小區(qū)檔案管理制度

時(shí)間：2023-01-31 08:53:17 制度我要投稿

小區(qū)檔案管理制度4篇

　　在充滿(mǎn)活力，日益開(kāi)放的今天，越來(lái)越多人會(huì)去使用制度，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編幫大家整理的小區(qū)檔案管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

小區(qū)檔案管理制度4篇

小區(qū)檔案管理制度1

　　管理處的服務(wù)過(guò)程是小區(qū)運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理,也是面對(duì)業(yè)主各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)主對(duì)管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù):

　　管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容,才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

　　2.管理處業(yè)主管理的'日常工作包括:

　　及時(shí)上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào),傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確,認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系,加強(qiáng)橫向溝通;

　　做好與業(yè)主有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);

　　接聽(tīng)業(yè)主投訴,解決業(yè)主投訴;

　　接聽(tīng)業(yè)主工程報(bào)修電話(huà),及時(shí)聯(lián)系修復(fù);

　　3.業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料:

　　收集業(yè)主單位資料

　　業(yè)主繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　業(yè)主裝修工程文件

　　業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

　　業(yè)主資料補(bǔ)充

　　業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料

　　緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

　　業(yè)主與管理處往來(lái)文件

　　業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　業(yè)主請(qǐng)修記錄

　　業(yè)主投訴記錄

　　10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)

小區(qū)檔案管理制度2

　　加強(qiáng)檔案資料管理，有助于保存住宅小區(qū)(大廈)的歷史資料，維護(hù)管理的連續(xù)性和規(guī)范化，便于房屋及設(shè)施設(shè)備的`檢查、維護(hù)、更新和與業(yè)主的溝通、聯(lián)系。

　　(一)管理內(nèi)容：

　　1、工程檔案：從接管開(kāi)始的所有工程技術(shù)、維修、改造資料、各種竣工圖及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備資料等;

　　2、業(yè)主檔案：所有業(yè)主購(gòu)、租房合同(復(fù)印件)，業(yè)主基本情況登記表、裝修申請(qǐng)表等;

　　3、財(cái)務(wù)檔案：逐年形成的財(cái)務(wù)收支報(bào)表、物業(yè)維修基金使用報(bào)表等;

　　4、文件檔案：有關(guān)物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車(chē)輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽(yù)資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴(yán)格執(zhí)行;

　　2、專(zhuān)人管理(由負(fù)責(zé)內(nèi)勤的管理員擔(dān)任)，專(zhuān)室專(zhuān)柜，編目造冊(cè)，存放有序并且尊重業(yè)主隱私，保守秘密;

　　3、科學(xué)管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達(dá)100%;

　　4、逐步實(shí)現(xiàn)智能化管理，計(jì)時(shí)可靠的掌握相關(guān)信息，提高管理水平。

小區(qū)檔案管理制度3

　　1.按規(guī)劃要求建設(shè)、住宅及配套建設(shè)設(shè)施投入使用

　　1)工程規(guī)劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設(shè)工程規(guī)劃管理竣工驗(yàn)收合格證

　　5)國(guó)有土地使用證

　　2.辦理接管驗(yàn)收手續(xù)

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設(shè)施工建檔移交清單

　　⑴幢建施、結(jié)施竣工圖，建材合格證、分項(xiàng)分部評(píng)定資料;

　　⑵水施、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖，分項(xiàng)、分部質(zhì)檢平定資料(復(fù)印件);

　　3)商品房質(zhì)量保證書(shū)

　　4)房屋移交驗(yàn)收資料

　　5)設(shè)施設(shè)備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實(shí)施統(tǒng)一專(zhuān)業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機(jī)構(gòu)代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質(zhì)證書(shū)

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務(wù)登記證(正副本)

　　5)上級(jí)批文(文件)

　　4.建設(shè)單位在銷(xiāo)售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方的責(zé)、權(quán)、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實(shí)施意見(jiàn)

　　5.購(gòu)房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同，雙方責(zé)、權(quán)、利明確總戶(hù)數(shù)戶(hù)，入住戶(hù)，入住率為，簽定的前期物業(yè)管理服務(wù)合同為份。(文件柜放置于)

　　6. 建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關(guān)規(guī)定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的財(cái)務(wù)管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的`來(lái)源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法

　　d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊(cè)、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項(xiàng)公眾制度完善

　　1)房屋使用說(shuō)明書(shū)

