基于PDCA的數(shù)字圖書館質量管理研究

基于PDCA的數(shù)字圖書館質量管理研究

基于PDCA的數(shù)字圖書館質量管理研究 【內容提要】對數(shù)字圖書館這一龐大信息系統(tǒng)應進行全面質量管理。在論述數(shù)字圖書館的質量管理對象和質量管理條件的基礎上，指出用PDCA方法可有效實現(xiàn)數(shù)字圖書館的質量管理，并討論了PDCA方法的實施細節(jié)和措施。
【摘要題】實踐研究
【關鍵詞】數(shù)字圖書館/PDCA/質量管理……
　　　　圖書館管理有著深厚的歷史淵源。從19世紀開始，以帕尼茲（A.Panizza）和愛德華茲（E.Edwards）為代表的圖書館管理學派就一直致力于圖書館的管理研究，并在理論與實踐方面取得了卓有成效的建樹。20世紀30年代后，圖書館人又致力于把起源于制造業(yè)并在制造業(yè)中得到不斷發(fā)展和完善的質量管理策略和方法運用于圖書館的管理工作，形成了相應的圖書館質量管理模式。那么，對于數(shù)字圖書館來說，是否也可以進行質量管理呢？
　　綜合目前有關數(shù)字圖書館的研究可以看到，數(shù)字圖書館是信息時代的產物，是現(xiàn)代高新科學技術和圖書館學情報學的結合。從技術上講，它是以計算機技術和網絡通信技術為基礎的以所有信息機構為節(jié)點的信息資源體系。
　　經過加工整序后形成的信息資源體系是構成數(shù)字圖書館的最核心的要素，也是進行質量管理的重心所在。除此之外，它還包括信息基礎設施、信息用戶與數(shù)字圖書館的工作人員。
　　數(shù)字圖書館是一個龐大的系統(tǒng)工程，如何有效配置系統(tǒng)元素，使這些組成部分構成一個有機的整體，即如何加強質量管理，強調信息知識系統(tǒng)建立、開發(fā)與使用的全過程中各項因素的質量，確保數(shù)字圖書館的全面優(yōu)化，使之具有遠程、快速、全面、有序等服務優(yōu)勢，最大限度地滿足用戶的信息需要，成為值得關注的問題。
　　　　　　1　數(shù)字圖書館質量管理的對象
　　數(shù)字圖書館的質量管理是管理者與全體員工以及各個部門之間共同參與，相互協(xié)調，綜合運用現(xiàn)代管理技術、專業(yè)技術和科學方法，用全面質量管理去保證數(shù)字圖書館的建立與使用的全過程。分析數(shù)字圖書館的組成可以看到，數(shù)字圖書館的質量管理對象主要有以下幾個方面：
　　　　1.1知識信息系統(tǒng)質量
　　知識信息系統(tǒng)質量一般指信息的使用價值及其屬性能否滿足用戶需求的程度。具體包括：性能、可靠性、安全性和經濟性。性能指信息數(shù)據(jù)組織結構的合理性。可靠性指信息數(shù)據(jù)使用的有效程度。安全性指在數(shù)據(jù)使用的流程中事故的頻率以及事故的輕重程度。經濟性指用戶的使用成本以及數(shù)字圖書館的建設成本。
　　　　1.2工序質量
　　工序質量是指建設數(shù)字圖書館的成員單位為保證其優(yōu)質化而具備的手段和條件。在建立數(shù)字圖書館的流程中，應該考慮以下因素：人，主要指參與建立與管理數(shù)字圖書館的管理者、工作人員的質量意識、責任心、文化知識與技術水平；機器，主要指計算機、網絡設備等的質量；原材料，主要指信息源的質量；方法，主要指信息源的開發(fā)、分析，集合與利用，以及組織管理等方法的質量；檢測手段（Measurement），主要指檢測方法、手段與檢測工具的質量；環(huán)境，其一指網絡信息化環(huán)境的質量，其二指數(shù)字圖書館領導者創(chuàng)造并保持使工作人員能充分參與實現(xiàn)質量管理的內部環(huán)境。這6個方面的質量問題直接影響數(shù)字圖書館的優(yōu)質化，在分析其質量問題時，可從這6個方面去尋找原因。
