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項目檔案資料管理制度范本
在日常生活和工作中，制度使用的情況越來越多，制度就是在人類社會當中人們行為的準則。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編為大家收集的項目檔案資料管理制度范本，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
項目檔案資料管理制度1
第一條、項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件：勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件；項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備試運行中形成的'文件：項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集：引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質(zhì)量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等）書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質(zhì)量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目檔案資料管理制度2
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構(gòu)形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質(zhì)內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或?qū)I(yè)整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理；檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求。
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構(gòu)歸檔。
2、根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的.實際情況，圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構(gòu)。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即：在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔（任務結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔（一周內(nèi)）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1變更、修改、補充的文件材料；
5.2礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3礦產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料；
5.4其他臨時活動形成的文件材料。
項目檔案資料管理制度3
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括：
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的`實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類；大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類，下設屬類。
2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號；生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設單位（并責成設計、施工及建立單位）可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù)：建設單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。
項目檔案資料管理制度4
1、由項目部辦公室負責管理性文件的收發(fā)、傳閱、編制清單歸類保存。由項目技術負責人負責施工圖、技術核定單、變更通知單的收發(fā)，負責編制目錄，分發(fā)清單，所有施工圖的持有人應對圖紙的修改，變更及時標識。
2、所有文件資料由文件批準人決定發(fā)放范圍和份數(shù)，文件發(fā)放人應填寫《文件和資料發(fā)放登記表》，按發(fā)放范圍和數(shù)量發(fā)放文件，并做好編號及登記。
3、文件領用人在收到文件和資料時，應在文件發(fā)放的表格上登記簽字。
4、在發(fā)放過程中，文件使用部門應及時撤出作廢/失效文件。
5、當文件使用人的文件破損嚴重，影響使用時，應向文件發(fā)放部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件、編號不變，文件發(fā)放部門應將原破損文件收回處理。
6、文件使用人文件丟失后，應向文件發(fā)放部門辦理補領手續(xù)，在補領申請時必須作出書面說明，文件發(fā)放部門在補發(fā)文件時應重新進行分發(fā)編號，并注明作廢。
7、在用有效文件控制清單，項目部辦公室負責編制管理性《有效文件控制清單》，項目工程部負責編制技術性《有效文件控制清單》，以識別和管理在用有效文件及現(xiàn)行修訂狀態(tài)。
8、文件和資料的更改
a.當文件和資料需要更改時，應由文件更改人或更改部門填寫《文件和資料更改申請表》，說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容，如更改涉及其它部門時，應重新會審。
b.文件更改原則上應由原審批人審批，當原審批人不在或需指定其它人員審批時，則該人應得到相應的授權書和文件審批所需的有關背景資料。
c.經(jīng)更改審批的文件，由審批人填寫《文件和資料更改通知單》，并發(fā)至有關部門。
d.文件持有人根據(jù)《文件和資料更改通知單》的指令，直接在文件的相應處進行更改，但應確保內(nèi)容的正確、清晰，并將《文件更改通知單》附于文件后或收回原文件，并做好發(fā)放登記。
e.文件更改后，文件更改部門應將更改內(nèi)容審批件存檔備查。
f.文件更改應做好記錄和標識。
9、作廢的文件應加蓋“作蓋”印章，已作廢、失效的`文件應在文件的使用場合中撤出。
10、文件和資料的保管
a.文件和資料持有人應妥善保管好所用的文件資料，防止丟失、損壞，若損壞丟失應向主管領導報告。
b.文件資料的存檔按公司檔案管理辦法規(guī)定辦理。
c.文件管理人在調(diào)離崗位或存檔時，必須移交全部文件，并作好文件移交記錄。
11、文件和資料的使用控制
a.文件和資料需要時，由需要人填寫《文件和資料復印審批表》，應經(jīng)主管部門或部門負責人批準，規(guī)定復印的份數(shù)、編號，發(fā)放應做好記錄和登記。
b.需要臨時借閱文件的人員應填寫《文件和資料借閱申請單》，經(jīng)文件管理部門負責人批準后方可借閱，借閱后必須及時歸還，文件一般情況下不外借，如確需外借，需經(jīng)主管領導批準。
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