職場郵件禮儀知識

時間：2024-09-03 09:24:55 禮儀形象我要投稿

相關推薦

2017職場郵件禮儀知識大全

　　在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是，只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。下面是小編為大家分享2017職場郵件禮儀知識大全，歡迎大家閱讀瀏覽。

2017職場郵件禮儀知識大全

　　發(fā)送郵件時要注意的禮儀1、及時回復email

　　收到他人重要郵件后，即可回復;理想回復2小時內(緊急重要郵件)。不是每封郵件都立即處理，占用時間太多，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集。

　　復雜郵件不能及時確切回復時，不要讓對方苦苦等待，及時做出相應，哪怕只是確認一下收到了并正在處理等。

　　2、針對性回復

　　當回復問題列表郵件時，應把問題單抄上，并逐一附上答案。進行必要闡述，讓對方一次理解;避免反復交流，浪費資源。

　　3、回復認真對待

　　對方發(fā)來一大段郵件時，回復字數(shù)不能過少，“是的”、”對的“、“好的”、“收到”、“謝謝”等字眼，非常不禮貌。

　　4、不要同一問題蓋高樓

　　如果RE太多，說明交流不暢，沒說清楚。此時應電話溝通后在做判斷。

　　5、較復雜問題，多個收件人頻繁回復發(fā)表看法后，應立即對討論結果小結，刪減瘦身，突出有用信息。

　　6、區(qū)分Reply和Reply All

　　如果只需一人知道，Reply;如果發(fā)信人提出的要求需要有結論，Reply All。

　　如果你對發(fā)件人提出的問題不清楚或有不同意見，不要當著所有人的面不停的RE，應于發(fā)件人單獨溝通，有結果后再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結果的郵件。

　　7、主動控制郵件往來。

　　8、避免將細節(jié)性討論意見發(fā)給top Manager，特別是可以預見的top Manager不能深入了解的業(yè)務細節(jié)。

　　郵件主要功能1、使所有參與方對于所討論的論題、事實根據(jù)和結論，以及達成的共識一目了然，并保持跟進直至工作完成。

　　2、能準確及時地記錄事項進程、討論內容以及行動細則，并充當了作為每個工作項目歷史檔案的功。

　　3、充當意見不和、起爭端時的證明。Email能幫人關注于事實而不是感受，或其他個性和工作風格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端。

　　關于郵件擬訂、發(fā)送原則原則：尊重他人時間。

　　在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。

　　關于郵箱名字如果你不用于職場，不用于商務信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務交流，就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設置成自己的名字。因為發(fā)送正式商務文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。

　　關于主題發(fā)送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標題就明白你要將說什么內容。當然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要，建議：

　　1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要么空起，要么“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;

　　2、要簡潔，不要很長一段話才能表示，更不要直接把正文寫在主題欄里;

　　3、要真實反應郵件主題的重要性，不要隨便使用緊急標識;

　　4、一封郵件一個主題，不要大雜燴;

　　5、千萬不要出現(xiàn)錯別字;

　　6、回復郵件太多次時最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。

　　關于稱呼和問候郵件的開頭應當稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現(xiàn)一個人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議：

　　1、恰當?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務一般按職務尊稱，如李總、劉經(jīng)理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱呼各位同事、各位領導。如果是西方郵件，按西方商務函電規(guī)矩進行。

　　2、郵件的開始結尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出國留學網(wǎng)提醒您，結尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌商祺之類的就可以。

　　關于附件1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

　　3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4.附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送。

　　關于個性簽名每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多，電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。

　　2.不要只用一個簽名檔，對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

　　回復郵件的技巧1、如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習慣，不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后，反復電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。

　　2、及時回復。收到他人重要郵件之后，要及時回復以示尊重。理想的回復郵件時間是2小時，特別是對于一些緊急、重要的郵件。如果事情復雜，無法及時確切回復，可以及時回復說“收到，我正在處理，一旦有結果就會及時回復”等等。總之及時回應，哪怕只是確認一下收到。

　　3、現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假，可以設置自動回復功能。但如果沒有休假，最好不要設置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。

　　4、有針對性的回復。

　　5、回復郵件，字不要太少，一般不少于10個字，如“嗯”一個字之類的就不要來了。

　　6、如果同一問題反復郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。

　　7、要注意回復和回復全部。郵件里回復功能是指回復本人，若點回復全部就是回復所有的人。

　　8、懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。

　　收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復處理的義務，()但若CC的人有建議可以回復;密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用于非正式場合，職場中一般不用BCC。

【職場郵件禮儀知識】相關文章：

職場著裝禮儀10-10

職場社交禮儀09-02