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檔案電子文件和紙質文件的優缺點比較
一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。原始記錄性是它的本質屬性。下面是小編收集整理的檔案電子文件和紙質文件的優缺點比較，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。
一、電子檔案和紙質檔案比較的優勢分析
1、電子檔案的可分享性。紙質檔案一般只有一份或者幾份，數量非常少，而且只能在同一個地點觀看。這對于文件的傳輸是非常不利的。如果另一個距離較遠的地方的人需要了解這份紙質文件，只有兩種方法：一種是遠距離的人乘坐交通工具來到紙質文件所在地，另一種是通過郵寄紙質文件。顯然這樣會浪費大量的時間，人力物力。而且很大一部分的紙質絕密檔案是不允許被郵寄的。郵寄的途中很有可能會造成文件的損壞或者丟失。
但是電子文件則可以在不同的時間，不同的地點同時被很多人看到。一方面可以打破人數的限制，同時被很多人看到，無形當中增加了檔案的利用價值和利用效率。另一方面打破了紙質檔案只能在同一場所觀看的限制。觀看者可以通過多種方式進行遠距離觀看。我們國家之前的文物檔案都是采用紙質書面的形式，而且人們只能通過去博物館才能看到文物，我們國家每個地區幾乎都有博物館，而且擁有五千年歷史，文物數不勝數。遠距離、時間少限制著很多對文物對歷史有著濃厚興趣的人。于是現在更多的博物館開始采用電子檔案以及線上觀看、查詢的方式。高科技的發展使得資源可以更加有效地分享。
2、電子檔案的不易失真性和經濟環保性。紙質的檔案隨著時間的增加和閱讀次數的增加會受到不同程度的損壞，字跡也會越來越老化，難以長時間保存。高溫高濕等環境因素均可促進紙張發生水解，同時也可使字跡材料發生擴散、洇化。而且意外事件的發生也極有可能會使珍貴的檔案材料毀于一旦，比如火災。但是電子檔案卻可以進行多個備份，而且數字化檔案不會因為重復性利用而失效，我們可以進行無數次的打印、下載和傳輸。
紙質檔案需要大量的紙張，而且檔案工作人員需要花費大量的時間精力對紙質檔案進行拆釘、裝訂和搬運。我國雖然地域廣闊，樹木眾多，但是人均資源并不多。這是我們每個人都知道的常識。每年保存檔案所消耗紙質的數量是十分龐大的，這顯然是不符合建立資源節約型，環境友好型社會的。增加電子檔案的使用可以很大程度上減少紙質檔案的使用，保護環境。當一份文件需要傳送給多個人的時候，只需要通過郵件、文檔等方法即可，而不再需要大量的復印。
3、電子文檔的多樣性和趣味性。紙質文檔的形式比較單一，只可以通過文字的描寫來表達。在書寫的過程中很容易出錯。在觀看文檔的時候我們經常會看到潦草的字跡，很難認清。如果經過較長的時間，是很難求證的。電子檔案的錄入相對于紙質檔案來說速度比較快，字跡工整，出錯后方便修正。電子文檔在錄入時形式是多樣性的，不只是單一的文字形式。還可以采用多種圖形比如柱狀圖、餅狀圖、條形圖等來進行統計。
另外電子檔案可以將相關物品的圖片放入檔案中，達到圖形和文字的統一。有了電子文件可以更方便快速地對文件信息進行分類、統計、匯總、打印、復制等，更好地滿足利用者的各種需求。當圍繞一個專題對檔案進行匯編時，電子文件比手工編輯更快速，加工更方便。
二、紙質檔案和電子檔案的優勢比較分析
1、紙質檔案的不易篡改性和丟失性。電子檔案對于電腦高手或者可以接觸到檔案的相關人員來說是極其容易侵入并且進行篡改的，而且電子檔案篡改后不留痕跡，是非常難以被發現和識別的。紙質檔案不容易被篡改，被篡改后會留下相應的痕跡，是非常容易被發現和辨別的。而且紙質的檔案具有獨一無二性，可以通過字跡等來進行相應的辨別。同樣，一份歷經時間越久的檔案也就顯得愈加珍貴。
電子檔案的不穩定性更加明顯，遇到計算機病毒或者計算機故障的情況，如果沒有及時備份是十分嚴重的。保存電子檔案的U盤、光盤、磁盤一旦受到外界強磁干擾，或因存儲庫房的溫濕度的變化，都會導致檔案內容的丟失和損壞。電子檔案的查閱需要計算機等相關的設備和知識，而紙質檔案方便快捷。同時電子檔案的容易篡改性、拷貝性使得它的真實性容易受到質疑，相比紙質檔案更有說服力。
2、紙質檔案的安全性。有些檔案是絕密的，有些檔案是關系著國家安全的，有些檔案是關系公民個人隱私的。但是電子檔案的安全性遠遠不如紙質檔案。對于網絡上的一些高手來說，侵入各個系統的電腦并非不可能。電腦技術日新月異，每個國家都在飛速進步。如果想保證電子檔案的安全性，我們必須不斷地提高相關的技術，防止國家機密的外泄。
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