示、批準(zhǔn);
4.3.8批復(fù)：答復(fù)相關(guān)部門(mén)(單位)的請(qǐng)示;
4.3.9意見(jiàn)：對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出意見(jiàn)或處理辦法。
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