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紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟
紙質(zhì)檔案具有易損壞，無法再生，需要保密等特點，對檔案的保護和修復(fù)是檔案工作必須重視的工作和任務(wù)。下面是小編分享的紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟，希望能夠幫助到大家。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟
1、即按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。
2、在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。
3、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。
4、破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。
5、制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。
6、掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。
紙質(zhì)檔案是什么
紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。
以紙張作為載體的一種檔案,如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。紙張是中國古代四大發(fā)明之一，紙質(zhì)檔案最先產(chǎn)生在中國(見紙質(zhì)文獻)。東漢時已經(jīng)開始用紙張書寫文件，魏晉以后紙質(zhì)文件逐漸增多，但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉,公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”從此紙質(zhì)檔案大量產(chǎn)生。從4世紀(jì)到17世紀(jì)末，中國造紙術(shù)先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸，乃至全世界，促進了世界檔案事業(yè)的發(fā)展。紙張的使用引起檔案數(shù)量急劇增長，以羅馬教皇形成的檔案為例:使用紙張以前,在1243～1254年的11年間，每年平均形成730件；使用紙張以后，在1294～1303年9年間，每年平均形成5萬件，增加近70倍。紙質(zhì)檔案優(yōu)點較多，便于管理和利用。當(dāng)代聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長，但紙質(zhì)檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占主要地位。
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