大學學生會檔案管理制度

時間：2020-12-22 09:15:45 制度我要投稿

大學學生會檔案管理制度

　　在快速變化和不斷變革的今天，我們都跟制度有著直接或間接的聯(lián)系，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。大家知道制度的格式嗎？以下是小編收集整理的大學學生會檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。

大學學生會檔案管理制度

　　一、日常檔案工作辦法

　　1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復(fù)制。

　　2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。

　　3, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務(wù)檔案及活動檔案。

　　4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。

　　5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,CD,VCD等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。

　　6. 檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。

　　7. 檔案上交時由辦公室簽收。

　　二、檔案內(nèi)容要求：

　�。ㄒ唬┤耸聶n案包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團負責考察記錄。

　　l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。

　　2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。

　　3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關(guān)部門存入該學生檔案。

　�。ǘ┕ぷ鳈n案包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。

　　l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。

　　2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。

　　（三）財務(wù)檔案包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務(wù)制度。

　　（四）活動檔案

　　1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結(jié)果；活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。

　　2、活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。

　　三、檔案查閱辦法

　　1,查閱要求:

　　1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。

　　2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的'完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團會做出相應(yīng)的警告、批評。

　　3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。

　　4) 認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。

　　5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。

　　6) 檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應(yīng)處理。

　　2、借閱手續(xù)：

　�。�1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。

　　（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。

　�。�3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。

　�。�4）復(fù)制文件必須征得主席團的同意。

　　8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，

　　秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。

　　9、外借檔案不得為檔案原件。

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