辦公室工作的性質

時間：2024-07-31 09:29:46 商務秘書我要投稿

辦公室工作的性質

　　如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務，這會是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來都不是單獨起作用的，它的存在與組織內其他部門是密不可分的。它們都表現為以下三個方面的基本特征：

辦公室工作的性質

　　1、從屬性

　　相對于一個組織首要的關注點，辦公室始終處于一種次要地位，它的職能是從屬性的。但是這種從屬性職能的支持對于任何一個企業又都是必不可少的。辦公室其實是組織整體系統的一個子系統，這就正如組織整體本身就是更大系統或超系統的一個子系統一樣。

　　2、補充性

　　正因為辦公室工作對一個組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補充性的特點。這是因為辦公室提供的所有的服務一定是組織內其他部門活動的必要的補充。

　　3、管理性

　　辦公室另一個重要作用是它的管理職能。實際上，對于一個社會組織而言，辦公室是實施內部管理的惟一機構。辦公室的控制職能通過一系列檢查和次金平衡得以實施。比如它通過制定嚴格的預算來管理支出;通過實施打卡上班及彈性合理政策對人員進行管理;它通過建立一系列基本的程序對供應品的發放進行管理等等。

　　辦公室實際上就是一個組織信息處理的中心，它所實施的也基本上是一種信息傳遞和文件工作的支持的輔助職能，這些職能的實施始終處于一個組織的核心。它的職能在很大程度上是與各種形式的信息處理相聯系。形象地說，辦公室就像聯系外界與組織內不同部門之間的媒介物。

　　現代社會是一個信息社會，信息的泛濫已經成為一個不容忽視的問題，所以現在的焦點已經不再是信息量不足的問題，而是從大量的信息中，鑒別出何種信息是組織工作不同目的所需要的東西，并最大限度地利用它。

　　延伸閱讀：辦公室布置的程序

　　對各部門的業務及工作內容與性質，加以考察與分析，以明確各部門及各員工間的關系，而供決定其位置時的依據與參考。

　　列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數額及其辦公所需的空間，設定其空間大小。通常辦公室的大小，因各人工作性質而異。但一般而言，每人的辦公室間，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。

　　根據工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細記載。

　　依據這些步驟所得結果，加以研究與計劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。

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