有效提高展會現場管理水平的方法

時間：2024-09-01 08:56:22 會展策劃師我要投稿

有效提高展會現場管理水平的方法

　　展覽現場管理對辦好一屆展覽會至關重要。現場管理做得不好，會影響專業觀眾和參展商對展會的滿意程度，甚至影響整個展會的品質。下面，小編為大家分享有效提高展會現場管理水平的方法，希望對大家有所幫助!

　　展會現場管理的步驟

　　組織管理

　　主辦單位在展會現場成立應急處理小組，由一名總指揮、兩名副指揮及若干工作人員組成，工作人員的多少與展會的規模成正比。

　　當展會現場出現緊急情況或各個服務外包公司都不知如何處理的問題時，統一交由應急處理小組處理，并由各個承包商給予必要的支持。

　　為了保證應急處理小組的辦事效率，要求各個服務承包商只有在問題不能解決或需要多個部門協調的時，才可以求助于應急處理小組。

　　同時，應急處理小組的組建最好在開展前一周的“碰頭會”之前，方便“碰頭會”時將應急處理小組主要負責人介紹給各個服務承包商，以便應急處理小組在現場工作中得到各個服務承包商的`必要支持。

　　問題識別

　　主辦單位應該充分考慮展會現場服務可能產生的問題，具體包括展臺設計、展臺搭建、展臺租賃、展具出租、貨物運輸、現場觀眾登記、現場觀眾指引及導覽、清潔保安、餐飲服務等方面的問題。

　　在展會開始布展前一周左右，召開全體服務承包商會議即”碰頭會”，明確各個服務承包商在展會現場的服務范圍與責任。

　　對于召開多次的展會，可以將以往展會現場出現的問題及處理對策大致歸類并集結成冊，分發給各個承包商，促使各個服務承包商在展會現場再面對上述問題時，迅速做出反應，積極解決展會現場的問題。

　　餐飲管理

　　展覽會主辦單位通過合同條款對餐飲服務承包商的菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現場餐飲服務的質量。

　　而且在展會餐飲區，餐飲服務人員應該及時清理簡易飯盒等餐具，為參展商和專業觀眾營造一個良好的就餐環境。

　　參展商和觀眾投訴處理

　　在展覽會舉辦過程中，迫切需要一個專門的機構來處理各種投訴，這一機構可以附屬于應急處理小組，隨時處理展會現場出現的各種投訴。

　　例如，在第二屆中國(深圳)消費商品采購大會上，組委會在總服務臺設立了投訴處，負責處理參展商和觀眾的各種投訴，收到了比較好的效果。

　　現場登記入場

　　觀眾登記處的服務直接影響了參觀人士對展會現場服務的印象。因此，提高現場登記入場工作的效率顯得格外重要。絕大多數展會組織者都偏向于把預先登記的'觀眾和現場注冊的觀眾分開。

　　有些展覽會還進一步將現場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表然后再到登記處辦理手續。

　　參展商行為管理

　　在布展、開展和撤展等不同階段，主辦單位都應和參展商進行有效溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必要時，主辦單位可以采用強制性措施，用以維護絕大多數參展商的正當利益和保證展覽會的順利進行。

　　例如，在第十屆上海國際汽車工業展覽會上，兩家日本汽車公司為了在氣勢上壓倒對方，都把音響開得很大，嚴重影響了同一場館內其它參展商的展出工作，最后經過主辦單位出面干涉才把事情平息下來。

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