高校學生檔案信息化論文

高校學生檔案信息化論文

　　開學建檔是學生檔案管理的首要環節，開學后由學生處、教務處、研究生學院、成人教育學院和職業技術學院組織學生網上填寫個人信息電子表格和本人電子照片，由所在院(系)進行審核并確認，然后上傳到學校檔案館學生檔案室。下面是YJBYS小編為大家搜集整理出來的有關于高校學生檔案信息化論文，歡迎閱讀!

　　一、高校學生檔案信息化管理新模式

　　1、高校學生檔案管理工作流程。開學建檔是學生檔案管理的首要環節，開學后由學生處、教務處、研究生學院、成人教育學院和職業技術學院組織學生網上填寫個人信息電子表格和本人電子照片，由所在院(系)進行審核并確認，然后上傳到學校檔案館學生檔案室。學生檔案室按照院(系)、專業和班級進行數據處理，用《高校學生檔案信息管理系統》進行管理，這時學生檔案建檔完成。高校學生畢業時學校檔案館按照學校有關規定為用人單位提供學生信息，用人單位初審。初審合格后由檔案館進行轉檔，轉檔后等待對方的回執。其工作流程如圖1所示。

　　2、高校學生檔案信息化管理新模式。西安建筑科技大學開發的高校學生檔案信息管理系統是基于J2EE平臺開發的一個B/S系統，保證平臺的高可用性、健壯性、穩定性、安全性以及跨平臺的特性。UI界面采用的是ExtJs框架，包含各種豐富的用戶體驗控件，降低了開發難度，統一管理界面，提高管理界面的美觀、整齊舒適度。數據庫采用的是Mysql數據庫，它是一個開源的中、小型關系型數據庫管理系統，具有體積小、速度快等優點。系統框架是自定義的專用框架，與ExtJs展示和Mysql數據處理無縫連接，直接操作底層數據庫，大大提高了運行效率，縮短了程序的反應時間。見圖2網絡結構圖和圖3系統結構圖。本系統一共分為三大模塊：本(專)科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理和系統設置。其中本(專)科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理兩個模塊分類功能類似，管理學生檔案信息的一系列內容，即對學生檔案信息數據進行各種處理，包括新建、修改、刪除、查看、留滯、畢業信息處理以及對應的檔案材料信息的新建、刪除、文件上傳處理。系統設置模塊分類主要是系統各種基本信息的設置功能，是系統正常運行的基礎。圖4所示的系統界面分為上、左、中、下四個部分。上邊包含系統的標題以及當前登錄用戶的密碼修改、系統退出功能按鈕。左邊是系統功能模塊的界面，不同的用戶權限對應不同的功能模塊，只有使用admin這個超級管理員用戶時才會同時顯示本(專)科生檔案信息管理、研究生檔案信息管理和系統設置這三個功能模塊界面。中間部分是功能模塊的具體加載位置，本系統使用的是多tab處理模式，可以同時顯示不同功能模塊的處理界面。

　　二、做好高校學生檔案信息化管理工作的途徑

　　1、認真學習《檔案法》和《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教委27號令)的文件精神，領會其實質和內涵。這是新時期新階段國家為促進高等教育又快又好發展做出的一項重要決策，是指導新時期新階段高校檔案工作科學發展的法規性文件，對加快促進高校檔案管理制度化建設，規范高校檔案管理，深化高校檔案工作內涵建設，提高高校檔案工作服務質量，對高校的辦學能力和教學研究水平有著重要意義。本辦法新增了學生類檔案，將學生在校形成的文件材料納入歸檔范圍，且單獨設類，并明確提出高校學生檔案管理工作中存在的重點和難點問題，彰顯了以人為本和重視民生的檔案理念，對高校學生檔案管理起著巨大的促進作用。

　　2、高校檔案館要樹立以人為本，牢固樹立服務創新的思想。加快高校檔案現代化管理水平，用創新理念服務于高校學生檔案管理工作。因為高校檔案工作的重點一是管理，二是服務。要提高學生檔案管理工作水平，計算機網絡化管理是關鍵。要做好學生檔案工作，創新服務理念是核心。要提高檔案工作服務意識，需要從創新角度去具體開展服務工作。檔案工作服務創新是從事檔案工作的理論基礎和行動指南，因為科學研究的本質在于創新，創新出成果，創新出人才，高校各項工作的創新呼喚著檔案管理工作創新。物競天擇，適者生存，我們要在新的機遇條件下，結合高校學生檔案工作的實際情況，用創新理念服務于高校各項工作。

　　3、認真做好高校學生檔案的郵寄轉檔和回執反饋管理工作。學生檔案在校外轉遞必須使用統一印制的專用信封，經嚴格密封后通過機要郵局寄送、轉遞，必要時可派專人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。機要局要求接收檔案的單位必須是縣團級以上部門。因此，檔案接收單位必須寫明省、市、單位名稱和郵政編碼。另外，國營單位可以接收學生檔案，而私企、合資企業不能接收學生檔案，只能由當地人才交流中心或人事代理機構接收。所以學生在簽約接收單位時，必須向所在單位了解清楚檔案收件單位的正確地址，避免檔案無法寄出，或因地址不詳而被退回。用人單位在收到學生檔案后一定要給檔案館寄來回執，學生檔案室要做好回執信息的管理工作，以便學生詢問本人檔案去向時能夠合理應答，嚴格杜絕學生檔案丟失現象發生，以免給學生和用人單位造成不利的影響和后果。

　　總結高校學生檔案是高校檔案館藏的重要組成部分，加強高校學生檔案信息化管理，使學生檔案各歸檔單位與檔案館形成一個有機整體，將學生電子檔案生成與歸檔相連接，實現實時歸檔，提高學生檔案歸檔率。通過網絡實現網內共享、遠程傳遞、異地處理，使學生檔案的查詢不再局限于學生檔案室，突出以人為本的創新服務理念，使學生檔案最大程度的發揮作用，以便為用人單位和學生提供更好的服務。

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