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進(jìn)料驗(yàn)收管理制度
進(jìn)料驗(yàn)收管理制度
1.本公司對(duì)物料的驗(yàn)收及入庫均依本辦法作業(yè)。
2.待收料。
物料管理收料人員在接到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購單”時(shí)，按供應(yīng)商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。
3.收料。
(1)內(nèi)購收料。
①材料進(jìn)廠后，收料人員必須依“采購單”的內(nèi)容，核對(duì)供應(yīng)商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清點(diǎn)數(shù)量無誤后，將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填記于“請(qǐng)購單”，辦理收料。
②如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購部門處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準(zhǔn)的材料不予接受，如采購部門要求收下該批材料時(shí)，收料人員應(yīng)告知主管，并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況，并會(huì)簽采購部門。
(2)外購收料。
①材料進(jìn)廠后，物料管理收料人員應(yīng)立即會(huì)同檢驗(yàn)單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對(duì)材料名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填于“采購單”。
②開柜(箱)后，如發(fā)現(xiàn)所裝載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內(nèi)容不符時(shí)，通知辦理進(jìn)口人員及采購部門處理。
③如發(fā)現(xiàn)所裝載的物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮……等異常情況時(shí)，經(jīng)初步計(jì)算損失將超過5 000元以上者(含)，收料人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異常狀態(tài)以利公證作業(yè)，如未超過5 000元者，則依實(shí)際的數(shù)量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數(shù)量及情況。
④對(duì)于由公證或代理商確認(rèn)后，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核實(shí)后，送會(huì)計(jì)部門及采購部門督促辦理。
4.材料待驗(yàn)。
進(jìn)廠待驗(yàn)的材料，必須于物品的外包裝上貼上材料標(biāo)簽并詳細(xì)注明料號(hào)、品名規(guī)格、數(shù)量及入廠日期，且與已檢驗(yàn)的材料分開儲(chǔ)存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”以作為區(qū)分，收料后，收料人員應(yīng)將每日所收料品匯總填入“進(jìn)貨日?qǐng)?bào)表”以作為入賬銷單的依據(jù)。
5.超交處理。
交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計(jì)算的材料，其超交量在3%(含)以下，由物料管理部門在收料時(shí)，在備注欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請(qǐng)購部門主管(如科長)同意后，方能收料，并通知采購人員。
6.短交處理。
交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則，但經(jīng)請(qǐng)購部門主管(如科長)同意，可免補(bǔ)交，短交如需補(bǔ)足時(shí)，物料管理部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。
7.急用品收料。
緊急材料于廠商交貨時(shí)，若物料管理部門尚未收到“請(qǐng)購單”時(shí)，收料人員應(yīng)先詢問采購部門，確認(rèn)無誤后，方可依收料作業(yè)辦理。
8.材料驗(yàn)收規(guī)范。
為利于材料檢驗(yàn)收料的作業(yè)，質(zhì)量管理部門應(yīng)就材料重要性及特性等適時(shí)通知使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的材料質(zhì)量研訂“材料驗(yàn)收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，以作為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。
9.材料檢驗(yàn)結(jié)果的處理。
(1)檢驗(yàn)合格的材料，檢驗(yàn)人員在外包裝上貼合格檢簽，以示區(qū)別，物料管理人員再將合格品入庫定位。
(2)不合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的材料，檢驗(yàn)人員在物品包裝上貼不合格的標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”上注明不合格原因，經(jīng)主管作出處理對(duì)策并轉(zhuǎn)采購部門處理及通知請(qǐng)購單位，再送回物料管理部門辦理退貨。
10.退貨作業(yè)。
對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)，應(yīng)開立“材料交運(yùn)單”并檢附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”呈主管簽認(rèn)后，將異常材料出廠。
11.實(shí)施與修正。
本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修訂時(shí)亦同。
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