物業(yè)檔案管理制度

時間：2022-07-30 08:37:43 制度我要投稿

物業(yè)檔案管理制度范本（精選8篇）

　　在社會發(fā)展不斷提速的今天，制度的使用頻率逐漸增多，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。我敢肯定，大部分人都對擬定制度很是頭疼的，下面是小編收集整理的物業(yè)檔案管理制度范本（精選8篇），供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

物業(yè)檔案管理制度范本（精選8篇）

　　物業(yè)檔案管理制度1

　　1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動用。

　　3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認后方可離任。

　　6、物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的`保管責任人將作適當處分。

　　9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　物業(yè)檔案管理制度2

　　1、客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2、客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統(tǒng)一存放在客戶檔案文件柜內。

　　3、每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4、每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5、客戶檔案的標牌須與檔案內現(xiàn)客戶的'公司名稱吻合。

　　6、客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

　　7、客戶檔案查閱可向客務主管借出，經(jīng)客務部經(jīng)理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8、原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經(jīng)客務部經(jīng)理同意方可修改。

　　9、客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統(tǒng)，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業(yè)檔案管理制度3

　　一、制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業(yè)費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統(tǒng)，而客戶檔案可以協(xié)助客戶服務部以最便捷的.方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二、管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

　　三、適用范圍

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。

　　一般客戶檔案包括以下的資料：

　　1、收集客戶單位資料

　　2、客戶繳費記錄包括各樣應付之押金

　　3、客戶裝修工程文件

　　4、客戶遷入時填具之資料

　　5、客戶資料補充

　　6、客戶聯(lián)絡資料

　　7、緊急事故聯(lián)絡人的資料

　　8、客戶與管理處往來文件

　　9、客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　10、客戶維修記錄

　　11、客戶投訴記錄

　　12、客戶單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序

　　四、注意事項

　　1、及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2、協(xié)調與客戶之間的關系，加強橫向溝通；

　　3、做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢及跟進；

　　4、接聽客戶投訴，解決客戶投訴；

　　5、接聽客戶工程報修電話，及時聯(lián)系修復。

　　物業(yè)檔案管理制度4

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；

　　3、客戶信息檔案的'內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；

　　5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。

　　物業(yè)檔案管理制度5

　　物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。

　　物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運作環(huán)節(jié)

　　1、設立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學化、現(xiàn)代化的先進手段，建立相應的規(guī)章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容真實的原則，根據(jù)實際資料和信息資料的'內容，在實際工作中從需要出發(fā)，擴大資料的來源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集后的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內容、信息的表現(xiàn)形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內容

　　范圍分類資料內容

　　房產(chǎn)公司提供資料產(chǎn)權資料立項文件、工期批復文件、規(guī)劃會審文件、規(guī)劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規(guī)劃許可證

　　技術資料規(guī)劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

　　管理處建立的資料物業(yè)資料小區(qū)基本資料、商業(yè)網(wǎng)點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

　　業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設施設備檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內在規(guī)律、聯(lián)系進行科學地分類與保存。

　　2、檔案按不同業(yè)務性質、編號、造冊、編輯，分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定：出室必須由管理處主任同意，經(jīng)登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　4、檔案的管理環(huán)境做到三防，即防火、防潮、防變質。

　　物業(yè)檔案管理制度6

　　1、發(fā)文格式中，函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

　　（1）函：與不相隸屬機關或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復問題等用函。

　　（2）通告：在工作中可能出現(xiàn)或已經(jīng)出現(xiàn)了問題，或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用通告。

　　（3）通知：是發(fā)現(xiàn)行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位，要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、會議通知、任免通知。

　　（4）報告：向上級機關匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關的詢問等用報告。

　　（5）請示：請求上級機關對某項重要工作作出指示，答復和批準事項時用請示。

　　2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

　　（1）可從上級公司傳閱的文件、資料中收集；

　　（2）從政府相關部門下發(fā)的文件資料中整理收集；

　　（3）從物業(yè)管理協(xié)會會刊中收集；

　　（4）征訂有關物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料；

　　（5）經(jīng)常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況；

　　（6）保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務主管部門的聯(lián)系，從中獲得物業(yè)管理的有關文件法規(guī)；

　　（7）可從報刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　（1）嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度；

　　（2）及時做好催還、清退工作，檔案材料不得個人保管；

　　（3）除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中時間整理前一年的'檔案材料；

　　（4）檔案工作應統(tǒng)一領導，分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案，對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查，各職能部門分層管理本部門的檔案工作；

　　（5）檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用；

　　（6）必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔；

　　a、檔案材料的分類方法主要有：部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據(jù)自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項目一旦確定，要執(zhí)行到底，不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經(jīng)處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料，可根據(jù)材料與類目的密切程度進行歸類。

　　（7）檔案材料的卷宗的處理：

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題；

　　b、所有歸檔材料均須編號，并按序號進行先后排列；

　　c、填寫材料目錄表，其主要內容有：順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期；

　　（8）確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管（15年以上）、中期保管（5—15年）、短期保管（5年以下）等。

　　（9）檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存，并按類上架進柜，注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生，要經(jīng)常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些

　　物業(yè)管理公司應保存的基本材料有：會議記錄；上下行文；政府文件；工作計劃、總結、報告；規(guī)章制度；調查分析；重大事件和投訴；工作檢查、評比記錄；物業(yè)管理委托合同；物業(yè)管理各項分承包合同、協(xié)議；公司人事材料；治安事件記錄、處理材料；各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料；技術圖紙、工程檔案；客戶/業(yè)主檔案；固定資產(chǎn)清單；財務憑證、帳冊、報表；財產(chǎn)和物資單據(jù)；各類經(jīng)營證明、證件等。