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內(nèi)審員的工作職責(zé)和審核技巧
ISO9001質(zhì)量管理體系、ISO14001環(huán)境管理體系及OHSAS18001職業(yè)健康安全管理體系都要求了內(nèi)部審核活動(dòng)，下面就為大家介紹一下內(nèi)審員的素質(zhì)和審核技巧。
內(nèi)審員的職責(zé)：
遵守相應(yīng)的審核要求;
有效地策劃和履行被賦予的職責(zé);
將觀察結(jié)果形成文件;
報(bào)告審核結(jié)果;
驗(yàn)證糾正措施的有效性;
配合并支持審核組長(zhǎng)的工作。
審核組長(zhǎng)的職責(zé)：
全權(quán)負(fù)責(zé)審核所有階段的工作;
對(duì)審核工作的開(kāi)展和審核觀察結(jié)果作最后決定;
協(xié)助選擇審核組的其他成員;
制訂審核計(jì)劃;
代表審核組同受審方的管理者接觸;
提交審核報(bào)告。
合格的內(nèi)審員應(yīng)具備的個(gè)人素質(zhì)：
思想開(kāi)闊、成熟;
具有很強(qiáng)的判斷和分析能力;
有較良好的背景和經(jīng)歷，堅(jiān)韌、善于溝通;
能客觀地觀察情況;
全面地理解復(fù)雜的形勢(shì)及各部門(mén)在整個(gè)組織中的作用。
合格內(nèi)審員應(yīng)具備的能力：
具體工作能力
從事審核準(zhǔn)備工作的能力;
從事現(xiàn)場(chǎng)審核的能力;
從事跟蹤與監(jiān)督的能力。
基本能力
交流的能力;
合作的能力;
分析判斷的能力;
獨(dú)立工作的能力;
應(yīng)變的能力;
善于學(xué)習(xí)的能力。
合格內(nèi)審員應(yīng)掌握的知識(shí)：
法律、法規(guī)、規(guī)章等方面的知識(shí);
標(biāo)準(zhǔn)和指南;
審核工作的一些國(guó)際慣例和習(xí)慣做法;
專業(yè)知識(shí)。
合格內(nèi)審員應(yīng)具備的道德和修養(yǎng)：
正直誠(chéng)實(shí)
不弄虛作假;
不使用不當(dāng)?shù)氖侄稳カ@取客觀證據(jù);
不屈服于壓力而改變調(diào)查的結(jié)論;
不泄露受審核方的各種內(nèi)情或機(jī)密。
客觀、正直
以客觀事實(shí)為基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照有關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量文件作判斷;
切忌先入為主，主觀臆測(cè);
既不能證據(jù)不足就開(kāi)不合格報(bào)告，也不能非找出一個(gè)不合格才罷休。
尊重對(duì)方，尊重別人
尊重受審方的制度和習(xí)慣，不要隨便破壞。
冷靜的態(tài)度和堅(jiān)毅的精神
1.審核中要保持鎮(zhèn)靜，不要因激動(dòng)而喪失客觀性。例：
審核員：為什么你的計(jì)時(shí)器沒(méi)有校準(zhǔn)?
被審核方：都這樣做的嗎?你會(huì)不會(huì)校準(zhǔn)你的手表?
審核員：不要離題。我現(xiàn)在談的是你的計(jì)時(shí)器。
被審核方：我認(rèn)為不需要去校準(zhǔn)。
審核員：這由不得你決定，是ISO 9001的要求。
被審核方：實(shí)際一點(diǎn)吧，校準(zhǔn)費(fèi)用比買一個(gè)新的還要貴。
審核員：那是你的事了。
2.審核中要有毅力，有信心。例：
審核員：校準(zhǔn)規(guī)程中要求在校準(zhǔn)后的千分尺上都要貼上校準(zhǔn)標(biāo)簽，為什么這一把千分尺沒(méi)貼上校準(zhǔn)標(biāo)簽，而是被貼在盒子上?
被審核方：千分尺有不同的尺寸，所以不能在所有的千分尺上都貼上標(biāo)簽。
審核員：同意，但是這是相同牌子、型號(hào)和尺寸的千分尺， 這是為什么呢?
被審核方：那可能是一個(gè)問(wèn)題，讓我和我們質(zhì)量工程師討論解決的辦法。
審核技巧：
(一)少講、多看、多問(wèn)、多聽(tīng)。應(yīng)避免：就題咨詢、裁判、重復(fù)闡述。
(二)選擇正確的對(duì)象提問(wèn)
問(wèn)題應(yīng)向負(fù)責(zé)進(jìn)行該項(xiàng)活動(dòng)的部門(mén)或個(gè)人提出;
不要向無(wú)關(guān)部門(mén)或人員提問(wèn)，如：?jiǎn)栦N售部門(mén)如何進(jìn)行供方評(píng)定;向設(shè)計(jì)部門(mén)問(wèn)如何決定檢驗(yàn)時(shí)使用的統(tǒng)計(jì)技術(shù)。
(三)正確地提出問(wèn)題
明確，直接針對(duì)要了解的問(wèn)題提問(wèn);
不要像在外交談判中那樣旁敲側(cè)擊;
不要提出外行的或錯(cuò)誤的問(wèn)題，如：向采購(gòu)部門(mén)問(wèn)：合同如何評(píng)審的?向檢驗(yàn)部門(mén)問(wèn)：成品來(lái)不及檢驗(yàn)而緊急放行時(shí)，應(yīng)如何作好標(biāo)記和記錄?
(四)封閉式問(wèn)題和開(kāi)啟式問(wèn)題相結(jié)合
封閉式提問(wèn)
可用是、否、有、無(wú)來(lái)回答;
可得出明確無(wú)誤的答案，但信息量較少。
開(kāi)啟式提問(wèn)
主題式問(wèn)題：主題明確，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山。
“ 請(qǐng)談?wù)勡浖挠行�，你們是如何做�?”
擴(kuò)展式提問(wèn)：在會(huì)話基礎(chǔ)上逐漸進(jìn)入較高層次的交流。
“那么，對(duì)你來(lái)說(shuō)，了解這類程序的重要性有什么作用呢?”
征求意見(jiàn)式提問(wèn)。
設(shè)想式提問(wèn)，如：
“電源切斷了怎么辦?”
“ 計(jì)算結(jié)果不滿足這個(gè)公式，你將如何處理?”
(五)提問(wèn)和索要相接合
涉及文件及實(shí)際情況，索要文件或觀察現(xiàn)場(chǎng)。注意 ：避免埋頭細(xì)讀一大堆文件，而中斷調(diào)查。
(六)聯(lián)想和追溯
從采購(gòu)驗(yàn)證記錄中出現(xiàn)的許多不合格聯(lián)想到供方的評(píng)定有無(wú)問(wèn)題，到有關(guān)部門(mén)追溯評(píng)定記錄。
從顧客抱怨產(chǎn)品外表受損聯(lián)想到成品檢驗(yàn)、包裝、交付過(guò)程有關(guān)問(wèn)題，而追溯這些過(guò)程的情況和記錄。
(七)創(chuàng)造一個(gè)良好的審核氣氛
審核員應(yīng)平等，和氣待人;
注意聽(tīng)人講話，認(rèn)真記筆記;
不時(shí)地用點(diǎn)頭、注視、附和等方式對(duì)對(duì)方談話表示感興趣;
請(qǐng)對(duì)方出示文件應(yīng)征得對(duì)方同意;
發(fā)現(xiàn)了不合格要對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)，要耐心說(shuō)明理由;
即使對(duì)方態(tài)度粗暴，也不要與之爭(zhēng)吵。
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