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企業(yè)文書管理論文
一、企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的現(xiàn)狀特點(diǎn)
1.對檔案管理的安全性保障要求較高
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的同時(shí)，其應(yīng)用范圍也呈現(xiàn)出了不斷量化發(fā)展的特點(diǎn)，相對的不法分子技術(shù)也應(yīng)運(yùn)而生，這種技術(shù)能夠非法入侵目標(biāo)電腦，盜取重要文件信息，竊取商業(yè)機(jī)密，尤其是在信息技術(shù)高速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，運(yùn)用信息化管理方式開展檔案管理工作難度也是相當(dāng)大的，并且風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)不容忽視。目前市場競爭環(huán)境更加趨于復(fù)雜化，在競爭形勢如此緊張的前提下，不良競爭問題頻繁發(fā)生，這將對企業(yè)文書檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程的推進(jìn)帶來一定不利影響。除此之外，由于電子文件是通過數(shù)據(jù)形式完成存儲及內(nèi)容展現(xiàn)的，這就使得文書修改工作更加便利、快捷，雖然這與以往的紙質(zhì)文書相比優(yōu)勢特點(diǎn)更加顯著，但是其承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也相對增加。
2.對檔案管理人員的要求高
在企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的推進(jìn)環(huán)節(jié)，以往的紙質(zhì)檔案管理理念及方式方法也就呈現(xiàn)出了相對滯后的特點(diǎn)，并且在應(yīng)用階段也難以與目前的電子文件管理流程相符合。現(xiàn)代化的信息管理與以往的管理方式存在較大差異，雖然現(xiàn)代信息管理工作形式能夠適用于紙質(zhì)文件的管理中，但是以往紙質(zhì)文件的管理方式卻不能達(dá)到目前的管理需求標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理人員在現(xiàn)代化的信息管理中并不是僅僅會簡單的電腦操作就可以高效率的完成該項(xiàng)工作，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，因此為了進(jìn)一步推進(jìn)文書檔案的現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)型，首先就需要提高聘用門檻，而管理人員必須是與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化應(yīng)用人才，不僅要擁有較為完善的專業(yè)結(jié)構(gòu)框架，更要具有較強(qiáng)的實(shí)用技術(shù)能力；其次，目前大部分檔案管理人員的信息技術(shù)水平都難以與實(shí)際需求相協(xié)調(diào)，并且實(shí)用能力明顯不足，雖然部分企業(yè)有一定的經(jīng)濟(jì)實(shí)力去更換新設(shè)備，但是技術(shù)操作人員卻明顯匱乏，這就使得現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用優(yōu)勢難以發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理難度較大。
二、企業(yè)文書檔案實(shí)行現(xiàn)代化信息管理的對策
1.將信息化系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)隔離
由于企業(yè)文書檔案在現(xiàn)代化信息管理中缺少安全性保障，并且保密性不強(qiáng)，一旦企業(yè)信息外泄，必然造成企業(yè)資源及經(jīng)濟(jì)利益的大量損失，因此針對這一問題，可以采取內(nèi)外網(wǎng)隔離的方式避免安全問題的發(fā)生。首先，可以在信息網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部及外部之間增設(shè)雙重隔離渠道，從而確保檔案信息管理的安全性及可靠性。第一層設(shè)置為路由器，這樣就可以自動屏蔽及過濾掉含有病毒的IP地址及服務(wù)終端，而相對安全的地址就可以訪問信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層是防火墻，這是因?yàn)樗哂休^為規(guī)范、強(qiáng)大的認(rèn)證機(jī)制，并且其功能優(yōu)勢較為顯著，它不僅能夠?qū)皶r(shí)檢測到網(wǎng)絡(luò)不法分子的入侵，并提出警告，更能對出入信息化網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化過濾等等。
2.提高檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合實(shí)力
由于當(dāng)前企業(yè)文書檔案的信息化管理現(xiàn)狀，對管理人員的要求更加規(guī)范及嚴(yán)格，這就需要從根本上提高檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)。首先，應(yīng)當(dāng)以基礎(chǔ)設(shè)施的更新投入及信息管理流程化建設(shè)方面為切入點(diǎn)，在優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，改善信息化管理的硬件條件，為文書檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提升業(yè)務(wù)本身持有實(shí)力。只有在企業(yè)中不斷結(jié)合新形勢，更新豐富新設(shè)備，才能為檔案管理人員技能的提升創(chuàng)造基礎(chǔ)平臺及實(shí)踐機(jī)會，加深他們對設(shè)備的了解，從而在不斷探索的過程中掌握新技術(shù)及新技能，這樣他們就能在日后的實(shí)踐工作中熟練的運(yùn)用新設(shè)備提高工作效率，確保管理工作的高效開展及順利推進(jìn)。其次，企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分激發(fā)檔案管理工作人員的自主學(xué)習(xí)意識，只有他們自己愿意去接受新知識，才能進(jìn)一步推動培訓(xùn)目標(biāo)的深化，因此在企業(yè)員工的技能及素質(zhì)培養(yǎng)方面，員工本身能動性的發(fā)揮是尤為重要的，培訓(xùn)工作只能作為綜合素質(zhì)提升的輔助形式，而員工所在崗位的工作時(shí)間及精力畢竟是有限的，如果工作工作人員將技能提升看做是完成工作指標(biāo)中的一項(xiàng)內(nèi)容，那么培訓(xùn)效果也不會達(dá)到理想狀態(tài)。因此這就需要企業(yè)從員工的實(shí)際情況出發(fā)，為檔案管理人員建立健全教育機(jī)制及終身性質(zhì)的學(xué)習(xí)機(jī)制，鼓勵員工不斷充實(shí)自己，提升專業(yè)技能，同時(shí)企業(yè)還應(yīng)當(dāng)將員工的檔案信息化管理的學(xué)習(xí)效果納入考核項(xiàng)目中，通過肯定他們的能力及給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵，激發(fā)他們的學(xué)習(xí)熱情，從而從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。最后，要在企業(yè)檔案管理的原有基礎(chǔ)上，增強(qiáng)區(qū)域及檔案部門之間的交流往來，促進(jìn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展，開拓互惠互利的雙贏局面。這就需要企業(yè)能夠認(rèn)識到自身檔案管理中所存在的不足，通過向其他企業(yè)學(xué)習(xí)及探討經(jīng)驗(yàn)，利用一切可利用的資源，實(shí)現(xiàn)文書檔案向新型知識方向轉(zhuǎn)型。因此這就從影響企業(yè)檔案管理效率的各個(gè)方面入手，在強(qiáng)化企業(yè)現(xiàn)代化信息管理基礎(chǔ)設(shè)備的基礎(chǔ)上，壯大管理人員隊(duì)伍，拓寬企業(yè)檔案部門的信息獲取渠道，豐富信息產(chǎn)量，從而為檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升夯實(shí)基礎(chǔ)，使其更好的服務(wù)于文書檔案的現(xiàn)代化信息管理工作。
綜上所述，在當(dāng)今社會，傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)呈現(xiàn)出與檔案查詢需求難以相符的趨勢，如果不加以改正，此問題將會愈演愈烈，因此這就需要采取積極有效的措施不斷提高文書檔案的現(xiàn)代化信息管理效率，在強(qiáng)化人員素質(zhì)的同時(shí)，提高信息網(wǎng)絡(luò)的安全性及穩(wěn)定性。
作者:廖綺玲 單位:廣西壯族自治區(qū)建筑科學(xué)研究設(shè)計(jì)院
參考文獻(xiàn)：
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