人事檔案編號怎么查詢

時間：2024-09-03 09:27:04 檔案我要投稿

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人事檔案編號怎么查詢

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是小編為大家整理人事檔案編號怎么查詢相關內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

人事檔案編號怎么查詢

　　人事檔案編號查詢方法

　　人事檔案編號查詢需要根據(jù)每個人的實際情況進行操作，如果人事檔案存放在工作單位，可以前往單位人事部檔案室查詢。如果人事檔案由單位所在地的人力資源和社會保障局保管，則需要單位先出具檔案編號查詢函，員工持函查詢。如果人事檔案托管在當?shù)厝瞬攀袌�，則只要帶上畢業(yè)生、身份證前往查詢?nèi)耸聶n案編號。

　　人事檔案的排序按員工姓名可形成三個編號層次

　　第一層：姓，按表中拼音字母的次序編號。

　　第二層：同姓人員，按其名的第一個字的拼音字母的次序編號。

　　第三層：其名的第一個字的拼音字母相同，按其名的第二個字的拼音字母的次序編號。

　　由此形成了適應公司實際較完整的人事檔案編碼規(guī)則，為檔案的建、轉(zhuǎn)、閱、查詢、歸檔管理奠定了良好的基礎。

　　人事檔案姓名筆形編號查詢網(wǎng)址：http://www.muzhiedu.com/

　　傳統(tǒng)人事檔案編號方法的優(yōu)點和缺點

　　1、筆形編號法：

　　a）優(yōu)點：筆形編號法是按照檔案卷名（即人員姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類似四角號碼法），這種編號具有簡便、編號效率高、誤差少、檔案存放集中等。

　　b）缺點：筆形編號的基本規(guī)則不易掌握，使用不廣泛，不利于檔案信息化管理；21世紀以來，隨著高校人才數(shù)量快速增多，如果采用這種方法，人事檔案需要經(jīng)常挪動位置，費時費力，不利于檔案材料迅速歸檔和查詢。

　　2、姓氏筆畫編號法：

　　a）優(yōu)點：姓氏筆畫編號法，首先按照姓氏分類，然后再按姓名的筆畫多少為序進行編號的方法。這種方法的優(yōu)點是：易學，檔案存放位置相對固定，不易錯號。

　　b）缺點：但是這種方法的缺點是，編號比較繁瑣，由于姓氏的不均衡，易出現(xiàn)有的號過多，有的號過少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問題；如果新增人員的姓氏筆畫是原有人事檔案所不存在的，就需要穿插上柜，由于沒有預留空間，所以需要經(jīng)常挪動后面的檔案位置，這幾年新增人員較多，使用這種方法工作量太大，會影響人事檔案的穩(wěn)定性；出現(xiàn)重名重姓的時候，這種方法經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料歸檔錯裝的現(xiàn)象；這種編號方法也不利于檔案信息化管理和檔案查詢。

　　3、漢語拼音字母編號法：

　　a）優(yōu)點：漢語拼音字母編號法是根據(jù)漢語“音序檢字法”的原理，按人員姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學，只要熟悉掌握了漢語拼音方法，編號和使用都很簡便。

　　b）缺點：如果拼音不熟練或不準，易出差錯；人員姓名音同字不同或者音同字也同的情況太多，不便于排序；容易造成歸檔失誤，效率低；這種編號方法也不利于檔案信息化管理和檔案查詢。

　　4、單位編號法：

　　a）優(yōu)點：單位編號法是按照內(nèi)設機構的性質(zhì)不同劃分檔案管理區(qū)域，如教學單位、科研單位、教輔單位、管理部門、后勤等多個檔案管理區(qū)域，每個檔案管理區(qū)域按照不同的單位將各單位人員的人事檔案排列上架。這種方法的優(yōu)點是各單位人員檔案比較集中，以單位收集的檔案材料歸檔方便，按照單位查找和利用人事檔案較方便。

　　b）缺點：當遇到某些單位撤并時，撤并單位的人員檔案都需要按照新單位重新排序上架，需要挪動其他檔案，騰出新單位人事檔案的存放空間；遇到人員增減、人員調(diào)整、人員單位變動時，經(jīng)常要調(diào)整其人事檔案查詢的位置，工作量太大；遇到一個單位人員較多時，還需在本單位內(nèi)部采用筆形編號法、姓氏筆畫編號法或漢語拼音編號法等進行二次編號，才便于入庫保存和歸檔，比較繁瑣；這種方法同樣不利于檔案信息化管理。

　　人事檔案編號要注意的五點

　　①全宗號是指區(qū)檔案館給各單位的代號。

　�、谀甓忍柺侵笟w檔文件形成的年度。

　　③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數(shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數(shù)字為類別號。

　　④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。

　　⑤件號（即文件的排列順序號）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯數(shù)字標注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號。即同一個保管期限的，件號都是從“1”開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個流水號。

　　人事存檔證明內(nèi)必須載明的內(nèi)容：

　　1、存檔地為人才交流中心、職業(yè)介紹中心等正規(guī)檔案代理機構。

　　2、存檔號。

　　3、存檔性質(zhì)是個人委托還是集體委托。

　　4、存檔起止日期（自開出證明之日起至少存檔一年以上）。

　　5、經(jīng)查閱，檔案內(nèi)無開除公職記錄。辦好存檔后可以直接開存檔證明，全國人才對辦理實習律師的事務很熟悉，知道要辦實習律師就讓存兩年（律協(xié)要求存一年以上），必須是整年，沒有三個月、半年的尾數(shù)。單位存檔，兩年的費用是480元。

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