公司檔案管理制度優選【2篇】
在不斷進步的社會中，需要使用制度的場合越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，下面是小編整理的公司檔案管理制度，希望對大家有所幫助。
公司檔案管理制度1
第1條檔案的管理：
(一)辦公室是檔案的執行管理部門，并由專人負責檔案管理；
(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔；
(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料；
(四)檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔；未經辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。
第2條檔案歸檔范圍：
(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；
(二)政府、項目批文、合同，公司董事會形成的文件材料；
(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等)；
(四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯系函件等)；
(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等)，發展規劃、工作總結等；
(六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門留用復印件備份等；
(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔)；
(八)公司有效證照、證件；
(九)具有法律效力及保存價值的文件；
(十)公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；
(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料；
(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的'有關財務類文件材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查)；
(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓；
(十五)其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
第3條檔案立卷要求：
(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作；財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查；
(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔后再辦理借閱手續；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料；
(三)各部門向辦公室提交檔案時，要嚴格履行移交手續；檔案管理人員按文件材料分類造冊，并在存檔資料表上注明移交人、存檔人、存檔時間；
(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點，保持檔案質檢的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用；
(五)卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫頁號；
(六)有關卷內材料的情況說明，都應逐填寫在目錄備注內；
(七)案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。
第4條檔案歸檔時間:
(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作并作出歸檔結論；
(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示后交辦公室存查；
(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查；根據公司要求獨立建立清查歸檔并將結果書面報辦公室存查。
第5條檔案的借閱:
(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為，并應及時歸還。
(二)各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱；
(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批準，否則不予借閱；
(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷；
(五)借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經公司總經理批準；
(六)借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過10天；檔案管理責任人需追述借閱歸還并做好記錄；
(七)借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失；
(八)凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理；
(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意并報總經理批準。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，并經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經總經理同意方可辦理。
第6條檔案保密級別:
(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽注；
(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和復印使用；
(三)有密級檔案只限檔案管理員管理；
(四)一般檔案管理，屬業務工作使用范疇，對內予以及時提供利用；對外按借閱手續經辦公室主任批準辦理。
公司檔案管理制度2
為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。
6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
三、檔案保管制度
1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的.需求，掌握利用規律。
6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
三、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。
四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。
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