　　　　1.3工作質量
　　一般由各項工作標準、工作制度，以及人們在執(zhí)行這些標準的過程中的態(tài)度所決定。在工作質量中，以執(zhí)行工作標準、工作制度的人居主導地位。
　　在數(shù)字圖書館質量管理的對象中，知識信息系統(tǒng)質量、工序質量、工作質量三者相輔相成，由此構成一個數(shù)字圖書館的管理系統(tǒng)。知識信息系統(tǒng)質量是整個數(shù)字圖書館的生存基礎，工序質量是信息知識系統(tǒng)質量的保證，而工序質量又取決于工作質量，因而整個質量管理的重心是工作標準、工作制度的制定與執(zhí)行，以及執(zhí)行這些標準與制度的工作人員的基本素質。通過如此全面的管理，使數(shù)字圖書館不斷完善其信息選擇、整理、輸入、組織、存儲、輸出、反饋等各個環(huán)節(jié)的質量。只有注重了數(shù)字圖書館質量管理的全過程，才能最大限度地滿足用戶需求，實現(xiàn)優(yōu)質化服務。
　　　　　　2　基于PDCA的數(shù)字圖書館質量管理
　　　　2.1數(shù)字圖書館質量管理的準備工作
　　數(shù)字圖書館質量管理的目的是確保數(shù)字圖書館的優(yōu)化組合，以用戶為關注焦點，滿足用戶需求。其質量管理的實現(xiàn)方式就是把每一個工作人員的積極性與責任感調動起來，在各項工作中以預防為主，用防治的方式來控制每一道工序的質量，從而達到高效率、高質量的工作水平。在實施質量管理之前，我們必須做一些準備工作，它包括以下內容：
　　（1）強調全體工作人員積極參與質量管理。因為任何標準、制度都是靠人去遵守、執(zhí)行的。所以，只有強調人人參與，加強對工作人員的質量教育，樹立工作人員的質量意識，讓工作人員做好各自的本職工作，才能確保各項工作的質量。建立各部門、各小組乃至各個工作人員的質量責任制，才能使質量管理的具體工作得到落實，才能使質量管理工作人人有專責，事事有標準。數(shù)字圖書館的各級人員都是工作之本，只有讓他們充分參與，才能使他們的才干為數(shù)字圖書館帶來質量管理的收益。
　　（2）質量管理小組的建立與活動的開展。在強調每一個工作人員積極參與質量管理的前提下，可根據(jù)具體情況和不同的工作特點，采取自由組合的方式，選定質量管理活動的課題，集思廣益，解決工作過程中的質量問題，提高與改進質量。例如，負責信息源開發(fā)與整理的工作人員組合起來，就信息的取舍、分類編排、組織等，制訂一個共同認可的標準，對資源文件的質量無疑起到保證作用。
　　（3）確定工作的標準化，包括管理標準化與技術標準化兩大部分。管理標準化包括各種規(guī)章制度與職責范圍的制訂。在質量管理過程中，必須依照這些規(guī)章制度與職責范圍來衡量各項工作的質量。而技術標準化則是衡量各項工作技術的依據(jù)。二者必須結合，缺一不可。否則，有了技術標準而無規(guī)章制度與職責范圍，將無法保證技術標準的實現(xiàn)。有了管理標準而無技術標準，管理標準將無法指導各項工作技術落到實處。
　　（4）確定質量情報的獲取途徑。質量情報工作在質量管理中所起的作用是：通過對質量信息的反饋以及吸收國外數(shù)字圖書館先進技術和管理方法等，對數(shù)字圖書館的質量管理起到控制作用。例如，通過用戶對質量信息的反饋，改進數(shù)字圖書館對信息的開發(fā)與組織，促進多媒體技術及網絡結構的不斷完善。質量情報一般是通過員工的工作過程和用戶使用過程這兩個環(huán)節(jié)而獲取的。另外，通過對國外數(shù)字圖書館的先進技術與管理經驗的報道，也能獲取有關質量情報，有鑒別、有選擇地為我所用。

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