- 相關(guān)推薦
檔案數(shù)字化實施方法
檔案數(shù)字化不單是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，還需要制定相關(guān)的管理規(guī)范，以及制作流程來進行實施與管理。下面yjbys小編跟大家分享一下檔案數(shù)字化的實施方法!
1、數(shù)字化實施過程的管理工作
由辦公室集中統(tǒng)一領(lǐng)導、管理并實施。
統(tǒng)一管理可以統(tǒng)一標準，保證質(zhì)量，協(xié)調(diào)進度，并可提高效率，降低成本。
2、盡量收集電子文檔
目前，文檔信息的處理大都已實現(xiàn)計算機化，所以，及時和盡可能全面的收集電子文檔，不但可降低檔案資料數(shù)字化的成本，提高檔案資料數(shù)字化的效率，也可改善檔案資料利用效果。
3、數(shù)字化過程的流程管理
隨著數(shù)字化技術(shù)的改善，以及數(shù)字化實施管理經(jīng)驗的積累，紹林科技已將數(shù)字化處理過程開發(fā)成規(guī)范化的數(shù)字化流程管理計算機程序，使實體檔案資料的數(shù)字化工作依程序規(guī)范、有序的進行，并且，能像飛機上的黑匣子一樣詳細、具體且無聲無息的記錄整個數(shù)字化處理過程，以方便管理、統(tǒng)計與責任劃分。
4、掃描文件通過OCR識別，以方便利用和搜索
3Hmis內(nèi)嵌有文件掃描模塊，亦容許采用第三方掃描軟件，容許采用任何第三方OCR軟件。
如果OCR結(jié)果僅用于全文搜索，一般可不必校對，但要作為正式文檔管理，則需經(jīng)過校對程序。
5、已有實體檔案的數(shù)字化處理流程
實體檔案資料的數(shù)字化工作流程，一般包含以下內(nèi)容：
1)確定檔案資料分類管理架構(gòu)并依管理職責授權(quán)
2)取卷
3)檔案資料定義(檔案資料著錄)
4)拆卷
5)錄入卷內(nèi)文件信息
6)掃描、OCR與上傳
7)校對
8)封面、目錄打印，案卷重新裝訂并放回檔案資料柜
9)審核確認
等。
6、待歸檔文件的收集與數(shù)字化處理流程
對于已處理完畢，但還未歸檔的檔案資料材料，其處理流程如下：
1)歸檔材料收集，如有可能，盡量收集到電子文檔
2)分類
3)檔案定義(檔案著錄)
4)錄入卷內(nèi)文件信息
5)掃描、OCR與上傳，如有電子文檔，則不一定要掃描紙質(zhì)原文件
6)校對
7)封面、目錄打印，案卷裝訂并放入檔案資料柜
8)審核確認
等。
7
7、檔案數(shù)字化處理的發(fā)展建議
3Hmis已具備全面、完整且非常專業(yè)的檔案資料管理功能，未來的數(shù)字化重點應放在數(shù)字化歸檔材料的收集上，比如說，從OA系統(tǒng)或其它專業(yè)系統(tǒng)收集數(shù)字化歸檔材料等，3Hmis提供了二次開發(fā)接口，通過二次開發(fā)，可按需要，實時、自動的將其他系統(tǒng)中的待歸檔材料轉(zhuǎn)入檔案資料數(shù)據(jù)庫中，以方便歸檔、管理與利用。
檔案資料數(shù)字化后，對于數(shù)字化文件進行校正并加蓋歸檔專用的電子印章，固化數(shù)字化文件，應該是一種非常好的檔案資料數(shù)字化安全管理措施，建議條件成熟時采用。
另外，條形碼與電子標簽的應用，將有效提高檔案資料管理的科技含量、管理水平與管理效率，建議適時采用。
【檔案數(shù)字化實施方法】相關(guān)文章：
檔案數(shù)字化的意義10-25
紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程12-08
紙質(zhì)檔案數(shù)字化步驟07-12
數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有哪些區(qū)別06-21
查詢檔案的方法04-21
檔案歸檔方法10-13
油田公司數(shù)字化檔案培訓學習總結(jié)06-12
檔案無效補救方法08-07
大連檔案托管方法06-26