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投資項目檔案管理規(guī)定制度
為加強本公司系統各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條 “投資項目”是指：
(一) 因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程；
(二) 因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業(yè)。
第二條 建筑工程的各種文件資料由房地產開發(fā)公司負責建檔和保管，生產經營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負責建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。
第三條 全部檔案按類、目劃分歸納，根據公司檔案現狀，設以下四類檔案，并將各項目本身作為目：
(一) 全資投資項目類；
(二) 合資合作投資項目類；
(三) 內地投資項目類；
(四) 境外投資項目類。
第四條 全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一) 新上項目預報表和可行性分析報告；
(二) 給政府的請求報告和政府批文；
(三) 企業(yè)章程和董事會決議；
(四) 總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復；
(五) 資信證明或資金來源證明；
(六) 產權變更有關文件、材料；
(七) 項目實際投資金額證明材料；
(八) 歷年經營業(yè)績。
第五條 合資合作投資項目檔案包括的文件是：
(一) 新上項目預報表和合資企業(yè)可行性分析報告；
(二) 外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文；
(三) 給政府的申請報告和政府批文；
(四) 合資企業(yè)合同書；
(五) 合資企業(yè)章程和董事會決議；
(六) 合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書；
(七) 合資各方資信證明或資金來源證明；
(八) 各方(中方)主管單位意見；
(九) 合資各方委派的董事名單；
(十) 進口設備、辦公用品清單；
(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照；
(十二) 產權、股權變更有關文件、材料；
(十三) 項目實際投資金額證明材料；
(十四) 歷年經營業(yè)績。
第六條 內地投資項目包括的必要文件是：
(一) 給政府經濟協作辦公室的申請報告；
(二) 企業(yè)去內地興辦工商企業(yè)的章程；
(三) 合資、合作的聯營合同或合資意向書；
(四) 企業(yè)成立或變更時的政府批文；
(五) 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復印件；
(六) 派出負責人的法人授權委托證明書；
(七) 會計師事務所的驗資報告；
(八) 當年或上一年度的財務決算表復印件；
(九) 銀行開具的資信證明；
(十) 企業(yè)已經在內地投資的經營效益情況；
(十一) 政府主管部門批文；
(十二) 工商局批文；
(十三) 外出興辦企業(yè)當地政府的批文；
(十四) 外出興辦企業(yè)當地工商局批文；
(十五) 外出興辦企業(yè)工農業(yè)執(zhí)照復印件；
(十六) 項目實際投資金額證明材料；
(十七) 歷年經營業(yè)績。
第七條 境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一) 給外匯管理局及經發(fā)局的申請報告；
(二) 可行性研究報告；
(三) 海外公司合同、章程；
(四) 投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書；
(五) 投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產負債表及歷年經營業(yè)績；
(六) 外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料；
(七) 政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函；
(八) 政府主管部門同意成立海外公司的批文；
(九) 海外公司在投資國的注冊登記證明；
(十) 項目實際投資金額證明材料；
第八條 項目檔案的收集和保管
(一) 投資發(fā)展部設建檔員負責項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應認真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經理辦公室，并保留二套完整復印件；
(二) 各項目負責人將項目文件交給建檔員時，建檔員應及時登記文件交付日期、名稱、原件或復件、交付人，并由文件交付人簽字認可；
(三) 文件登記后由投資發(fā)展部經理或執(zhí)委會主任簽字，按性質進行編號、歸檔；
(四) 項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。
第九條 項目檔案的查閱
(一) 總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應的查閱或借用手續(xù)；
(二) 集團內各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領導的批準證明。經執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經理同意后，方能由建檔員接待查閱； (三) 外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應持有單位介紹信，經執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由；
(四) 項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復制時，必須經執(zhí)委主任批準，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還；
(五) 查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。
第十條 所有資料均應放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應追究其責任。
第十一條 由于建檔員的變動或機構的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
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