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商務(wù)英語電子郵件的寫作要點(diǎn)
曾經(jīng)，傳統(tǒng)且正式的商務(wù)信件很常見，而今，快捷的商務(wù)電郵成為主流。網(wǎng)絡(luò)的便捷性和隨意性常常讓我們覺得，似乎商務(wù)電郵寫得糟糕沒什么大不了的。那么我們應(yīng)該如何寫一篇商務(wù)英語電子郵件呢?下面是小編分享的商務(wù)英語郵件的寫作要點(diǎn)，歡迎大家閱讀!
網(wǎng)絡(luò)改變了商務(wù)世界的很多方面，商務(wù)信函便是其中之一。曾經(jīng)，傳統(tǒng)且正式的商務(wù)信件很常見，而今，快捷的商務(wù)電郵成為主流。網(wǎng)絡(luò)的便捷性和隨意性常常讓我們覺得，似乎商務(wù)電郵寫得糟糕沒什么大不了的。然而，事實(shí)恰好相反。因?yàn)閷懸环怆娮余]件太輕而易舉了，所以人們收到那么多之后，便只處理那些寫得好的——你的商務(wù)電郵必須從電郵堆中脫穎而出才行。以下要點(diǎn)能幫助你寫出適用于任何目的的簡潔、搶眼的商務(wù)電郵。
風(fēng)格
人眼對電腦屏幕和紙張的反應(yīng)不同，所以如何安排電郵的格式非常重要。使用短小簡潔的句子直奔主題;記住，寫電郵的目的是為了傳達(dá)重要信息，所以要讓讀郵件的人首先看到要點(diǎn)。不管什么情況都要包含問候語和署名，并且盡量多折行多分段——這能使郵件更易讀。還有，要抑制長篇大論的沖動(dòng)：商務(wù)電郵最好簡短;相當(dāng)于一頁紙左右的量就足夠了。
語氣
暫不論其好壞，網(wǎng)絡(luò)滋生了“非正式”交流的惡習(xí)。電郵稍微非正式一點(diǎn)沒有關(guān)系(人們最近開始接受了)，但是不要寫得好像是在跟媽媽或最好的朋友談話一樣。你需要在傳統(tǒng)意義上的正式和電郵的非正式中找到平衡。想想收件人的風(fēng)格，以及他們最可能怎樣寫電郵。他們會(huì)使用什么詞匯?俚語或行話會(huì)不會(huì)冒犯到讀郵件的人?將這些因素考慮在內(nèi)，才能寫出一封有針對性的簡潔郵件。
語法
不管“非正式”如何發(fā)展而來，這都不意味著允許犯語法錯(cuò)誤—這些錯(cuò)誤會(huì)毀了你的電郵。語法錯(cuò)誤說明你沒有在商務(wù)電郵上下多少功夫，而且你很可能不太在乎你所傳達(dá)的信息。仔細(xì)通讀電郵，以確定拼寫正確，并且修訂了所有的語法和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤。刪除所有的多余信息和陳詞濫調(diào)。收件人—尤其是那些職業(yè)商人—會(huì)很欣賞你注重細(xì)節(jié)，而且，如果你發(fā)給他們的電郵里沒有錯(cuò)誤的話，他們會(huì)態(tài)度更好地回復(fù)你的消息。
回復(fù)
電郵是即時(shí)媒體， 也因此是一個(gè)高度普及的媒體。和紙質(zhì)郵件相比，通過電郵要求對方回復(fù)更便捷—而且，你更有可能收到回復(fù)!在落款之前，一定要清楚你期望收件人做什么。需要電話回復(fù)還是附上特定的信息? 說出來! 如果收件人不知道你想要什么，他們答復(fù)你的時(shí)候就會(huì)很費(fèi)神。但要記住：要求回復(fù)時(shí)一定要客氣。幾乎沒有什么比在郵件結(jié)束時(shí)過度催促或強(qiáng)求更糟糕了。
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