　　2)公共管理制度

　　⑴治安管理制度

　　⑵消防管理制度

　　⑶門(mén)衛(wèi)管理制度

　　⑷機(jī)動(dòng)車(chē)停車(chē)場(chǎng)管理制度

　　⑸非機(jī)動(dòng)車(chē)管理制度

　　⑹裝修管理規(guī)定

　　3)政府有關(guān)文件

　　8.業(yè)主委員會(huì)按規(guī)定程序成立，并按規(guī)章制度履行職責(zé)

　　1)業(yè)主委員會(huì)籌備工作資料

　　⑴關(guān)于組建業(yè)主委員會(huì)實(shí)施方案

　　⑵業(yè)主委員會(huì)資料(詳見(jiàn)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查表)

　　⑶業(yè)主委員會(huì)章程

　　9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實(shí)施方案，并經(jīng)業(yè)主委員會(huì)同意

　　1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

　　2)創(chuàng)優(yōu)實(shí)施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標(biāo)書(shū))

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達(dá)標(biāo)申報(bào)資料資料

　　10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項(xiàng)管理制度、各崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)并指定具體的落實(shí)措施和考核標(biāo)準(zhǔn)。

　　1)員工手冊(cè)

　　2)文明禮貌用語(yǔ)及各專(zhuān)業(yè)服務(wù)語(yǔ)言流程規(guī)范

　　3)部門(mén)職責(zé)

　　⑴公司組織機(jī)構(gòu)示意圖(管理處機(jī)構(gòu)示意圖)

　　⑵員工手冊(cè)

　　⑶管理中心職責(zé)

　　⑷財(cái)務(wù)部職責(zé)

　　⑸護(hù)衛(wèi)部?jī)?nèi)務(wù)條令、崗位職責(zé)

　　4)部門(mén)工作程序、操作程序

　　⑴財(cái)務(wù)部管理制度

　　⑵客戶(hù)服務(wù)中心工作程序

　　⑶工程部設(shè)備運(yùn)行維修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　　⑸各種應(yīng)急處理方案

　　a、火警、火災(zāi)應(yīng)急方案

　　b、停電應(yīng)急方案

　　c、護(hù)衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　　⑴值班制度

　　⑵回訪(fǎng)制度

　　⑶檔案管理制度

　　⑷原始記錄、資料管理制度

　　6)管理人員、員工考評(píng)細(xì)則

　　⑴管理人員考核細(xì)則

　　⑵財(cái)務(wù)管理人員考核細(xì)則

　　⑶維修人員考核細(xì)則

　　⑷清潔、綠化人員考核細(xì)則

　　⑸護(hù)衛(wèi)員考核細(xì)則

　　⑹護(hù)衛(wèi)部崗位目標(biāo)管理考核辦法

　　7)護(hù)衛(wèi)部培訓(xùn)日程、訓(xùn)練記錄

　　8)護(hù)衛(wèi)知識(shí)考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　　⑴門(mén)崗值班記錄

　　⑵監(jiān)控中心值班記錄

　　⑶緊急情況記錄

　　⑷停車(chē)場(chǎng)車(chē)輛進(jìn)出原始記錄

　　⑸房屋裝修管理記錄

　　⑹裝飾裝修申請(qǐng)書(shū)、責(zé)任書(shū)

　　⑺值班記錄

　　⑻回訪(fǎng)記錄

　　⑼維修派工單

　　⑽住戶(hù)檔案

　　⑾維修員值班記錄

　　⑿設(shè)施設(shè)備巡查保養(yǎng)等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員持證上崗，員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標(biāo)志，工作規(guī)范，作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)。

　　1)管理中心管理干部學(xué)歷、職稱(chēng)、上崗證復(fù)印件

　　2)管理中心專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員資格證、操作證

　　3)護(hù)衛(wèi)員上崗證

　　4)員工勞動(dòng)合同

　　12.應(yīng)用計(jì)算機(jī)智能化設(shè)備等現(xiàn)代化管理手段，提高管理效率。

　　1)小區(qū)住戶(hù)基本資料(備份文件夾類(lèi))

　　2)小區(qū)物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類(lèi)管理制度、文件夾

　　⑴護(hù)衛(wèi)類(lèi)

　　⑵財(cái)務(wù)類(lèi)

　　⑶管理類(lèi)

　　⑷保潔類(lèi)

　　⑸經(jīng)營(yíng)類(lèi)

　　⑹人事類(lèi)

　　⑺業(yè)主委員會(huì)

　　⑻運(yùn)行維修表

　　5)住戶(hù)費(fèi)用繳費(fèi)統(tǒng)計(jì)資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費(fèi)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算、稅收等方面執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，至少半年公開(kāi)一次物業(yè)服務(wù)費(fèi)用收支情況。

　　1)年月--財(cái)務(wù)收支報(bào)告

　　2)向住戶(hù)公布費(fèi)用收支情況，資料照片

　　3)物業(yè)管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)

