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寫秘書總結(jié)的基本要求
導(dǎo)語：在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，她們不再是打字員或是辦事員。這個變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項目管理、計算機軟件應(yīng)用、組織會議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
含義和作用
這里所說的總結(jié)，主要是就工作總結(jié)而言的，是事后對某一階段的工作或某項工作的完成情況，包括取得的成績、存在的問題及得到的經(jīng)驗和教訓(xùn)加以回顧和分析，為今后的工作提供幫助和借鑒的一種書面材料。
總結(jié)與計劃都是工作中常用的事務(wù)文書，兩者對實際工作產(chǎn)生作用的方式不同。
如果說計劃主要是為了指導(dǎo)未來，那么總結(jié)則主要是回顧過去，而回顧過去，特別是從中引出規(guī)律性的東西，還是為了給今后的工作提供借鑒和幫助。同時，總結(jié)過去的工作情況本身，也是培養(yǎng)工作能力，提高認(rèn)識水平的一種過程。
種類
從不同的角度，可將總結(jié)劃分為不同的類別。比較常用的分類方法是按其性質(zhì)和內(nèi)容的不同，將總結(jié)分為綜合性總結(jié)和專題性總結(jié)兩類。所謂的綜合性總結(jié)，是對總結(jié)對象在一定時期內(nèi)的所有情況進(jìn)行全面反映和評析的總結(jié);所謂的專題性總結(jié)，則是對某項工作的情況或總結(jié)對象在某個時期的某個方面的情況進(jìn)行專門反映和評析的總結(jié)。
寫法
同計劃一樣，總結(jié)一般也是由三個部分構(gòu)成的，即標(biāo)題、正文和落款。
1標(biāo)題。標(biāo)題的寫法有兩種，一種是包括單位名稱、時間、總結(jié)對象和文種類別的標(biāo)題，這種標(biāo)題的寫法同計劃標(biāo)題的寫法相近;一種是新聞式標(biāo)題，即概括總結(jié)的核心內(nèi)容的標(biāo)
2正文。正文一般包括前言、主體和結(jié)語幾個部分，分別寫人基本情況、成績與經(jīng)驗及問題與教訓(xùn)、今后的意見等幾個方面的內(nèi)容。
“基本情況”也即“前言”部分，通常用以概述情況，或?qū)ぷ鞅尘昂烷_展工作的條件，做一個簡要交代。
主體的第一個部分是“成績與經(jīng)驗”部分，在此要用翔實的材料，將成績及取得成績的做法寫明，最好要有實例，有數(shù)字，還要有體會，要能夠從中找出規(guī)律性的東西。
主體的第二個部分是“問題與教訓(xùn)”部分，在此要實事求是地把工作中的失誤和問題寫明，并深刻分析產(chǎn)生失誤和問題的原因，指出應(yīng)當(dāng)吸取的教訓(xùn)。寫主體部分，必須做到觀點與材料相統(tǒng)一、情況與分析相結(jié)合，而且材料要具體，情況要真實，觀點要正確，分析要深入，只有這樣，寫出的總結(jié)才會具有較高的價值。夾敘夾議或先敘后議，都是總結(jié)的主體部分常用的寫法。把存在的問題和解決問題的措施放在一起，在“問題與教訓(xùn)”部分之后寫出，也是比較常見的寫法。
在“今后的意見” 也即“結(jié)語”部分，要結(jié)合經(jīng)驗和教訓(xùn)，提出改進(jìn)工作的辦法或下一步努力的方向。有的總結(jié)是在最后展望前景，表明決心。這部分內(nèi)容也可以不寫。篇幅較長的總結(jié)，常常要在每個部分之前加上序碼，或者加上序碼和小標(biāo)題。
3落款。總結(jié)的落款同計劃的落款寫法完全相同。
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