　　4)繳費(fèi)通知單存根

　　14.房屋及公共設(shè)施設(shè)備檔案資料齊全、分類(lèi)成冊(cè)，管理完善，查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設(shè)施設(shè)備及配電系統(tǒng)

　　3)可視對(duì)講、監(jiān)控系統(tǒng)

　　4)消防系統(tǒng)

　　5)背景音樂(lè)系統(tǒng)

　　6)光纖電視系統(tǒng)

　　7)辦公用設(shè)備

　　8)各種警示牌、標(biāo)識(shí)卡

　　15.建立用戶(hù)檔案、房屋及配套設(shè)施權(quán)屬清冊(cè)，查閱方便。

　　1)住戶(hù)檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶(hù))

　　16.建立24小時(shí)值班制度，設(shè)立服務(wù)電話(huà)，接受業(yè)主及使用人對(duì)物業(yè)管理服務(wù)報(bào)修、求助、建議、問(wèn)詢(xún)、質(zhì)疑、投訴等各類(lèi)信息的收集、反饋并及時(shí)處理，有回訪(fǎng)制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪(fǎng)制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設(shè)備巡查記錄

　　6)護(hù)衛(wèi)門(mén)崗值班記錄

　　7)主動(dòng)征求業(yè)主對(duì)物業(yè)管理服務(wù)的意見(jiàn)和建議

　　17.定期向住戶(hù)發(fā)放物業(yè)管理服務(wù)工作征求意見(jiàn)，對(duì)合理的建議及時(shí)整改，滿(mǎn)意率為%以上。

　　1)《客戶(hù)意見(jiàn)征詢(xún)表》

　　18.建立并落實(shí)便民維修服務(wù)，承諾制，零修急修及時(shí)率為98%，以上的返修率為2%，并有回訪(fǎng)記錄。

　　1)物管中心工作程序(見(jiàn)工作守則)

　　2)設(shè)備運(yùn)行維修工作程序(見(jiàn)工作守則)

小區(qū)檔案管理制度4

　　1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定

　　1.1業(yè)主檔案

　　1.1.1 業(yè)主個(gè)人資料

　　1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國(guó)籍、愛(ài)好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話(huà)、辦公電話(huà)

　　1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話(huà)、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

　　1.1.1.4 身份證件復(fù)印件

　　1.1.1.5營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件(企業(yè))

　　1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書(shū)、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

　　1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國(guó)籍、愛(ài)好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式

　　1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯(lián)系方式

　　1.1.3產(chǎn)籍資料

　　1.1.3.1購(gòu)房合同復(fù)印件

　　1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書(shū)復(fù)印件

　　1.1.3.3房屋面積測(cè)繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書(shū)

　　1.1.3.5收樓證明書(shū)及確認(rèn)書(shū)

　　1.1.3.6收樓驗(yàn)收表

　　1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書(shū)

　　1.1.3.9防火責(zé)任書(shū)

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業(yè)主(臨時(shí))公約

　　1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)

　　1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則)

　　1.1.3.14房屋使用說(shuō)明書(shū)及質(zhì)量保證書(shū)

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議

　　1.1.4物業(yè)使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)圖、審圖意見(jiàn)書(shū)、裝飾單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請(qǐng)表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

　　1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

　　1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

　　1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

　　1.1.4.6各種業(yè)主委托書(shū)、授權(quán)書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、保證書(shū)

　　1.1.4.7各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件

　　1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營(yíng)業(yè)執(zhí)照(企業(yè))、稅務(wù)登記證(企業(yè))、法人代碼證(企業(yè))、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話(huà)、承諾書(shū)、管理公約)

　　2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定

　　2.1業(yè)主檔案由客戶(hù)服務(wù)部設(shè)專(zhuān)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,客戶(hù)主管負(fù)管理責(zé)任

　　2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容

　　2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險(xiǎn)柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、反腐蝕等安全措施

　　2.6 對(duì)業(yè)主檔案的保管要按照'棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)'先后順序進(jìn)行編號(hào)、分類(lèi)、集中存放

　　2.7業(yè)主檔案的`順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8 對(duì)保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊(cè)、編號(hào),每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找,并確介檔案的完整性

　　2.9建立業(yè)主檔案移交制度,交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)

　　2.10業(yè)主檔案通訊電話(huà)聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí),應(yīng)將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中

　　2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)客戶(hù)主管辦理手續(xù)生方可查閱

　　2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存,并注意適時(shí)更新

　　2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于):業(yè)主個(gè)人資料、家庭資料、購(gòu)房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

　　2.14違反本規(guī)定,視情節(jié)處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

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